Kanban Begriffe: alles, was Sie wissen sollten

Haben Sie sich schon einmal wegen der Kanban Begriffe verloren gefühlt oder wollten Sie schon mal schnell überprüfen, ob Sie alles richtig machen? Dann ist dieser Artikel über die Kanban Begriffe für Sie!

Unten finden Sie eine ausführliche Beschreibung der wichtigsten Kanban Begriffe und Praktiken. Sowie ein praktisches „Cheat Sheet“ für das Agile-Framework, das genau dafür gemacht wurde! Schauen Sie sich diese Kanban Begriffe an, um schnell zu erfahren, worum es hier geht. Kaizen, Swimlanes, WIP Grenzen, JIT, CONWIP, Planungsauslöser oder einfach alles, was Sie brauchen könnten.

Kanban-Rollen

Wenn man über die Kanban Begriffe spricht, sollte man zuerst die Kanban-Rollen berücksichtigen.

Der zur Zeit populärste Kanban-Ansatz wurde 2016/2017 unabhängig voneinander von David Anderson und Jeff Sutherland entwickelt und stützt sich stark auf Scrum. Als Äquivalent zum Scrum Master gibt es auch hier einen Prozessverantwortlichen (Flow Master, Flow Manager oder Delivery Manager), als Äquivalent zum Product Owner ist auch ein Produktverantwortlicher vorgesehen (Service Manager, Product Owner oder Product Manager). Anders als bei Scrum handelt es sich hier um Rollen im eigentlichen Sinn, das heisst sie können auch von Personen übernommen werden, deren eigentliche Jobs ganz andere sind. Auch ein Umsetzungsteam existiert, das aber stärker arbeitsteilig sein kann als in Scrum.

Von elementarer Bedeutung ist, dass auch diese Rollen sich im Rahmen der kontinuierlichen Optimierung verändern, verschwinden oder vermehren  können. Wäre das nicht mehr der Fall gäbe es Teile der Organisation die per Definition nicht optimiert werden dürften. Das wäre doch mit Kanban nicht mehr vereinbar.

Kaizen

Kaizen ist das japanische Wort für „kontinuierliche Verbesserung“. Es hat sich in der Geschäftswelt Japans nach dem Zweiten Weltkrieg entwickelt und beschreibt eine Unternehmenspraxis zur Verbesserung von Prozessen und zur Beseitigung von Ausschuss jeglicher Art, insbesondere bei Toyota.

Kaizen ist eine grundlegende Einstellung eines Mitarbeiters zur eigenen Arbeit, zum Arbeitsplatz und zur Qualität von Abläufen und Produkten. Wer Kaizen „lebt“, ist fest davon überzeugt, dass es immer etwas zu verbessern, zu vereinfachen oder zu optimieren gibt. Kaizen ist keine Methode und kein Werkzeug, sondern eine Denkweise, die alle Mitarbeiter verinnerlichen und bei ihren Aktivitäten verwirklichen sollen. Masaaki Imai, der „Erfinder“ von Kaizen, formuliert diese Denkweise so: „Die Botschaft von Kaizen heißt, es soll kein Tag ohne irgendeine Verbesserung im Unternehmen vergehen.“

In westlichen Unternehmen wurde Kaizen mit dem Begriff kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) oder Continual/ Continuous Improvement Process (CIP) übersetzt oder gleichgesetzt. Damit wollen sich die Protagonisten von Kaizen und KVP vom klassischen und umständlichen betrieblichen Vorschlagswesen abgrenzen, das in westlichen Unternehmen eine lange, aber oft wenig erfolgreiche Tradition hat.

Swimlanes

Wenn es um die Kanban Begriffe geht, muss man auf jeden Fall das ganz wichtige Element Swimlanes besprechen.

Swimlanes sind die horizontalen Unterteilungen eines Kanban-Boards, um den Workflow zu optimieren. Die Spalten stellen Phasen dar und Swimlanes kategorisieren die Arbeit. Swimlanes können verwendet werden, um Teams, Serviceklassen, Prioritäten etc. darzustellen.

Kennzeichen der Swimlane sind die aus organisatorischer Sicht rollenbasierten Prozessstrukturdarstellungen, welche die Prozessabwicklung sachlich – logisch – zeitlich mit ihren Organisations- und Informationschnittstellen zwischen den Beteiligten detailliert beschreiben.

Diese einheitliche Swimlane-Prozessdarstellung umfasst rollenbasiert alle Aufgabenstellungen und Arbeitsabläufe mit ihren Rechten und Pflichten im Unternehmen, es werden Führungs-, Leistungs- und Unterstützungsprozesse in ihrer sachlich-zeitlich-logischen Abhängigkeit dargestellt.

Kanban Swimlanes heute

Heute findet die Swimlane-Darstellung in fast allen am Markt angebotenen BPM-Tools in über 100 Branchen erfolgreich Anwendung. Auch im Gesundheitsmanagement und in der öffentlichen Verwaltung ist es im Einsatz. Seit dieser Zeit hat sich Swimlane weltweit durchgesetzt als Prozessvisualisierungs- und Modellierungsstandard. Die neuen Informationstechnologien mit Cloud Computing, Enterprise Mobility, Industrie 4.0, Big Data und Social Business unterstützten diese Entwicklung, da bei dem IT-Serviceanbieter jetzt ebenfalls die horizontale Wertschöpfungskette bei der Digitalisierung in den Fokus gestellt wird.

Kanban-Karte

In der Kanban-Methode repräsentieren Karten einzelne Arbeitselemente visuell. Jede Karte ist eine Aufgabe, die Spalten auf dem Kanban-Board durchläuft. Karten enthalten Informationen zum Arbeitselement. Sie unterscheiden sich nicht in der Größe, weil das Projekt in seine kleinsten Aufgaben zerlegt wird und diese schnell erledigt werden sollen.

Im Bezug auf die Produktion ist die Kanban Karte das Zeichen des Produktions- oder Nachfüllprozesses.  Dieses Prinzip wird auch Pull Prinzip genannt. Die Kanban Karte wird noch häufig eingesetzt, wobei sie an vielen Stellen auch schon durch das elektronische Kanban, das eKanban, ersetzt wird. Die Erstellung von Kanban Karten wird leichter durch Kanban Karten Vorlagen gemacht, was z. B. Teamhood anbietet. Werfen Sie hier einen Blick auf ein leistungsfähiges Kanban-Board.

WIP-Limits

Grenzen für die laufende Arbeit zu setzen, ist eine Strategie zur Vermeidung von Überlastung und ständigem Umschalten, während man sich auf die wichtigen Dinge konzentriert. Das Festlegen von WIP-Limits ist die zweite Kernpraktik in Kanban und sorgt für einen reibungslosen Ablauf.

In der agilen Entwicklung legt man mit Work-in-Progress-Grenzen (WIP-Grenzen) die maximale Menge von Aufgaben fest, die in jedem Status eines Workflows vorhanden sein dürfen. Durch die Begrenzung der Work-in-Progress-Aufgaben können Unzulänglichkeiten im Workflow eines Teams leichter erkannt werden. Engpässe in der Delivery-Pipeline eines Teams werden deutlich sichtbar, bevor eine Situation problematisch wird.

Portfolio-Kanban

Portfolio-Kanban ist eine ganzheitliche Methode, die darauf abzielt, die Lieferfähigkeit eines Unternehmens zu verbessern, indem die Prinzipien der Visualisierung angewendet, laufende Arbeit begrenzt und das Flow-Management systemweit umgesetzt wird.

Wenn Kanban auf der Teamebene genutzt wird, sind diese Teams effizienter als je zuvor. Das führt in der Regel zu einer Geschwindigkeitszunahme, die schwer zu überblicken ist. Oftmals ist dann eine neue Art der Projektstatusverfolgung nötig und die Portfolio-Kanban-Management dafür eine gute Möglichkeit. Die Methode lässt sich auf allen Hierarchieebenen anwenden– vom Team über das Produktmanagement bis hin zum Projekt- oder Programm-Management. Hier werden die Prinzipien und Praktiken von Kanban systemweit genutzt, um die Lieferfähigkeit des Unternehmens zu verbessern. Im Board sind die Portfolio-Kanban-Karten den Team-Kanban-Karten übergeordnet.

Der Hauptunterschied zwischen der Portfolio-Kanban-Methode und der Team-Kanban-Methode besteht darin, dass die Kanban-Karten in einem Portfolio-Kanban Boards anderen Kanban-Karten auf dem Team-Kanban-Board übergeordnet sind.

Kanban-Kennzahlen

Verstehen Sie jetzt besser die wichtigsten Kanban Begriffe? Wir wollen euch noch von einigen weiteren Elementen erzählen.

Kanban-Kennzahlen sollen die Vorhersagbarkeit des Prozesses verbessern. Die wichtigsten Kennzahlen sind Durchsatz, WIP, Zyklusdauer und Vorlaufzeit. Die Überwachung des Fortschritts und die Messung der Leistung hilft dabei, ein Projekt und die Prozesse im Laufe der Zeit effizienter zu gestalten. Spezifische Kanban-Kennzahlen und -Analysen, wie etwa die Zyklusdauer oder die Vorlaufzeit, sind gerade zur Überprüfung der Teamleistung, Prozesseffizienz und der Lieferzeiten besonders hilfreich.

Durchsatz

Der Durchsatz beschreibt die Anzahl der Elemente, die ein System oder einen Prozess durchlaufen. Gemäß dem Gesetz von Little berechnet sich der durchschnittliche Durchsatz aus der durchschnittlichen WIP geteilt durch die durchschnittliche Zyklusdauer. Der Durchsatz Ihres Teams ist ein wichtiger Indikator für die Produktivität Ihres Prozesses.

Die Durchsatzmetrik misst die Gesamtmenge der in einer bestimmten Zeitspanne gelieferten Arbeit. Zum Beispiel sind das die abgeschlossenen Arbeitsaufgaben pro Tag. Zur Veranschaulichung: Ein Kanban-Team hatte in den letzten fünf Wochen jeweils einen Durchsatz von 3, 7, 4, 5 und 6 Aufgaben. Im Durschnitt wurden also 5 Aufgaben pro Woche erledigt.

Der Durchsatz kann auch als Teamproduktivitätsmesswert bezeichnet werden, da hier das Produktivitätsniveau eines Teams verdeutlicht wird. Die Kennzahl hilft außerdem dabei, ein besseres Verständnis für die Auswirkungen eines Workflows auf die gesamte Geschäftsleistung zu bekommen und wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen – etwa um die Arbeitskapazität zu erweitern oder die Produktion zu beschleunigen.

Zyklusdauer

Die Zyklusdauer misst, wie lange ein Team braucht, um eine Aufgabe zu erledigen. Gemessen wird ab dem Moment, in dem die neue Aufgabe in die Phase „In Bearbeitung“ kommt und ein Teammitglied auch tatsächlich daran arbeitet. Denn wenn eine neue Aufgabe auf dem Kanban-Board erscheint, muss diese meist erst noch überprüft und besprochen werden, bevor sie zur Ausführung freigegeben wird. Niedrige Durchlaufzeiten bedeuten, dass ein Team effizient arbeitet, hohe Durchlaufzeiten zeigen an, dass etwas den Prozess ins Stocken bringt. Die Zyklusdauer beginnt, sobald ein neues Element in die Phase „In Bearbeitung“ gelangt und jemand daran arbeitet. Sie endet, wenn das Element in der Erledigt-Spalte ist.

Vorlaufzeit

Die Vorlaufzeit ist der Zeitraum zwischen dem Auftauchen einer neuen Aufgabe im Workflow und dem endgültigen Abschluss im System. Sinnvoller ist es allerdings, die Vorlaufzeit ab dem Zeitpunkt zu messen, ab dem ein Teammitglied eine neue Anfrage annimmt (Zyklusdauer). Sonst können neue Aufgaben Monate in einer Warteschlange verbringen, bevor jemand Kapazitäten für sie hat, und die Vorlaufzeit steigt gewaltig.

Kanban-Kadenz

Ergänzend zum Thema Kanban Begriffe: Kanban-Kadenz. Es gibt 7 Kanban-Kadenzen – die regelmäßigen Treffen, die evolutionäre Veränderungen und die „zweckmäßige“ Servicebereitstellung fördern.

• Risikobewertung (monatlich)
• Strategieprüfung (vierteljährlich)
• Servicebereitstellung prüfen (wöchentlich)
• Operative Prüfung (monatlich)
• Standup-Meetings (täglich)
• Auffüll-Meetings (wöchentlich)
• Meeting zur Lieferplanung (pro Lieferkadenz)

Pull-System

Ein Pull-System ist eine Lean-Fertigungsstrategie, um Verschwendung jeglicher Art im Produktionsprozess zu reduzieren.

Im Management bedeutet dies, dass keine neue Arbeit begonnen wird, bis die angefangenen Elemente abgeschlossen sind. Wenn Kapazität vorhanden ist, wird ein neues Element auf „In Bearbeitung“ verschoben.

Beim Pull-Prinzip werden Handel oder produzierende Unternehmen mit Gütern je nach geschätztem bzw. konkretem Bedarf beliefert. Nachbestellungen erfolgen aufgrund tatsächlicher Nachfrage und Güter werden kurzfristig produziert. Hierfür sind eine effiziente Logistik, schnelle Informationsflüsse und Informationsübertragung erforderlich.

Eine Pull-Produktion wird vom aktuellen Bedarf getrieben und meist dezentral gesteuert, benötigt also keine zentrale Planungs- und Steuerungseinheit. Produziert wird nach Bedarf bzw. Anforderung (auf Bestellung).

Folge sind niedrige Lagerbestände, kurze Lieferzeiten, geringerer Planungsaufwand und höhere Kundenausrichtung.

JIT

Die Abkürzung steht für Just In Time. Just-In-Time-Fertigung/-Produktion ist eine Methode, die in erster Linie auf die Reduzierung der Zyklusdauer innerhalb des Produktionssystems abzielt. Sie entstand in Japan, größtenteils in den 1960er und 1970er Jahren und besonders bei Toyota.

Just in time zielt darauf ab, dass es eine fertigungssynchrone Lieferung gibt. Das bedeutet, dass es Lieferung immer nur dann erfolgt, wenn das Unternehmen diese für ihre Fertigung braucht. Eine Lagerung von Materialien soll komplett vermieden werden und stattdessen direkt in die Produktion gehen.

Das hauptsächliche wirtschaftliche Ziel von JiT ist es, Kosten bei der Lagerhaltung einzusparen. Dies können folgende sein, die innerhalb eines Unternehmens anfallen: Kosten für die Lagerung, Kosten für Personal und Kosten für den Transport.

CONWIP

Schließlich zum Thema Kanban Begriffe: CONWIP. Technisch gesehen ist das Festlegen eines einzigen, systemweiten WIP-Limits als CONWIP (für „konstante laufende Arbeit“) bekannt. Ein CONWIP ist eine Art des Pull-Systems und funktioniert in einem ausgereiften Kanban-System sehr gut.

Das Kürzel ConWIP steht für „constant work in process“, ein seit den 1990er-Jahren verbreitetes Fertigungssteuerungsverfahren. Grundidee des Verfahrens ist, die Bestände in einer Fertigung(slinie) auf konstantem Niveau zu halten und damit einen kontinuierlichen Materialfluss zu ermöglichen. Der gleichbleibende Bestand stabilisiert die durchschnittlichen Durchlaufzeiten, da in einem logistischen System wie einer Montagelinie die Durchlaufzeit eines Produktionsauftrags von der Höhe des sich aktuell im System befindenden Bestands abhängt und mit diesem proportional steigt oder fällt (Littles Gesetz): Je geringer die Bestandshöhe (bis zu einer praktikablen Untergrenze) im System, desto kürzer die Durchlaufzeit eines Auftrags.

Die Steuerung erfolgt daher über die Höhe des Materialbestands in der Produktion und über Nachfüllprozesse, nicht über Termine, und ähnelt damit dem Kanban-Verfahren. Im Unterschied zu diesem werden aber Bestände von definierten Start- und Endpunkten (wie Auftragsvergabe und Fertigstellung) über mehrere Stationen hinweg verfolgt und nicht nur wie bei Kanban zwischen zwei jeweils aufeinanderfolgenden Stationen.