Kanban für Engineering-Teams

Obwohl Kanban zur Steuerung der Produktionskette in der Fertigungsindustrie erfunden wurde, hat sich die Methode auch bei Software-Entwicklungsteams für das Management von Projekten als nützlich erwiesen. Dank der Kanban-Prinzipien können Softwareentwickler-Teams große Mengen an Elementen und Aufgaben visualisieren und den Gesamtumfang eines Softwareprojekts verstehen.

Gleichzeitig können sich die Teammitglieder auf die wichtigsten Probleme konzentrieren, die zuerst gelöst werden müssen. Im letzten Jahrzehnt ist Kanban zu seinen Wurzeln zurückgekehrt – Maschinenbauingenieure übernehmen die Praktiken von Softwareentwicklern und bringen Kanban zurück in die Fertigungsunternehmen.

Warum verwenden Ingenieurteams Kanban und wie sie davon profitieren, um bessere Ergebnisse zu liefern? Schauen wir uns an, wie Kanban Ingenieuren hilft, die 5 häufigsten Projektmanagement-Probleme zu lösen sowie 2 praktische Beispiele für den Einsatz von Kanban in Engineering-Projekten.

Warum Kanban für Engineering-Teams?

Die Prozesse in Entwicklungsteams und Unternehmen sind kompliziert und dynamisch. Das Erstellen, Testen und Ausliefern neuer Produkte erfordert viel Talent und eine Menge Arbeit. Wie kann es also helfen, Kanban-Projektmanagement einzusetzen?

Durch die Visualisierung von Aufgaben und die Wahlmöglichkeit der Teammitglieder, welche Arbeit als nächstes erledigt werden soll, bietet Kanban den Teams eine völlig eigenständige Arbeitsweise. Gleichzeitig fordert es die Teams auf, sich auf die Elemente zu konzentrieren, die den größten Wert generieren, und begrenzt die Menge der Arbeit, die auf einmal erledigt werden kann. Dies hat sich in verschiedenen Branchen als eine großartige Methode zur Optimierung von Prozessen erwiesen. Man kann feststellen, dass diese Arbeitsweise für Ingenieurteams auch häufige Management-Probleme löst. Hier sind diese fünf Probleme, die Sie mit Kanban vermeiden können.

1. Verstehen und Verwalten des Projektumfangs

Eines der größten Probleme für viele Ingenieurteams entsteht, wenn es um den Projektumfang geht. Normalerweise werden mehrere Projekte mit hunderten von Aufgaben gleichzeitig durchgeführt, die verwaltet werden müssen. Ohne ein gutes System schafft dies schnell Verwirrung und Teams können beides verlieren – den Fokus und die Motivation, die besten Ergebnisse zu erzielen. 

Mit Kanban werden viele Dinge übersichtlicher. Mit dem Hauptwerkzeug dieses Ansatzes – einem Kanban – können Teams schnell alles verstehen, was in jedem Projekt geschieht. Das Board visualisiert alle Aufgaben entsprechend dem Projekt und dem aktuellen Status und macht es einfach zu verfolgen, was passiert.

In einem Kanban-Board sehen Sie für jede Aufgabe den Erledigungsstand – Geplant, In Bearbeitung oder Erledigt. (Diese Stufen können geändert werden, um Ihren Prozess genau darzustellen). So wissen Sie immer, was für ein Projekt geplant ist und wie das Team es erreicht. Alle Aufgaben nach ihrem Erledigungsstand zu sehen, hilft Ihnen auch, den Umfang zu verwalten und zu priorisieren, was im Moment am wichtigsten ist.

Hier ist ein Beispiel für ein modernes Kanban, das mehrere Projekte mit spezifischen Prozessschritten zur Darstellung des Arbeitsumfangs visualisiert.

2. Anpassungen an Veränderungen 

Kanban ist in diesem Zusammenhang großartig. Im Gegensatz zu Scrum fordert es das Team nicht auf, alle 1-4 Wochen Ergebnisse zu liefern. Die Arbeit wird zwar immer noch in Iterationen organisiert und es wird Schritt für Schritt zusätzlicher Wert für das Produkt geliefert, aber die Dauer dieser Iterationen ist völlig dem Team überlassen. In der Tat kann diese Dauer sogar von einer Iteration zur nächsten variieren.

Für die Engineering-Teams bedeutet dies, dass sie völlig frei entscheiden können, wann eine Iteration zu Ende ist. Und sie müssen sich nicht dazu zwingen, innerhalb eines bestimmten Zeitraumes zu arbeiten. Da die Planung jedoch nach Bedarf erfolgt, wenn sich die Umstände ändern, können sie einfach sagen, dass eine Iteration vorbei ist und eine neue planen. Dadurch wird die Anpassung an Änderungen viel einfacher und reibungsloser.

3. Verstehen von Spezifikationen

Details sind für jedes Team wichtig, aber sie könnten nicht wichtiger sein, wenn es um die Entwicklung und Erstellung neuer Produkte geht. Das Missverstehen von Spezifikationen ist ein häufiges Problem bei der Leitung eines Ingenieurteams. Und während Kanban selbst dieses Problem nicht wirklich löst, wird die Verwendung einer digitalen Kanban-Tafel wie Teamhood Sie in dieser Angelegenheit sehr unterstützen.

Fügen Sie einfach alle wichtigen Informationen zu Projekten und Aufgaben zu den Aufgabendetails hinzu. Diese sind dann immer live und für alle Ihre Teammitglieder sichtbar. So stellen Sie sicher, dass wichtige Angaben nicht in einer E-Mail verloren gehen. Sie können Ihre Aufgabenkarten mit allem Möglichen detaillieren, von einfachen Aufgaben und Terminen bis zum Hinzufügen und Besprechen von wichtigen Spezifikationen und Details, die für ein neues Produkt benötigt werden.

4. Verwaltung von Ressourcen

Ein weiteres häufiges Problem, wenn es um Ingenieurteams geht, ist das Management der Teammitglieder. Sie alle sind hochqualifizierte und hochintelligente Personen, die oft eine bestimmte Art und Weise haben, wie sie ihre Aufgaben erledigen möchten. Und das bedeutet, dass es unterschiedliche Vorgehensweisen gibt, um das Beste aus jedem herauszuholen.

Kanban kann in diesem Fall ein großartiges Werkzeug sein, da es die Teammitglieder selbst dazu auffordert, sich die Aufgaben auszusuchen, die sie erledigen wollen. Das heißt, es gibt keine Anweisungen vom Management und das Team hat die Kontrolle darüber, was produziert wird und wie die Arbeit erledigt wird. Das Team hat ein Ziel, das erreicht werden soll, und es liegt an ihnen, Aufgaben zu planen und zu erledigen, die dieses Ziel verwirklichen.

Um jedoch sicherzustellen, dass kein Teammitglied überlastet ist oder zu viele Aufgaben auf einmal erledigt, fordert Kanban das Team auf, auch eine Begrenzung festzulegen, wie viele Aufgaben gleichzeitig in Arbeit sein können. So wird sichergestellt, dass jedes Teammitglied produktiv bleibt und der Prozess nicht verzögert wird.

5. Team- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Schließlich ist Kanban eine große Hilfe, wenn ein Entwicklungsteam die Arbeit mit anderen Teams oder Abteilungen koordinieren muss. Und das ist bei den meisten der Fall. Andere Abteilungen wie Vertrieb, Marketing, Fertigung müssen wissen, was in der Entwicklungsabteilung passiert, um ihre Prozesse effektiv zu planen.

Durch den Einsatz von Kanban für Ingenieurteams kann dies viel einfacher erreicht werden. Sie müssen lediglich den anderen Abteilungen Zugriff auf ihr Board ermöglichen und schon sind sie auf dem Laufenden. Das macht es einfach, zum Beispiel den Beginn von Produktions- und Marketingkampagnen zu planen. 

Dies kann noch weiter vorangetrieben werden, wenn auch andere Abteilungen anfangen, Kanban-Boards zu nutzen. Mit einem Tool wie Teamhood können Teams Aufgaben über mehrere Tafeln hinweg erstellen und verschieben. Das macht es einfach, ein erledigtes Element aus der Entwicklungsabteilung in das Board der Fertigungsabteilung zu verschieben. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und Klarheit des Prozesses und ermöglicht eine genauere Planung des Projektergebnisses.

Kanban für Engineering-Teams: Anwendungsbeispiele

Neugierig, wie Kanban in der Praxis funktioniert? Hier sind zwei Anwendungsbeispiele für Kanban für Engineering-Teams.

ITW Fasteners 

ITW Fasteners ist ein amerikanisches Unternehmen mit Engineering-Teams und Produktionsstätten auf der ganzen Welt. Sie entwickeln und produzieren Befestigungselemente und andere funktionale Komponenten für die Automobilindustrie. Ein deutsches Ingenieurteam von ITW Fasteners kam zu Eylean, um nach einer Lösung für die Visualisierung und Verfolgung von Aufgaben sowie für die Verwaltung mehrerer Projekte gleichzeitig zu suchen. Sie fanden schnell heraus, dass eine Kanban-Tafel all diese Anforderungen erfüllen konnte.

Alles begann mit einer gemeinsamen Projektverwaltung. Durch die Erstellung eines benutzerdefinierten Aufgaben-Boards, das speziell für ihren Prozess konzipiert wurde, konnten sie mehrere Projekte besser kontrollieren und mehr Klarheit in ihre Prozesse bringen. Da alle Aufgaben auf dem Board überwacht wurden, konnten sie auch leicht wöchentliche Engineering-Berichte erstellen und andere Teams über ihren Fortschritt informieren. Ein Kanban-Board erwies sich als eine großartige Möglichkeit, einen Überblick über laufende Aufgaben, Status, Verantwortlichkeiten, Vorgänge, Fälligkeitsdaten und Benachrichtigungen zu erhalten. In der Tat erwies sich der Ansatz als so erfolgreich, dass das Vertriebsteam bald auch begann, mit dem Board zu arbeiten.

Qualitätsaspekte in der Automobilindustrie sind extrem wichtig, vielleicht nicht weniger als in der Pharmazie und Medizin, da sie direkt mit der Sicherheit im Straßenverkehr zusammenhängen. Führende Hersteller wie BMW, der VW-Konzern und andere haben sich auf die Standards der International Automotive Task Force (IATF) geeinigt, die die Anforderungen an die Qualitätskontrolle von Automobilkomponenten definieren. Sie umfassen nicht nur die Qualität der Produkte, sondern auch die Qualitätskontrollverfahren in ihren Herstellungs-, Entwicklungs- und Konstruktionsprozessen. Zusätzliche Verfahren machen die Engineering-Projekte noch komplexer, da sie eine zusätzliche Zusammenarbeit mit den Qualitätskontrollteams in verschiedenen Phasen des Projekts erfordern. Aber nicht so komplex, wenn eine digitale Kanban-Plattform im Einsatz ist. ITW hat zusammen mit Eylean seine Plattform so angepasst, dass sie den IATF-Standards entspricht, was die Verfolgung von KPIs, die Automatisierung von Audits, Protokollrevisionen und anderen Prozessen erleichtert.

Alfa Laval 

Alfa Laval ist ein globaler Hersteller von Wärmeübertragern, Separatoren, Pumpen und Ventilen. Das Unternehmen hat 42 Produktionsstandorte auf der ganzen Welt, und die Kanban-Reise begann in der Automatisierungsabteilung. Das Team beschloss, dass es an der Zeit war, seinen Prozess zu aktualisieren und begann mit der Implementierung von Agile.

Nach der Änderung der Vision und der Schaffung einer neuen Denkweise für die Mitarbeiter ging das Unternehmen dazu über, die Arbeitsweise ihrer Teams zu ändern. Sie wählten den Kanban-Ansatz, indem sie die Teammitglieder die Aufgaben auswählen ließen, die sie durchführen wollten. Die Anwendung wurde dann aber noch weiter vorangetrieben. Anstatt feste Teams zu haben, die ihre Arbeit auswählen, entschied man sich, Teams um jedes spezifische Projekt herum zu bilden.

Um dies zu erreichen, definierte das Management die zu erledigende Arbeit mit spezifischen Zielen und Kompetenzen und ließ dann die Teammitglieder auswählen, wo sie arbeiten wollten. Teams wurden auf der Grundlage spezifischer zu erreichender Ziele gebildet. Und sobald diese Ziele erreicht waren, wurden neue Teams für neue Ziele gebildet. Auf diese Weise wurde das Prinzip der Kanban-Aufgabenauswahl genutzt, um die Teammitglieder an Projekten arbeiten zu lassen, für die sie am meisten motiviert und begeistert sind.

Schlussgedanken

Die Verwendung von Kanban für Engineering-Teams kann eine große Hilfe sein, um den Prozess und die Übersichtlichkeit der Aufgaben zu optimieren. Verschiedene Abläufe und die Art, die Arbeit zu organisieren, können auch bei der Lösung allgemeiner Managementprobleme innerhalb solcher Teams helfen. Wie bei jeder neuen Methode sollte sie jedoch nicht nur blind angewendet werden. Kanban sollte genutzt werden, um die Engineering-Prozesse zu verbessern.

Wie bei jedem agilen Ansatz geht es auch bei Kanban zuerst um die Veränderung der Denkweise und erst danach um die Zeremonien. Stellen Sie also sicher, dass Sie nach Agilität streben und nicht einfach Kanban-Zeremonien durchführen. Engineering-Teams werden nicht glücklich sein, wenn sie ständig nur kleine Stücke Arbeit abliefern. Stattdessen müssen sie die Vision und das Ziel des Projekts kennen, um sich motiviert zu fühlen und die besten Ergebnisse zu liefern. Kanban kann dafür hervorragend geeignet sein, da es dem Team genügend Flexibilität und Struktur bietet, um beste Ergebnisse zu erzielen.