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Kanban-Swimlanes – Optimisieren Sie Ihren Prozess
Egal, ob Sie erst vor kurzem angefangen haben, Kanban zu verwenden, oder schon eine Weile dabei sind, werden Sie vielleicht immer noch überrascht sein, wie viele Kanban-Board-Varianten es gibt. Teams verwenden verschiedene Techniken, um ihre Task-Boards zu gestalten.
Die beliebteste davon ist das Hinzufügen von Kanban-Swimlanes. Mit dieser einfachen Verbesserung können Unternehmen Boards erstellen, die perfekt sind, und hier erfahren Sie, wie auch Sie das tun können.
Was sind Kanban Swimlanes
Wenn Sie nicht genau wissen, was ein Kanban-Board mit Swimlanes ist, machen Sie sich keine Sorgen, das ist ganz einfach. Kanban-Board-Swimlanes sind einfach Zeilen auf einem Kanban-Board, die dazu dienen, Aufgaben nach bestimmten Kriterien zu trennen und zu gruppieren.
Diese Idee wurde ursprünglich als Möglichkeit für Kanban-Teams entwickelt, die WIP-Limits-Regel zu brechen, wenn es eine sehr dringende Aufgabe gab, die sie schnell erledigen mussten. Um solche Aufgaben zu identifizieren, fügten die Teams eine zusätzliche Swimlane zu ihrer Kanban-Tafel hinzu.
Wenn dann eine ungeplante dringende Aufgabe auftauchte, wurde sie zu dieser Kanban-Swimlane hinzugefügt und das Team konnte sofort mit der Arbeit daran beginnen, ohne das WIP-Limit zu beachten. Dadurch konnten Kanban-Teams schneller auf dringende Aufgaben reagieren und sie besser von anderen Aufgaben im Backlog trennen.
Als mehr und mehr Teams begannen, dieses agile Framework zu nutzen, wuchs und entwickelte sich auch die Verwendung von Kanban-Board-Swimlanes. Abhängig von ihren Prozessen und Bedürfnissen begannen die Teams, die Aufgaben nach Dringlichkeit, Teams, Zeit und anderen Kriterien zu trennen.
So entstanden Kanban-Boards mit Swimlanes, die besser zu ihren Prozessen und Bedürfnissen passten. Heute sind die beliebtesten Anwendungen von Kanban-Swimlanes wie folgt:
- Aufgabentyp oder Dringlichkeit.
- Produkte, Projekte oder Kunden.
- Teams oder Firmenebenen.
- Iterationen und Projektphasen.
Schauen wir uns jeden einzelnen an.
Welche Beziehung besteht zwischen dem Kanban Board und den Swimlanes?
Eine Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung der laufenden Arbeit mit Hilfe von Karten oder Haftnotizen auf einer Tafel, die in der Regel in Spalten unterteilt ist, die verschiedene Stadien des Arbeitsablaufs darstellen. Jede Karte steht für eine Aufgabe oder einen Arbeitsgegenstand, und ihre Bewegung über die Spalten zeigt ihren Fortschritt an.
Swimlanes hingegen sind horizontale Unterteilungen innerhalb der Kanban-Board. Sie bieten eine zusätzliche Kategorisierung oder Segmentierung von Aufgaben auf der Grundlage bestimmter Kriterien, wie Abteilungen, Prioritäten, Funktionen oder Arbeitsabläufe.
Swimlanes verlaufen quer durch die Spalten der Kanban-Board und unterteilen sie in verschiedene Abschnitte.
Die Beziehung zwischen dem Kanban Board und Swimlanes besteht darin, dass Swimlanes dazu dienen, die Aufgaben innerhalb des Boards weiter zu organisieren und zu strukturieren.
Sie sorgen für eine visuelle Trennung und Gruppierung der Aufgaben nach bestimmten Dimensionen, so dass die Teams die Arbeitsverteilung und den Fortschritt besser verstehen können.
Swimlanes erweitern die Kanban-Board, indem sie eine Möglichkeit bieten, Aufgaben zu segmentieren und zu priorisieren, Engpässe oder Schwerpunktbereiche zu identifizieren und der Arbeit einen Kontext zu geben.
Kanban-Board-Swimlanes nach Aufgabentyp/Dringlichkeit
Aufgabentyp
Eine der beliebtesten Arten, Kanban-Swimlanes zu verwenden, ist die Trennung von Aufgaben nach ihrem Typ. In den meisten Teams gibt es mehrere Arten von Aufgaben, die erledigt werden müssen, und es ist wirklich hilfreich, die Kanban Board tools nach diesen unterteilt zu sehen.
Im Beispiel unten sehen Sie eine Kanban-Tafel, die von einer Buchhaltungsabteilung verwendet wird. Hier sind die Aufgaben in Swimlanes unterteilt, basierend auf ihrem Typ – Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter.
Durch die Verwendung von bestimmten Kanban-Swimlanes für jeden Typ von Buchhaltungsaufgaben ist die Aufgabentafel einfacher zu navigieren und die Arbeit des Teams – einfacher zu priorisieren. Es gibt auch einen sofortigen Einblick in die Art der Arbeit, auf die sich das Team im Moment am meisten konzentriert.
Je nach Ihren Prozessen kann eine solche Aufteilung zwischen 2 und 20 Swimlanes bedeuten. Um das Task-Board übersichtlich zu halten, sollten Sie jedoch versuchen, bei etwa 10 Swimlanes (maximal) zu bleiben.
Dringlichkeit der Aufgabe
Teams, die mit Kunden arbeiten, wählen oft einen etwas anderen Ansatz – sie unterteilen die Swimlanes des Kanban-Boards nach Leistungsplan oder Dringlichkeit. Dies kommt dem ursprünglichen Swimlane-Konzept näher, erweitert es nur mit zusätzlichen Funktionen.
Statt einer einzigen Kanban-Swimlane wird die Aufgabentafel in mehrere Dringlichkeitsstufen oder Leistungspläne unterteilt.
Wie Sie im Beispiel unten sehen können, kann es für ein Team am nützlichsten sein, wenn die Aufgabentafel in dringende, hochprioritäre, mittelprioritäre und niedrigprioritäre Aufgaben unterteilt ist. So können sie die wichtigsten Probleme sofort erkennen und lösen, bevor sie sich mit den anderen Anfragen befassen.
Wenn es eine bestimmte Antwortzeit gibt, die von dem Serviceplan, den ein Kunde nutzt, abhängt, könnten Kanban-Board-Swimlanes diese Antwortzeiten definieren. Zum Beispiel – Antwort in 24 Stunden, Antwort in 48 Stunden und Antwort in 5 Arbeitstagen.
Was ist der Prozess der Swimlane?
Lassen Sie uns nun den Prozess der Erstellung einer Swimlane innerhalb eines Kanban-Boards erläutern:
- Definieren Sie die Swimlane-Kategorien: Bestimmen Sie die Kategorien oder Abteilungen, die Sie mit Ihrer Kaban Swimlane erstellen möchten. Diese Kategorien können auf Abteilungen, Teams, Projekten, Phasen eines Arbeitsablaufs oder anderen relevanten Faktoren basieren, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben effektiv zu organisieren.
- Visualisieren Sie die Swimlanes: Erstellen Sie horizontale Abschnitte, die die Swimlanes auf Ihrem Kanban Board darstellen. Diese Abschnitte sollten quer über die Spalten Ihres Boards verlaufen. Sie können Linien, Rahmen oder verschiedenfarbige Hintergründe verwenden, um die Kaban Swimlanes visuell zu trennen.
- Weisen Sie den Swimlanes Aufgaben zu: Ordnen Sie die einzelnen Aufgaben oder Arbeitsaufgaben den entsprechenden Swimlanes zu, und zwar auf der Grundlage der entsprechenden Kategorie oder Kriterien. Dadurch wird sichergestellt, dass die Aufgaben auf logische und organisierte Weise gruppiert werden.
- Swimlane-Überschriften anpassen: Optional können Sie jeder Swimlane Überschriften oder Beschriftungen hinzufügen, um die Kategorie, die sie repräsentiert, deutlich zu kennzeichnen. Diese Überschriften bieten einen Kontext und machen es den Teammitgliedern leichter zu verstehen, welche Aufgaben zu welcher Schwimmspur gehören.
- Verfolgen und Verwalten von Aufgaben: Während die Arbeit voranschreitet, verschieben die Teammitglieder die Aufgaben innerhalb ihrer jeweiligen Kaban Swimlanes über die Spalten der Kanban-Board, um ihren aktuellen Status anzuzeigen. Diese visuelle Verfolgung hilft dabei, den Fortschritt zu überwachen, Engpässe zu erkennen und einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
- Bei Bedarf anpassen: Im Laufe der Zeit müssen Sie Ihre Swimlanes möglicherweise an geänderte Anforderungen oder sich entwickelnde Projektbedürfnisse anpassen oder verändern. Bleiben Sie flexibel und passen Sie die Swimlane-Struktur an, um neue Kategorien aufzunehmen oder bestehende Kategorien umzuorganisieren, falls erforderlich.
Kanban-Swimlanes nach Produkten, Projekten oder Kunden
Produkte
Eine weitere übliche Art, wie viele Teams Kanban-Swimlanes verwenden, ist die Trennung von Produkten, Projekten oder Kunden. Bei der Arbeit an verschiedenen Zielen wird es ziemlich wichtig, die Arbeitselemente auf diese Weise voneinander getrennt zu sehen.
Projekte oder Kunden
Ähnlich können Sie Kanban-Swimlanes verwenden, um verschiedene Projekte voneinander zu trennen. Und für die mehr kundenorientierten Dienstleistungen kann jede Swimlane einen bestimmten Kunden repräsentieren. Eine solche Unterteilung wird sehr nützlich, wenn das Team den Aufwand, der für jeden Kunden erforderlich ist, verfolgen und verstehen und die Ressourcen entsprechend zuweisen will.
Auf diesem Kanban-Board können Sie sehen, dass das Team Kanban-Swimlanes verwendet hat, um Kunden abzubilden, und Produkt-Tags zu Aufgaben hinzugefügt hat, um auch zu verfolgen, welche Art von Produkten sie für jeden Kunden herstellen. Auf diese Weise konnte ein doppeltes Verfolgungssystem in diesem Online-Kanban-Board mit Swimlanes erstellt werden.
Kanban-Board-Swimlanes nach Teams oder Abteilungen
Wenn Sie mehrere Teams oder Abteilungen haben, die an einer einzigen Aufgabentafel arbeiten, können die Dinge ziemlich verwirrend werden. Um das Chaos zu vermeiden, können Sie Kanban-Swimlanes verwenden, um die Aufgaben voneinander zu trennen und mehr Übersichtlichkeit zu bekommen.
Durch die Unterteilung des Boards nach Teams können Sie Teams aus verschiedenen Standorten berücksichtigen und die Zusammenarbeit erleichtern, wobei die Aufgaben für jedes Team weiterhin getrennt und überschaubar bleiben. Als Manager können Sie außerdem den Fortschritt jedes Teams leichter verfolgen und vergleichen.
Abteilungen
Wenn Ihr Unternehmen jedoch eher abteilungsorientiert ist, könnten Sie es bevorzugen, verschiedene Abteilungen durch Kanban-Swimlanes dargestellt zu sehen.
Ein Maschinenbauunternehmen könnte z. B. Konstruktions-, Fertigungs- und Vertriebsaufgaben durch verschiedene Kanban-Swimlanes auf einem Board dargestellt haben. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit und die Verfolgung des Fortschritts erleichtert. Durch die Visualisierung des Entwicklungsfortschritts kann die Fertigungsbranche ihre Aufgaben planen, und durch die Visualisierung der Produktion kann die Vertriebsabteilung Live-Informationen an die Kunden weitergeben.
Best Practices für Teamhood Swimlane
Wenn es darum geht, Swimlanes zu erstellen und Prozesse effektiv zu verwalten, bietet Teamhood deutliche Vorteile gegenüber Tools wie Microsoft Planner oder Trello. Beide haben keine native Swimlane-Funktionalität in ihre Plattform integriert.
Teamhood hingegen bietet eine umfassende Projektmanagementlösung mit integrierter Swimlane-Funktionalität.
Hier erfahren Sie, wie Sie Teamhood für die Erstellung von Swimlanes verwenden können:
- Klären Sie Ihr Ziel: Bestimmen Sie das Ziel der Verwendung von Swimlane-Diagrammen in Ihrem Projektmanagementprozess. Bestimmen Sie die spezifischen Prozesse, die Sie untersuchen möchten, und den Detailgrad, der für eine effektive Visualisierung erforderlich ist.
- Teilen Sie die Arbeit in überschaubare Teile auf: Unterteilen Sie Ihr Projekt oder Ihren Prozess in überschaubare Aufgaben oder Schritte. Legen Sie die Grenzen des Prozesses, den Sie untersuchen und optimieren möchten, klar fest.
- Verwenden Sie Kanban-Projekt-Swimlanes: Erstellen Sie in Teamhood Swimlanes, die auf die Bedürfnisse Ihres Projekts abgestimmt sind. Swimlanes können Mitarbeiter, Arbeitsgruppen, Abteilungen oder andere relevante Bereiche darstellen, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben effektiv zu organisieren und zu strukturieren.
- Recherchieren Sie die Prozessschritte: Dokumentieren Sie bei bestehenden Prozessen die Prozessschritte innerhalb jeder Kaban Swimlane, einschließlich der Verbindungen, der Kommunikation und der Übergaben zwischen den Lanes. Identifizieren Sie Lücken, Redundanzen, Engpässe und andere Ineffizienzen, um den Prozess zu verbessern.
- Optimieren Sie neue Prozesse: Wenn Sie einen neuen Prozess in Teamhood modellieren, skizzieren Sie die Schritte, die erforderlich sind, um die Effizienz zu steigern, Verzögerungen zu reduzieren und die Kosten zu minimieren. Indem Sie den Prozess in Swimlanes visualisieren, können Sie Verbesserungsmöglichkeiten leicht erkennen und Arbeitsabläufe rationalisieren.
Mit der Swimlane-Funktion von Teamhood können Sie Ihre Prozesse ganz einfach abbilden, optimieren und Ihre Kanban-Elemente auf dem Board kategorisieren. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und den Funktionen für die Zusammenarbeit bietet Teamhood eine robuste Plattform für die Verwaltung von Projekten und die Visualisierung der Arbeit über Swimlanes hinweg.
Zusammenfassung
Wenn Sie Ihren Prozess auf einer Kanban-Tafel visualisieren, ist es wichtig, alle verfügbaren Tools zu nutzen, um die besten Ergebnisse zu liefern. Kanban-Swimlanes sind eine großartige Möglichkeit, eine neue Ebene der Struktur und Klarheit zu Ihren Prozessen hinzuzufügen, die den Prozess viel interessanter macht.
Wie aus den oben angeführten Beispielen deutlich wird, können Kanban-Board-Swimlanes für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet werden und sicherlich fallen Ihnen noch ein paar mehr ein, die Sie zu der Liste hinzufügen können.
Im Allgemeinen werden Kanban-Swimlanes meist verwendet, um zu trennen: Aufgabentyp oder Dringlichkeit, Produkte, Projekte oder Kunden, Teams oder Unternehmensebenen, Iterationen oder Projektphasen.
Sehen Sie sich die besten Kanban Swimlane Tools an – Trello swimlanes, swimlanes Jira, Teamhood.
Holen Sie sich mehr Inspiration für den Prozess Ihres Teams mit diesen Kanban-Board-Beispielen oder beginnen Sie sofort mit den Kanban-Board-Vorlagen von Teamhood.
Häufig gestellte Fragen
Wofür kann ich Kanban Swimlanes verwenden?
Alles, was Sie wollen. Kanban Swimlanes sind ein zusätzliches Werkzeug für Ihre Kanban-Tafel, mit dem Sie Artikel zur leichteren Navigation trennen und klassifizieren können. Es gibt also keine Grenzen, wie Sie die Kanban Swimlanes verwenden können.
Wie viele Swimlanes kann ich zu einer Kanban-Board hinzufügen?
So viele, wie Sie wollen. Je nachdem, wie Sie Ihre Arbeitsaufgaben klassifizieren, können Sie 2 oder 20 Swimlanes auf Ihrer Aufgabentafel haben. Es gibt keine Begrenzung. Sie sollten lediglich darauf achten, dass die Klassifizierung für Ihr Team effektiv ist und dass die Tafel immer noch visuell ist, anstatt schwer lesbar zu sein.
Was sind Beispiele für Kanban Swimlane?
Der Hauptzweck von Swimlanes besteht darin, Klarheit und Struktur zu schaffen, indem verwandte Aufgaben gruppiert werden. So können Teams Engpässe erkennen, den Fortschritt verfolgen und die Arbeit effektiv priorisieren. Einige Beispiele für Swimlanes in Kanban-Boards sind:
Abteilungsbasierte Swimlanes: Ein Software-Entwicklungsteam kann Swimlanes für verschiedene Abteilungen erstellen, z. B. Design oder Entwickler. So können die Teammitglieder jeder Abteilung einen eigenen Bereich haben, in dem sie ihre Aufgaben verfolgen und verwalten können.
Prioritäts-basierte Swimlanes: Swimlanes können nach Aufgabenpriorität unterteilt werden, z. B. in hoch, mittel und niedrig. Auf diese Weise können sich Teams zuerst auf Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren und sicherstellen, dass wichtige Arbeiten nicht übersehen werden.
Feature-basierte Swimlanes: Wenn Sie an einem Produkt mit mehreren Funktionen oder Komponenten arbeiten, können Sie Swimlanes erstellen, um jede Funktion darzustellen. Bei einer E-Commerce-Plattform können Sie beispielsweise Swimlanes für den Produktkatalog, den Einkaufswagen, die Zahlungsabwicklung und die Benutzerkonten anlegen.
Workflow-basierte Swimlanes: Swimlanes können so organisiert werden, dass sie die verschiedenen Phasen eines Workflows widerspiegeln. So können Sie beispielsweise Swimlanes für Aufgaben im Backlog, für Aufgaben, an denen gearbeitet wird, für Aufgaben, die zur Überprüfung anstehen, und für abgeschlossene Aufgaben erstellen.
Diese Swimlane-Beispiele richten die Teams auf ihre individuellen Bedürfnisse und Ziele aus.