Kanban Metriken: Verstehen Sie Ihren Aufwand

Für Teams, die ihre Produktivität und Transparenz steigern wollen, ist Kanban kein Fremdwort. Mit Hilfe von Kanban-Boards visualisieren und optimieren sie die Arbeitsabläufe, um bessere Ergebnisse zu erzielen. Wenn es darum geht, den Aufwand eines Kanban-Teams zu messen, gibt es jedoch einige Zweifel darüber, wie dies erreicht werden soll.

Um Ihnen zu helfen, haben wir beschlossen, die 4 wichtigsten Kanban-Kennzahlen zu besprechen. Und wir geben Ihnen einige Beispiele dafür, wie sie in realen Szenarien angewendet und genutzt werden können.

Lernen Sie die Grundlagen von Kanban, seine Prinzipien und wichtige Werkzeuge wie Projektvisualisierung, WIP-Limits und Feedbackschleifen im ultimativen Kanban-Projektmanagement- Leitfaden kennen.

Die 4 wichtigsten Kanban-Metriken

Laut dem von Daniel Vacanti und John Coleman erstellten Kanban-Leitfaden gibt es 4 wichtige Kennzahlen, die Kanban-Teams verfolgen sollten.

Die 4 Kanban-Metriken sind::

• WIP (Work In Progress) – Messung der Anzahl der begonnenen, aber noch nicht abgeschlossenen Arbeitsaufgaben in Ihrem Arbeitsablauf.
• Durchsatz – Messung der Gesamtzahl der Aufgaben, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums erledigt wurden.
• Work Item Age – Messung der Zeit, die ein Work Item in Bearbeitung ist, seit das Team mit der Arbeit daran begonnen hat.
• Zykluszeit – Messung der Zeit, die für die Fertigstellung eines Objekts benötigt wurde, nachdem das Team mit der Arbeit an einem Objekt begonnen hatte.

Teams oder Unternehmen können unterschiedliche Bezeichnungen für diese Werte verwenden. Solange die Berechnungen gleich bleiben, ist das kein Problem. Es ist nicht der Name, sondern die Berechnung selbst, die den Wert für die Kanban-Teams ausmacht.

Um also besser zu verstehen, warum diese Metriken verfolgt werden, lassen Sie uns einen genaueren Blick auf jede von ihnen werfen.

Work In Progress

Definition: WIP steht für die Anzahl der Artikel, die derzeit „in Bearbeitung“ sind.

Wenn Sie WIP hören, denken Sie vielleicht zuerst an WIP-Limits, aber Work In Progress allein steht nicht für das Limit der Artikel, sondern für die tatsächliche Anzahl der ‚In Progress‘-Posten auf Ihrer Kanban-Board. Dennoch sollte es das Ziel eines jeden Teams sein, die WIP-Zahl unter oder gleich dem WIP-Limit zu halten.

💡 Wenn Sie es richtig anstellen, kann ein geringerer Arbeitsfortschritt zu einem höheren Durchsatz führen. Wie Sie sehen, sind die Kanban-Kennzahlen miteinander verbunden.

Die kontinuierliche Verfolgung des WIP Ihres Teams kann dabei helfen:

• Die Kapazität des Teams zu verstehen
• Identifizierung von Engpässen
• Anpassungen an das festgelegte WIP-Limit vorzunehmen

Anwendungsbeispiel:

Nehmen wir an, Sie leiten ein Team von 7 Ingenieuren und möchten sicherstellen, dass diese ihre Aufgaben so schnell wie möglich durch den Workflow bewegen. Zu diesem Zweck sollten Sie sich deren WIP ansehen. Da das Team aus 7 Personen besteht, wäre es am effektivsten, wenn Sie 7 Aufgaben im WIP hätten – eine für jedes Teammitglied. Wenn Sie einen etwas höheren WIP-Wert sehen, kann das daran liegen, dass Abhängigkeiten einige Aufgaben zurückhalten. Wenn der WIP jedoch doppelt oder dreifach so hoch ist wie die Anzahl der Teammitglieder, ist dies ein Grund zur Sorge, da die Teammitglieder möglicherweise Multitasking betreiben.

Durchsatz

Definition: Der Durchsatz gibt uns Aufschluss darüber, wie viele Artikel ein Team in einem bestimmten Zeitraum fertiggestellt hat.

Mit anderen Worten: Wir können das Arbeitstempo nachvollziehen und sehen, wie es sich im Vergleich zu den vorangegangenen Zeiträumen verhält. Auf diese Weise erhalten wir ein besseres Verständnis für die Metriken zur Teamgeschwindigkeit und dafür, wie viel Arbeit das Team in Zukunft bewältigen kann.

Bei der Bewertung des Durchsatzes sollten Sie auf die Größe der Arbeitsaufgaben in den verglichenen Zeiträumen achten. Diese Metrik ist am einfachsten zu verfolgen, wenn Ihre Arbeitsaufgaben relativ gleich groß sind oder wenn Sie längere Zeiträume vergleichen. Wenn dies nicht der Fall ist, sollten Sie diese Information berücksichtigen und probabilistische Prognosemethoden anwenden.

Der Zeitraum, für den der Durchsatz berechnet werden soll, hängt vom Prozess des jeweiligen Teams ab. Um die besten Ergebnisse zu erzielen, sollten Sie versuchen, die Ergebnisse für gleichwertige Zeiträume zu vergleichen. Zum Beispiel jeden Monat.

Die Verfolgung des Durchsatzes kann Ihnen dabei helfen:

• Verfolgung der Produktivität des Teams
• Verstehen der Lieferfrequenz
• Vorhersage der zukünftigen Leistung des Teams

Anwendungsbeispiel:

Nehmen wir an, Sie leiten ein Fertigungsunternehmen, in dem Sie Kundenaufträge annehmen. Ein neuer Auftrag geht ein und Sie müssen vorhersagen, wie lange Sie brauchen werden, um die Anfrage zu liefern. Wenn Sie den Durchsatz betrachten, wissen Sie, wie viele Aufträge Ihr Team in einer bestimmten Zeitspanne liefern kann. Anhand dieser Angaben und der Länge der Warteliste können Sie genau vorhersagen, wie lange es dauern wird, bis die Bestellung geliefert wird.

Work Item Age

Definition: Das Work Item Age gibt Auskunft darüber, wie lange an der Aufgabe bereits gearbeitet wurde.

Somit ist das Work-Item-Age eine leistungsstarke Kanban-Metriken, die uns dabei helfen kann, Engpässe zu erkennen und auch sehr komplizierte Aufgaben auf der Kanban-Board zu identifizieren. So kann das gesamte Team an einem Strang ziehen, um den Arbeitsablauf voranzutreiben.

Ein weiterer Begriff, der häufig im Zusammenhang mit dem Work Item Age verwendet wird, ist „in Bearbeitung“. Wie Sie sich wahrscheinlich denken können, bezieht sich dieser Begriff auf die Aufgaben, die länger als die durchschnittliche Bearbeitungszeit des Teams in Bearbeitung sind. Eine Liste solcher Aufgaben in Ihren Projekten kann Ihnen dabei helfen, die nächsten Schritte und Prioritäten festzulegen.

Die Verfolgung des Alters von Aufgaben hilft Ihnen dabei:

• Identifizierung und Behebung von Engpässen
• Priorisierung von Aufgaben, die vom Team gelöst werden müssen

Anwendungsbeispiel:

Ihr Software-Entwicklungsteam scheint gut zu arbeiten, es liefert jede Woche Arbeitspakete, aber Sie stellen fest, dass einige Projekte länger als andere in Arbeit bleiben. Dadurch verzögert sich die Entwicklung einiger Funktionen und gerät hinter den Zeitplan zurück. Indem Sie das Alter der Aufgaben verfolgen, können Sie schnell erkennen, welche Aufgaben stecken bleiben und die möglichen Probleme identifizieren. Vielleicht sind sie zu groß, zu kompliziert oder es fehlt im Team an Erfahrung, um sie zu bearbeiten. Auf diese Weise können Sie Probleme schnell erkennen und beheben.

Zykluszeit

Definition: Die Zykluszeit gibt an, wie lange jeder Artikel „in Bearbeitung“ war, bevor er fertiggestellt wurde.

Die Zykluszeit ähnelt dem Work Item Age, allerdings erfolgt diese Berechnung erst, nachdem das Workitem abgeschlossen wurde. Genau wie die vorige Kennzahl wird sie auch für jedes Workitem separat berechnet. Sie wird jedoch nur selten als solche für Analysezwecke verwendet.

Wenn Sie die Leistung analysieren, sollten Sie die durchschnittliche Zykluszeit für das Team berechnen und sie dann mit anderen Zeiträumen oder Teams vergleichen. Dies ist eine Möglichkeit, die Zykluszeit zu verwenden. Die zweite und vorzuziehende Möglichkeit ist die Berechnung der Perzentile der Zykluszeit. Das bedeutet, dass Sie die Zykluszeitdaten nehmen, sie von der kürzesten bis zur längsten Zeitspanne sortieren und dann einen Betrag von X% für die Genauigkeit auswählen, wobei die längste Zykluszeit die endgültige Zahl definiert. Wenn das Team also 3 Artikel in 3, 5 und 9 Tagen fertiggestellt hat. Die Zykluszeit für das 70. Perzentil wird 5 Tage betragen.

Sie könnten zum Beispiel berechnen, wie viel Zeit Ihr Team für die Erledigung von 50 % aller Artikel benötigt hat, wie viel Zeit es für 75 % aller Artikel benötigt hat und wie viel Zeit für 95 % aller Artikel benötigt wurde. So erhalten Sie Zykluszeiten für das 50., 75. und 95. Perzentil. Anhand dieser Berechnungen können Sie dann genauere Prognosen für Ihre künftige Arbeit erstellen. Sie wählen das Perzentil danach aus, wie genau Sie sein müssen.

Die Verfolgung der Zykluszeit ermöglicht es dem Team:

• Ihre Arbeitsgeschwindigkeit zu verstehen
• Genauere Prognosen zu erstellen

Anwendungsbeispiel:

Angenommen, Sie arbeiten mit Kundenprojekten und es kommt eine dringende Anfrage herein. Sie wollen auch wissen, wie schnell Sie liefern können. Mit der Zykluszeit können wir berechnen, wie viel Zeit das Team hat, bevor es ein Ergebnis liefern kann. Sie ist also eine perfekte Referenz, wenn Sie eine genaue Prognose abgeben möchten. Wenn Sie wissen, dass die Komplexität der Anfrage sehr gering ist, dass 95 % Ihrer Artikel eine Zykluszeit von 10 Tagen haben und dass 80 % der Artikel 5 Tage dauern. Sie können sicher prognostizieren, dass die Anfrage in etwa 5 Tagen abgeschlossen sein wird, sobald das Team mit der Arbeit beginnt.

Wann wird es erledigt sein?

Alle 4 oben genannten Kanban-Metriken sind für sich genommen nützlich, aber in Kombination sind sie wirklich leistungsstark. Das Team kann von der Kombination der Metriken WIP, Durchsatz und Zykluszeit profitieren, um zum Beispiel zu prognostizieren, wann jeder Artikel auf Ihrer Kanban-Board fertiggestellt sein wird.

Tatsächlich haben wir bei Teamhood versucht, solche Berechnungen zu implementieren und unseren Nutzern eine Prognoseschicht zur Verfügung zu stellen. Wir haben sie auch ‚Wann wird es erledigt sein‘ genannt, um Ihnen mehr Klarheit darüber zu verschaffen, was sie tut.

Wenn Sie diese Ebene auf Ihrer Kanban-Board aktivieren, können Sie die Prognosen für jeden Artikel auf der Grundlage Ihrer bisherigen Leistung sehen. Damit Sie mehr Kontrolle über die Prognosen haben, können Sie den Zeitraum von Tagen, der für die Prognose verwendet werden soll, und die gewünschte Genauigkeit auswählen.

Damit haben Sie ein weiteres Werkzeug, um die Arbeit des Teams mit Kanban-Metriken zu verstehen und zu analysieren.

• Besten Kanban Swimlane Tools
• Kanban vs. Scrum vs. Scrumban
• Verschiedene Arten der Kanban-Implementierung
• Übergang von Einem Physischen zu Einem Digitalen Kanban Board

Möchten Sie es ausprobieren? Entdecken Sie die Kanban-Lösung von Teamhood im Detail.

Visuelles Arbeitsmanagement für Hochleistungsteams.

Erweiterte Kanban-Board-Anwendung

Mehr erfahren