Übergang von Einem Physischen zu Einem Digitalen Kanban Board
Im Japanischen bedeutet der Begriff Kanban übersetzt „Tafel“. Kanban-Boards sind seit langem ein äußerst beliebtes und äußerst effektives Instrument zur Verwaltung von Arbeitsabläufen. Da sich die Geschäftswelt jedoch weiterentwickelt, steigen viele Unternehmen von den traditionellen physischen Tafeln auf die Effizienz und Vielseitigkeit der digitalen Kanban-Boards um.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, warum eine solche Umstellung Ihre Leistung drastisch steigern kann.
Die Ursprünge des Kanban-Boards
Zunächst einmal lohnt es sich zu wissen, woher die Idee dieser visuellen Tafeln stammt. Ursprünglich war Kanban ein Planungs- und Bestandskontrollsystem, das Toyota verwendete, um die Art und Weise zu standardisieren, in der Teile in seinen JIT-Produktionslinien (Just-in-Time) von einer Stufe zur nächsten bewegt wurden.
Der Ingenieur Taiichi Ohno von Toyota hatte die Idee für Kanban-Boards, nachdem er ein ähnliches System in einem amerikanischen Supermarkt gesehen hatte. Dort wurden die Regale mit Produkten gefüllt, die der Kundennachfrage entsprachen. Sie wurden nur dann nachgefüllt, wenn es ein sichtbares Zeichen für den Bedarf gab. Mit anderen Worten: Das System arbeitete mit einem Pull- statt mit einem Push-Ansatz.
Taiichi stellte fest, dass er diese Technik der Regalbevorratung auf einen Fertigungsprozess anwenden konnte. Damit war die Kanban-Board geboren.
Digitales Kanban Board Software Beispiel
Kanban wird manchmal als das Nervensystem des schlanken Produktionsflusses bezeichnet. So wie das menschliche Gehirn Anweisungen an unsere verschiedenen Körperteile sendet, gibt ein Kanban-System Anweisungen zur Produktionssteuerung an jeden einzelnen Arbeitsbereich. Dies geschieht durch die Verbindung des Informationsflusses mit dem Materialfluss. Und durch das Anbringen von Kanban-Karten, die einzelne Aufgaben symbolisieren. Dies gilt sowohl für physische als auch für digitale Kanban-Boards.
Unten sehen Sie ein Beispiel für eine digitale Kanban-Board. Ein Support-Team verwendet eine solche Tafel, um alle Probleme seiner Kunden zu registrieren, zu kategorisieren und zu lösen.
Sieben von Taiichi Ohno definierte Verschwendungen, die Sie mit einem Kanban-Board vermeiden können
Ohno war auch maßgeblich an der Entwicklung der Art und Weise beteiligt, wie Unternehmen Verschwendung erkennen. Insbesondere mit seinem Modell der “Sieben Verschwendungen”, das zum Kern vieler akademischer Ansätze geworden ist. Diese Verschwendungen sind:
- Verzögerung, Warten oder Zeit, die in einer Warteschlange verbracht wird, ohne dass ein Mehrwert geschaffen wird
- Mehr produzieren, als Sie brauchen
- Überproduktion oder nicht wertschöpfende Aktivitäten
- Transport
- Unnötige Bewegung oder Fortbewegung
- Inventar
- Defekte am Produkt
Physische und digitale Kanban-Board: Reduzierung von Verschwendung
Als Taiichi Kanban ursprünglich entwickelte, bestand eines seiner Ziele darin, die Überproduktion von Waren und die damit verbundene Verschwendung zu bekämpfen. Ein Schlüsselelement von JIT war es, von jeder Komponente oder jedem Produkt nur die benötigte Menge herzustellen. Dies stellte die westliche Prämisse der Economic Order Quantity (EOQ) in Frage, die auf der Annahme fester Bestellkosten und Rüstzeiten beruhte. Es bestand also die Notwendigkeit, diese Fixkosten auf große Chargen zu verteilen.
Eine physische und eine digitale Kanban-Board bekämpft Überproduktion, indem sie das Pull- statt Push-Prinzip anwendet, was bedeutet, dass sich der Arbeitsablauf immer synchron mit der Nachfrage bewegt. Mit anderen Worten: Das Ziel des Kanban-Systems ist es, den Aufbau von Überbeständen an jedem Punkt der Produktion zu begrenzen. Wir begrenzen die Anzahl der Artikel, die an den Lieferpunkten warten, und bauen sie dann ab. So erkennen und beseitigen wir Ineffizienzen. Wann immer ein Limit überschritten wird, deutet dies auf eine Ineffizienz hin, die wir angehen sollten.
Kanban gleicht die Lagerbestände mit dem tatsächlichen Verbrauch ab. Ein Signal weist einen Lieferanten an, nur dann eine neue Lieferung zu produzieren und zu liefern, wenn ein Material verbraucht wird. Dieses Signal wird während des gesamten Erfüllungszyklus verfolgt und verschafft allen beteiligten Parteien Transparenz.
Bei einer Push-Strategie stellt das Unternehmen Ressourcen für die Produktion von Produkten bereit, aber die Rentabilität der Investition ist nicht garantiert, was zu unnötigen Kosten und Verschwendung führt. Wenn die Produktion eine Pull-Strategie verwendet, basiert die Arbeit auf der tatsächlichen Kundennachfrage. Das Pull-System trägt auch dazu bei, dass sich die Teams besser konzentrieren können, anstatt mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Das macht sie produktiver, weil sie auf der Grundlage ihrer Kapazität arbeiten.
Erfahren Sie mehr über dieses Verfahren in unserem ultimativen Kanban-Leitfaden.
10 Vorteile der Umstellung auf eine digitale Kanban-Board
1. Zeitersparnis
Auf lange Sicht werden Sie mit einem Kanban-Board-Tool wie Teamhood viel Zeit sparen. Es arbeitet zum Beispiel mit automatischen Benachrichtigungen, wenn eine Aufgabe zugewiesen/erledigt wurde, sodass Sie nicht den Projektleiter informieren oder jede Karte manuell aktualisieren müssen. Außerdem können Sie mit einer digitalen Kanban-Board in Sekundenschnelle Tafeln, Spalten und Aufgaben erstellen, was mit einer physischen Tafel nicht möglich wäre.
Das erhöht natürlich die Arbeitsgeschwindigkeit und erleichtert das Teammanagement. Ein solcher Ansatz ermöglicht es Ihnen auch, sich den wirklich wichtigen Aufgaben zu widmen, die intellektuelle Überlegungen erfordern. Überlassen Sie die technischen Details der elektronischen Kanban-Board.
Außerdem lässt sich eine Online-Kanban-Board bei Bedarf viel einfacher erweitern. Im Vergleich zu einer physischen Tafel ist sie also sehr viel flexibler.
2. Verwaltung von entfernter Teams
Covid hat die Arbeitswelt stark verändert, und es besteht ein ungesehener Bedarf an der Verwaltung entfernter Teams. Ganz gleich, ob Ihr Team über das ganze Land, die Stadt oder das Gebäude verteilt ist, eine Kanban-Board online zu haben, ist viel effizienter. Eine virtuelle Kanban-Board bietet den gleichen Zugang zu Informationen, denn Sie haben alles zur Hand und können von überall darauf zugreifen. So können Sie dringende Situationen auch außerhalb des Büros verfolgen und das Team synchronisieren.
Mit einer Online-Kanban-Board wie Teamhood können Sie mit nur wenigen Klicks Aufgaben zuweisen, Tags hinzufügen, Kommentare hinterlassen, Dateien an Kanban-Karten anhängen und vieles mehr. Und Ihre Teammitglieder werden sofort über alle Änderungen informiert, die sie zu berücksichtigen haben. So optimieren Sie den Workflow-Prozess um mindestens 300 %.
Außerdem ist es in der globalisierten Welt üblich, dass zumindest einige Mitarbeiter im Ausland oder in verschiedenen Städten arbeiten. In dieser Hinsicht bietet die digitale Kanban-Board eine Lösung für ein Team mit hybrider Zusammenarbeit. Die Mitarbeiter müssen sich nicht mehr extra auf den Weg machen, um sich über den aktuellen Stand der Dinge zu informieren, da sie alles virtuell verfolgen können.
Aktive Verwaltung
Wenn niemand Ihre physische Kanban-Board besucht oder verändert, was kann die Tafel dann tun? Nichts, natürlich. Sie ist kein reaktionsfähiges Objekt. Die Kanban-Software hingegen ermöglicht eine aktive Verwaltung. Sie benachrichtigt die Mitarbeiter, wenn Aufgaben fällig sind, und zeigt den Managern an, wenn der Fortschritt ins Stocken geraten ist. Das allein macht es viel effektiver, Ergebnisse zu erzielen.
3. Omnipräsenz und asynchrone Kommunikation
Kanban-Boards in der Cloud stehen allen Mitarbeitern rund um die Uhr zur Verfügung, unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Physische Tafeln sind sowohl zeitlich (Bürozeiten) als auch räumlich (Standort) begrenzt. Das Problem ist, dass die Belegschaften immer mehr verstreut sind und viele Mitarbeiter zumindest einen Teil der Zeit an einem anderen Ort arbeiten. Solche Mitarbeiter werden von der Verbesserung der Arbeit abgekoppelt, die der Rest des Teams an Bord erledigt.
Hinzu kommt, dass großartige Ideen für Verbesserungen nicht immer während der Arbeitszeit entstehen. Mit einer Online-Tafel können sich die Mitarbeiter einloggen oder eine App verwenden, um innovative Ideen einzureichen, wann immer sie eine Inspiration haben.
Wenn Sie sich für eine digitale Kanban-Board entscheiden, ermöglichen Sie außerdem eine asynchrone Kommunikation. So kann das Team zusammenarbeiten, ohne dass eine große Anzahl von Meetings und persönliche Treffen erforderlich sind.
4. Kontext
Physische Tafeln sind großartig, wenn es darum geht, die Arbeit von der Idee bis zur Fertigstellung zu visualisieren, aber sie bieten keinen Kontext zu dem, was gerade passiert. Wo befinden sich alle relevanten Dokumente und anderen Assets, die im Rahmen der Arbeit entstanden sind? Wer ist für den nächsten Schritt verantwortlich? Was sind die großen Ziele des Projekts und die erwarteten Auswirkungen auf das Geschäft?
Nur eine digitale Kanban-Board kann all diese Antworten liefern und den Teammitgliedern die Hintergrundinformationen und den Rahmen für ein effektives Vorankommen bieten.
5. WIP mit einem Klick festlegen statt Mikromanagement
Manchmal befinden Sie sich in einer Situation, in der Sie einige Beschränkungen festlegen müssen, um die Arbeit zu organisieren und im Takt zu halten. Sie möchten zum Beispiel nicht, dass Ihre Mitarbeiter gleichzeitig an mehr als zwei Aufgaben arbeiten. Denn Multitasking ist Zeitverschwendung, da Sie durch die gleichzeitige Bearbeitung der verschiedenen Aufgaben den Überblick über den Gesamtkontext verlieren.
Das menschliche Gehirn kann nur eine bestimmte Menge an Informationen speichern und diese gleichzeitig abrufen. Anstatt also Mikromanagement zu betreiben, können Sie diese Parameter festlegen, indem Sie in Ihren virtuellen Kanban-Boards Warteschlangen und WIP-Limits definieren.
6. Datenerfassung
Apropos Kontext: Abgesehen von den Daten, die sich auf das jeweilige Projekt beziehen, ist es nützlich, Informationen über vergangene Verbesserungsarbeiten zu haben und die Möglichkeit, die Ergebnisse bis weit in die Zukunft zu verfolgen. Physische Kanban-Boards bieten beides nicht. Sobald ein Projekt, eine User Story oder eine Aufgabe abgeschlossen ist, wird sie von der Tafel entfernt und ist nicht mehr verfügbar.
Teams können vielleicht die unmittelbaren Ergebnisse verfolgen, aber was ist nach sechs Monaten oder einem Jahr? Wenn es keine Erinnerung daran gibt, kann es sein, dass die Mitarbeiter nicht daran denken, die anhaltenden Auswirkungen zu überprüfen. Digitale Kanban-Boards machen dies einfach und bieten Suchfunktionen, sodass die Mitarbeiter vergangene Projekte untersuchen können, um zu sehen, was am besten funktioniert.
7. Minimierung von Fehlern
Wenn Sie Ihre Kanban-Board online aufstellen, sind Sie auch weniger fehleranfällig als bei der Verwendung einer physischen Tafel. Um nur einige zu nennen: Die Karten fallen nicht vom Tafel, gehen nicht verloren und werden nicht vergessen. Anpassungen von hoher Priorität, die dem Erfolg eines Projekts abträglich sind, werden nicht von der Putzfrau als Müll entsorgt. Es gibt kein Problem mit Ihrer Unfähigkeit, die Handschrift Ihres Kollegen zu verstehen.
Im Allgemeinen gibt es einfach weniger manuelle Aktionen, die zu menschlichen Fehlern führen können.
8. Verfolgen, Berichten, Analysieren
Moderne digitale Kanban-Boards sind mit allen Funktionen zur Daten- und Informationssammlung ausgestattet, die Sie benötigen, um fundierte Entscheidungen über die Leistung Ihres Teams zu treffen. Teamhood zum Beispiel bietet Zeiterfassung, Dashboards, Gantt-Charts und andere verschiedene Tools, die Ihnen helfen, Ihre Leistung einzuschätzen und zu verfolgen.
Mit Kanban-Software ist es ganz einfach, Schwachstellen zu erkennen, den Fortschritt und die Zeit zu verfolgen und Schätzungen vorzunehmen. Alle Online-Kanban-Boards verfügen über die Funktion, automatisch Metriken zu erfassen und Berichte zu erstellen.
Die Analyse von Arbeitsabläufen und WIP, kumulativen Flow-Diagrammen, Zykluszeiten, und vielem mehr mit nur ein oder zwei Klicks ist ein großer Vorteil gegenüber physischen Tafeln. Physische Tafeln können keine historischen Leistungsdaten liefern. Außerdem ist die Analyse von Workflow-Indikatoren auf diesen Tafeln eine schwierige Aufgabe. Wenn Sie die Ergebnisse nicht konsequent aufschreiben, ist es unmöglich, die Zykluszeiten der einzelnen Mitarbeiter zu verfolgen.
Digitale Tools können automatisch Berichte und Diagramme ohne manuelle Dateneingabe erstellen. In regulierten Umgebungen können der Prüfpfad und die Änderungsverwaltung eines digitalen Tools von entscheidender Bedeutung sein.
9. Integration mit anderen digitalen Tools
Ein weiterer wertvoller Vorteil einer digitalen Kanban-Board ist, dass sie sich leicht in andere bestehende Systeme Ihres Unternehmens integrieren lässt. Sie können sie zum Beispiel mit E-Mail integrieren, sodass Aufgaben direkt auf der Tafel erscheinen, anstatt sie manuell zu erstellen. Durch die Konsolidierung mit CRMs und anderen Software-Tools können Sie viel Zeit sparen.
Teamhood zum Beispiel bietet Ihnen die Möglichkeit, es mit Single Sign On, Azure AD und Excel-Import/Export in Ihr IT-Ökosystem zu integrieren.
10. Erhöhte Sicherheit
Physische Kanban-Boards sind zerbrechlich. Es ist nicht schwer, sich vorzustellen, dass ein Post-it-Zettel herunterfällt oder jemand ihn verlegt. Und das Letzte, was Sie wollen, ist, dass bei einer Katastrophe in Ihrem Gebäude, z. B. einem Brand, der die Sprinkleranlage auslöst, alle Informationen auf Ihrer Tafel verloren gehen. Und was ist mit Besuchern? Wenn Sie an ziemlich vertraulichen Aufgaben arbeiten, möchten Sie wahrscheinlich nicht, dass Kunden, Partner und andere Personen, die Ihr Gebäude besuchen, sehen, woran Sie gerade arbeiten. Hindert die Tatsache, dass das Board nicht sicher ist, das Team daran, an sensiblen Projekten oder ernsten Problemen zu arbeiten?
Bei digitalen Kanban-Boards ist dies natürlich kein Problem. Sie kontrollieren, wer Zugriff hat, und die Daten verschwinden nie versehentlich.
Das Hauptproblem bei physischen Tafeln ist vielleicht, dass sie im Gegensatz zu digitalen Kanban-Boards in der Cloud nicht unzerstörbar sind. Unfälle können passieren, und wenn Ihr Arbeitsplatz durch eine Naturkatastrophe oder einen Einbruch beschädigt wird, könnte die Beschädigung oder der Verlust Ihrer physischen Kanban-Board äußerst negative Folgen für Ihr Unternehmen haben.
Im Gegensatz dazu kann die Kanban-Board online über eine Option für rollenbasierten Zugriff verfügen, und jeder Benutzer kann bestimmte Rechte und Einschränkungen für die Tafel haben. Die meisten Online-Lösungen können die Sicherheit sogar auf Unternehmensebene garantieren.
Herausforderungen der digitalen Kanban-Boards
Eine digitale Kanban-Board bringt viele Vorteile mit sich, die wir bereits eingehend erläutert haben. Die elektronische Kanban-Board bringt jedoch auch einige Herausforderungen mit sich. Bedenken Sie das, wenn Sie die neue Technik an Ihrem Arbeitsplatz einsetzen.
Desk Lock
Einige argumentieren, dass ohne die Notwendigkeit, sich um ein physisches Board zu versammeln, die persönliche Interaktion verloren geht und die Mitarbeiter sich mehr vom Team und dem Gesamtbild entfernen. Es stimmt, dass es nicht immer der beste Schritt ist, nur weil man mit Hilfe der Tafel von überall aus zusammenarbeiten kann. Die elektronische Kanban-Board eignet sich hervorragend für die tägliche Verbesserungsarbeit, aber wenn es komplexe neue Informationen, ein heikles Thema oder Meinungsverschiedenheiten über die Richtung des Projekts gibt, ist es eine gute Idee, sich etwas Zeit für ein Gespräch zu nehmen.
Eine Möglichkeit, dem Desk Lock vorzubeugen, ist die Beibehaltung geplanter Besprechungen oder täglicher Stand-ups. Nutzen Sie die Tafeln, um zwischen diesen Besprechungen in Verbindung zu bleiben, und stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer bei der Besprechung auf dem neuesten Stand sind, damit Sie Ihre Zeit besser für die Anpassung von Strategien nutzen können.
Kleine Bildschirmgröße
Wenn Sie das Team persönlich zusammenbringen, kann es ein Problem sein, sich um einen Computer zu versammeln. Die Leute mögen physische Kanban-Boards, weil sie groß sind und es einfach ist, die Elemente während eines Meetings klar zu sehen. Diese Schwierigkeit lässt sich jedoch leicht überwinden, wenn jeder seine eigenen Geräte verwendet, um die digitale Kanban-Board zu überwachen. Mindestens ein Computer pro 3–4 Mitarbeiter während einer Besprechung ist eine gute Idee. Außerdem könnten Sie eine Projektionsfläche verwenden, um die Fortschritte und Probleme auf Ihrer Online-Kanban-Board zu zeigen.
Keine erzwungene Prioritätensetzung
Ein physisches Tafel kann nur eine bestimmte Anzahl von Karten aufnehmen. Dadurch sind die Teams gezwungen, anhand der Elemente mit der höchsten Priorität zu entscheiden, was verfolgt werden soll. Digitale Tafeln hingegen haben keine solche Beschränkung und können so viele Ideen aufnehmen, wie das Team vorschlägt. Das ist sowohl ein Segen als auch ein Fluch, denn Sie wollen ja nicht, dass Ihre Online-Kanban-Board zu einem Sammelsurium von Brainstorming-Ideen wird.
Um dies zu vermeiden, haben die Teams in der Regel einen eigenen Abschnitt der Tafel (Spalte) oder eine separate Tafel, auf der sie alle ihre Ideen ablegen. Während der Priorisierung werden dann die ausgewählten Aufgaben auf diese Weise weitergeführt, sodass die Haupttafel sauber und konzentriert bleibt.
Elektronische Kanban-Boardvorlagen
Da es sich um eine computergestützte Lösung handelt, haben digitale Kanban-Boards einen weiteren Vorteil gegenüber physischen Lösungen – Kanban-Boardvorlagen. Es wird für das Team einfach, solche Vorlagen zu entwickeln und gemeinsam zu nutzen, um die Arbeit in allen Abteilungen des Unternehmens zu organisieren. Die Einführung neuer Abteilungen und das Onboarding neuer Teams wird mit vordefinierten Vorlagen für die Abteilungen Technik, Buchhaltung, und Marketing und Vorlagen für das Projektmanagement oder OKRs zur Nachverfolgung des Prozesses viel einfacher.
Auf diese Weise kann sich ein neues Team oder eine neue Abteilung sofort mit dem Prozess vertraut machen, anstatt ihn von Grund auf neu erstellen zu müssen. Wenn Sie sich inspirieren lassen möchten, werfen Sie einen Blick auf diese Beispiele für Kanban-Boards, oder werfen Sie einen Blick auf diesen Kanban-Spickzettel, um einen schnellen Überblick über die Kanban-Begriffe und -Prozesse zu erhalten.
Mehr über Kanban-Projektmanagement.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine digitale Kanban-Board es allen Beteiligten leicht macht, ihre Karten in Echtzeit von ihrem Gerät aus zu aktualisieren, ohne dass sie aufstehen und Änderungen an einer physischen Tafel vornehmen müssen. Daher sind sie die ideale Wahl für Unternehmen, deren Mitarbeiter hauptsächlich mit dem Computer arbeiten, um Projekte abzuschließen, oder für Teams, die zwar zusammenarbeiten, aber aus der Ferne. Es gibt einige Herausforderungen, die Sie vielleicht berücksichtigen sollten, aber insgesamt ist es sicher, dass Sie Ihr Geschäft mit maximaler Optimierung in Schwung bringen.
Erstellen Sie Ihre digitale Kanban-Board
Mit Teamhood können Sie selbst entscheiden, welche Art von Kanban-Board Sie verwenden möchten, während umsetzbare agile Metriken eine schnelle Verbesserung des Prozesses ermöglichen!