Kanban Spickzettel – Eine schnelle Erinnerung an Terminologie und Praktiken

Haben Sie schon einmal die Kanban-Terminologie nachgeschlagen? Wir schon! Egal, wie lange Sie Kanban schon praktizieren, manchmal vergisst man es einfach. Damit Ihnen das nicht den Tag verdirbt, haben wir eine kurze Übersicht über die wichtigsten Kanban-Begriffe und -Verfahren zusammengestellt.

Sie finden sie alle unten und müssen nicht das ganze Internet nach den richtigen Informationen durchsuchen.

Wenn Sie stattdessen etwas auf Ihrem Schreibtisch (oder Desktop) haben möchten, scrollen Sie nach unten, um einen schönen Kanban-Spickzettel herunterzuladen! Wir hoffen, dies hilft Ihnen bei Ihrer Kanban-Anwendung!

Hier ist der vollständige Kanban-Spickzettel. Verwenden Sie die Schaltfläche Download unten, um ein Bild oder eine PDF-Kopie zu erhalten.

Kanban

Kanban ist eine der beliebtesten Agile-Anwendungen, die heute eingesetzt werden. Sie zielt darauf ab, Arbeitsabläufe zu visualisieren und Prozesse zu optimieren, um den größtmöglichen Nutzen zu erzielen. Im Gegensatz zu dem, was manche glauben, ist Kanban keine eigenständige Methodik, sondern eine Methode, die zusätzlich zu den bestehenden Projektmanagementverfahren eingesetzt werden kann.

Ursprünglich kam Kanban in der Softwareentwicklung zum Einsatz, wird aber inzwischen in verschiedenen Bereichen verwendet und sogar auf die Verwaltung unternehmensweiter Prozesse ausgeweitet. Aufgrund seiner Flexibilität und der Reduzierung von Verschwendung wird Kanban im Vertrieb, im Finanzwesen, in der Technik, in der Buchhaltung und in verschiedenen anderen Teams geschätzt. Wenn Sie mit dieser Methode nicht vertraut sind, können Sie hier mehr darüber erfahren – Was ist Kanban?

Die Methode ist zwar einfach, aber die Terminologie kann sich fremd anfühlen, insbesondere wenn Sie Kanban zum ersten Mal anwenden.

In diesem Fall ist es gut, eine Quelle zu haben, die Sie für den Prozess und die Terminologie konsultieren können. Genau das wollen wir hier tun – einen schnellen Überblick über alle Kanban-Grundlagen an einem Ort.

Kanban-Prinzipien für das Änderungsmanagement:

1. Beginnen Sie mit dem, was Sie wissen 
2. Verpflichten Sie sich, Verbesserungen durch evolutionäre Veränderungen anzustreben 
3. Ermutigen Sie zu Führungsaufgaben auf allen Ebenen

Kanban-Prinzipien für die Erbringung von Dienstleistungen:

1. Verstehen und konzentrieren Sie sich auf die Bedürfnisse/Erwartungen des Kunden. 
2. Verwalten Sie die Arbeit und lassen Sie die Mitarbeiter sich selbst organisieren. 
3. Überprüfen Sie das Netzwerk und seine Richtlinien regelmäßig, um die Ergebnisse zu verbessern.

Kanban-Begriffe – Prozessorganisation

Nachfolgend finden Sie die Begriffe des Kanban-Boards, die die Prozessorganisation betreffen. Erfahren Sie, was es braucht, um ein Kanban-Projekt durchzuführen und wo Sie anfangen sollten.

Kanban-Boards Prozess

Kanban-Projekte basieren auf den bedarfsorientierten Iterationen des Teams, um einen inkrementellen Wert für das Endprodukt zu liefern. Das Team entscheidet, wann eine Iteration beendet ist und wann ein wesentlicher Mehrwert für das Endprodukt geschaffen wurde. Der gesamte Prozess wird auf einer Kanban-Board festgehalten.

Kanban Aufgabengröße

Kanban legt keine bestimmte Größe fest, die eine Aufgabe haben muss. Es verlangt jedoch, dass die Aufgaben ein klares Ziel haben, das das Team erreichen kann. Manche Teams machen alle Aufgaben gleich groß, um die Planung zu erleichtern.

Andere fügen Schätzungen hinzu.

Wenn alle Aufgaben die gleiche Größe haben, wird Ihre Kanban Board übersichtlicher und der Prozess vorhersehbarer.

Aufgabe Zuweisung

Aufgaben werden den Teammitgliedern in Kanban nicht zugewiesen. Stattdessen ziehen die Teammitglieder Aufgaben aus dem Kanban-Backlog, je nach ihren Fähigkeiten und der Priorität der Aufgabe. Die Anzahl der Aufgaben, die jedes Teammitglied gleichzeitig erledigen kann, wird durch die Festlegung eines WIP-Limits kontrolliert.

Neue Aufgaben in der Iteration

Das Team kann neue Aufgaben zu einer laufenden Iteration hinzufügen, wenn deren Erledigung sinnvoll ist. Einige Teams haben sich dafür entschieden, in ihrer Kanban Board Zeilen zu verwenden, um zwischen regelmäßigen und dringenden Aufgaben zu unterscheiden. Regelmäßige Aufgaben werden dem Backlog hinzugefügt, und dringende Aufgaben werden in einer separaten Prioritäts-Swimlane.

Rollen

Bei Kanban gibt es keine vordefinierten Rollen. Ein Team behält in der Regel seine bisherigen Rollen und arbeitet zusammen, um Ergebnisse zu erzielen. Die Prioritätensetzung in einem Kanban-Board hilft einem selbstorganisierenden Team, das keine bestimmten Titel braucht.

Iterationen

Kanban-Teams müssen die Iterationen nicht im Voraus planen. Stattdessen werden sie nach Bedarf geplant und beendet, sobald das Team das Gefühl hat, dass es dem Endprodukt einen wesentlichen Mehrwert hinzugefügt hat. Das Team entscheidet selbst, wann eine neue Iteration beginnen soll. Die Iterationsdauer wird in der Regel in einer Planungssitzung festgelegt und kann auf einem Kanban-Board mit separaten Zeilen für jede Iteration visualisiert werden.

Schätzung

Bei der Kanban-Praxis ist die Schätzung optional. Die Teams entscheiden sich in der Regel für eine Schätzung in Stunden oder für grobe Größenangaben wie „Klein“, „Mittel“ und ‚Groß‘. Ein anderer Ansatz besteht darin, alle Aufgaben gleich groß zu machen und dann auf der Grundlage der Anzahl der Elemente auf dem Kanban-Board zu schätzen.

Kanban-Kadenzen

Eine empfohlene Reihe von Besprechungen, die das Team regelmäßig abhalten sollte, um den Informationsfluss im Unternehmen zu erleichtern. Alle Kanban-Kadenzen können im Rahmen bereits bestehender Besprechungen abgehalten werden.

1. Tägliches Standup-Meeting – um schnell zu überprüfen, was vor sich geht. 
2. Wöchentliches Replenishment/Commitments Meeting – zum Auffüllen des Backlogs mit neuen Artikeln. 
3. Zweiwöchentliches Service Delivery Review – um dem Kunden den Fortschritt zu präsentieren und Feedback einzuholen. 
4. Besprechung zur Lieferplanung – um zu planen, was im nächsten Lieferzyklus erledigt werden muss. 
5. Monatliche Risikoprüfung – um festzustellen, was die Leistung des Teams beeinträchtigen könnte und wie man es beheben kann. 
6. Zweimonatliche Überprüfung der Abläufe – um den Prozess zu überprüfen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. 
7. Vierteljährliche Überprüfung der Strategie – um den Kurs für das Unternehmen festzulegen.

Kanban Board

Ein Tool zur Visualisierung der Prozesse und Arbeitsaufgaben des Teams. Einzigartig für jedes Team und nach dem STATIK-Ansatz erstellt:

1. Identifizieren Sie Quellen der Unzufriedenheit 
2. Analysieren Sie den Bedarf 
3. Analysieren Sie die Fähigkeiten des Systems 
4. Modellieren Sie den Arbeitsablauf 
5. Identifizieren von Serviceklassen 
6. Entwerfen Sie das Kanban-System

Kanban-Boards bestehen in der Regel aus 3 Hauptabschnitten – Backlog, Work In Progress und Done. Die Teams erweitern diese Abschnitte oft um zusätzliche Spalten, um alle Prozessschritte klar darzustellen. Der Abschnitt ‚Backlog‚ enthält geplante und priorisierte Aufgaben. Dieser Abschnitt der Kanban-Board hat in der Regel separate Spalten für die verschiedenen Ebenen der priorisierten Aufgaben.

Der Abschnitt ‚Work In Progress‚ enthält Aufgaben, an denen das Team gerade arbeitet. Sie erkennen diesen Abschnitt der Kanban-Board daran, dass er die meisten Spalten enthält, in denen der Prozess des Teams aufgeführt ist. Und der Abschnitt ‚Erledigt‚ enthält die abgeschlossenen Aufgaben.

Prioritätensetzung

Kanban überlässt den Teams die Entscheidung, ob sie Prioritäten setzen wollen. Die meisten Teams priorisieren die Aufgaben anhand der Prioritätsspalten im Kanban Board Backlog.

Umfang Grenzen

Und schließlich verwalten die Teams die Menge der zu erledigenden Arbeit mit WIP-Limits. Teammitglieder können nicht mit der Arbeit an mehr Aufgaben beginnen, als das WIP-Limit auf der Kanban-Board angibt.

Lesen Sie weiter, um weitere Kanban-Begriffe zu erfahren, oder scrollen Sie nach unten, um ein einseitiges Kanban-Blatt herunterzuladen.

Kanban Terminologie

Fühlen Sie sich bei einigen Begriffen, die in Kanban verwendet werden, verloren? Der folgende Abschnitt erklärt die einzigartigen Begriffe von Kanban und was sie im Alltag bedeuten. Lesen Sie ihn durch und seien Sie zuversichtlich, wenn Ihr Team das nächste Mal über WIP-Limits, Planungsauslöser und mehr am Kanban Board diskutiert.

Kanban-Planungsauslöser

Planning Trigger alarmiert das Team, wenn es an der Zeit ist, eine Planungssitzung einzuberufen. Er wird ausgelöst, wenn eine bestimmte Anzahl von Aufgaben im Kanban-Board-Backlog übrig ist, und stellt sicher, dass das Team neue Aufgaben plant, bevor die alten ablaufen.

Engpass

Kanban-Teams verwenden den Begriff Engpass, um eine Kanban-Aufgabe oder ein anderes Hindernis zu beschreiben, das sie daran hindert, auf dem Kanban-Board weiterzukommen. Das Team konzentriert sich dann auf die Beseitigung des Engpasses, um die Arbeit wie gewohnt fortzusetzen.

Durchlaufzeit

Eine der beiden von Kanban-Praktikern verwendeten Metriken, die Durchlaufzeit, beschreibt die Gesamtzeit von der ersten Kundenanfrage bis zur Lieferung des Endprodukts.

Zykluszeit

Die zweite Kanban-Metrik Zykluszeit definiert die Gesamtzeit vom Beginn der Arbeit eines Teams an einer Aufgabe bis zu deren Abschluss. Diese Metrik lässt sich leicht im Kanban Board verfolgen, wenn jede Aufgabe die Prozessschritte durchläuft. Hier erfahren Sie mehr über die Durchlaufzeit und Zykluszeit.

Kumulativer Fluss

Ein kumulatives Flussdiagramm oder CFD zeigt die Menge der Arbeit in jedem bestimmten Zustand – Eingänge, Warteschlange, Abgänge. Es hilft dem Projektmanager, den Fortschritt besser zu verstehen und die Arbeit außerhalb der Kanban-Boards zu verfolgen.

Swim Lane

Eine horizontale Spur, entlang derer die Karten auf Kanban Boards fließen. Teams können Kanban-Board-Swimlanes verwenden, um einzelne Iterationen, Produkte, Projekte usw. darzustellen.

WIP-Grenzen

Das Work In Progress-Limit legt die Anzahl der Aufgaben fest, an denen das Team zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeiten kann. Durch die Begrenzung des Arbeitsvolumens, das übernommen werden kann, stellen WIP-Limits sicher, dass jede Aufgabe abgeschlossen ist, bevor eine neue in Angriff genommen wird.

Zusammenfassung

Kanban ist ein visueller und flexibler Projektmanagementansatz, der für die meisten Teams geeignet ist. Das Kanban-Board sorgt für Klarheit und Geschwindigkeit bei der Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen und wird daher seit seiner Einführung in vielen Bereichen eingesetzt. Dieser agile Ansatz hat eine Reihe von vagen Richtlinien, ist aber nicht durch sehr strenge Regeln eingeschränkt. Er eignet sich daher hervorragend für Teams, die bereits Erfahrung mit Agile haben und einen Leitfaden für ihre eigene Art, agil zu arbeiten und ein Kanban Board einzurichten, haben möchten.

Nutzen Sie unseren Download-Link oben, um Ihr Exemplar des Kanban-Spickzettels zu erhalten.

Schauen Sie sich unsere Galerie mit Kanban-Vorlagen an, um sofort loszulegen, oder sehen Sie sich diese Kanban-Beispiele an, um Ihrer Kreativität freien Lauf zu lassen.