Kanban-Swimlanes – Optimisieren Sie Ihren Prozess

Egal, ob Sie erst vor kurzem angefangen haben, Kanban zu verwenden, oder schon eine Weile dabei sind, werden Sie vielleicht immer noch überrascht sein, wie viele Kanban-Board-Varianten es gibt. Teams verwenden verschiedene Techniken, um ihre Task-Boards zu gestalten. Die beliebteste davon ist das Hinzufügen von Kanban-Swimlanes. Mit dieser einfachen Verbesserung können Unternehmen Boards erstellen, die perfekt sind, und hier erfahren Sie, wie auch Sie das tun können.

Was sind Kanban Swimlanes

Wenn Sie nicht genau wissen, was ein Kanban-Board mit Swimlanes ist, machen Sie sich keine Sorgen, das ist ganz einfach. Kanban-Board-Swimlanes sind einfach Zeilen auf einem Kanban-Board, die dazu dienen, Aufgaben nach bestimmten Kriterien zu trennen und zu gruppieren.

Diese Idee wurde ursprünglich als Möglichkeit für Kanban-Teams entwickelt, die WIP-Limits-Regel zu brechen, wenn es eine sehr dringende Aufgabe gab, die sie schnell erledigen mussten. Um solche Aufgaben zu identifizieren, fügten die Teams eine zusätzliche Swimlane zu ihrer Kanban-Tafel hinzu. Wenn dann eine ungeplante dringende Aufgabe auftauchte, wurde sie zu dieser Kanban-Swimlane hinzugefügt und das Team konnte sofort mit der Arbeit daran beginnen, ohne das WIP-Limit zu beachten. Dadurch konnten Kanban-Teams schneller auf dringende Aufgaben reagieren und sie besser von anderen Aufgaben im Backlog trennen.

Als mehr und mehr Teams begannen, dieses agile Framework zu nutzen, wuchs und entwickelte sich auch die Verwendung von Kanban-Board-Swimlanes. Abhängig von ihren Prozessen und Bedürfnissen begannen die Teams, die Aufgaben nach Dringlichkeit, Teams, Zeit und anderen Kriterien zu trennen. So entstanden Kanban-Boards mit Swimlanes, die besser zu ihren Prozessen und Bedürfnissen passten. Heute sind die beliebtesten Anwendungen von Kanban-Swimlanes wie folgt:

– Aufgabentyp oder Dringlichkeit.

– Produkte, Projekte oder Kunden.

– Teams oder Firmenebenen.

– Iterationen und Projektphasen.

Schauen wir uns jeden einzelnen an.

Kanban-Board-Swimlanes nach Aufgabentyp/Dringlichkeit

Aufgabentyp

Eine der beliebtesten Arten, Kanban-Swimlanes zu verwenden, ist die Trennung von Aufgaben nach ihrem Typ. In den meisten Teams gibt es mehrere Arten von Aufgaben, die erledigt werden müssen, und es ist wirklich hilfreich, die Kanban Board tools nach diesen unterteilt zu sehen.

Im Beispiel unten sehen Sie eine Kanban-Tafel, die von einer Buchhaltungsabteilung verwendet wird. Hier sind die Aufgaben in Swimlanes unterteilt, basierend auf ihrem Typ – Lieferanten, Kunden und Mitarbeiter. Durch die Verwendung von bestimmten Kanban-Swimlanes für jeden Typ von Buchhaltungsaufgaben ist die Aufgabentafel einfacher zu navigieren und die Arbeit des Teams – einfacher zu priorisieren. Es gibt auch einen sofortigen Einblick in die Art der Arbeit, auf die sich das Team im Moment am meisten konzentriert.

Je nach Ihren Prozessen kann eine solche Aufteilung zwischen 2 und 20 Swimlanes bedeuten. Um das Task-Board übersichtlich zu halten, sollten Sie jedoch versuchen, bei etwa 10 Swimlanes (maximal) zu bleiben.

Dringlichkeit der Aufgabe

Teams, die mit Kunden arbeiten, wählen oft einen etwas anderen Ansatz – sie unterteilen die Swimlanes des Kanban-Boards nach Leistungsplan oder Dringlichkeit. Dies kommt dem ursprünglichen Swimlane-Konzept näher, erweitert es nur mit zusätzlichen Funktionen. Statt einer einzigen Kanban-Swimlane wird die Aufgabentafel in mehrere Dringlichkeitsstufen oder Leistungspläne unterteilt.

Wie Sie im Beispiel unten sehen können, kann es für ein Team am nützlichsten sein, wenn die Aufgabentafel in dringende, hochprioritäre, mittelprioritäre und niedrigprioritäre Aufgaben unterteilt ist. So können sie die wichtigsten Probleme sofort erkennen und lösen, bevor sie sich mit den anderen Anfragen befassen.

Wenn es eine bestimmte Antwortzeit gibt, die von dem Serviceplan, den ein Kunde nutzt, abhängt, könnten Kanban-Board-Swimlanes diese Antwortzeiten definieren. Zum Beispiel – Antwort in 24 Stunden, Antwort in 48 Stunden und Antwort in 5 Arbeitstagen.

Kanban-Swimlanes nach Produkten, Projekten oder Kunden

Produkte

Eine weitere übliche Art, wie viele Teams Kanban-Swimlanes verwenden, ist die Trennung von Produkten, Projekten oder Kunden. Bei der Arbeit an verschiedenen Zielen wird es ziemlich wichtig, die Arbeitselemente auf diese Weise voneinander getrennt zu sehen.

Projekte oder Kunden

Ähnlich können Sie Kanban-Swimlanes verwenden, um verschiedene Projekte voneinander zu trennen. Und für die mehr kundenorientierten Dienstleistungen kann jede Swimlane einen bestimmten Kunden repräsentieren. Eine solche Unterteilung wird sehr nützlich, wenn das Team den Aufwand, der für jeden Kunden erforderlich ist, verfolgen und verstehen und die Ressourcen entsprechend zuweisen will.

Auf diesem Kanban-Board können Sie sehen, dass das Team Kanban-Swimlanes verwendet hat, um Kunden abzubilden, und Produkt-Tags zu Aufgaben hinzugefügt hat, um auch zu verfolgen, welche Art von Produkten sie für jeden Kunden herstellen. Auf diese Weise konnte ein doppeltes Verfolgungssystem in diesem Online-Kanban-Board mit Swimlanes erstellt werden.

Kanban-Board-Swimlanes nach Teams oder Abteilungen

Wenn Sie mehrere Teams oder Abteilungen haben, die an einer einzigen Aufgabentafel arbeiten, können die Dinge ziemlich verwirrend werden. Um das Chaos zu vermeiden, können Sie Kanban-Swimlanes verwenden, um die Aufgaben voneinander zu trennen und mehr Übersichtlichkeit zu bekommen.

Durch die Unterteilung des Boards nach Teams können Sie Teams aus verschiedenen Standorten berücksichtigen und die Zusammenarbeit erleichtern, wobei die Aufgaben für jedes Team weiterhin getrennt und überschaubar bleiben. Als Manager können Sie außerdem den Fortschritt jedes Teams leichter verfolgen und vergleichen.

Abteilungen

Wenn Ihr Unternehmen jedoch eher abteilungsorientiert ist, könnten Sie es bevorzugen, verschiedene Abteilungen durch Kanban-Swimlanes dargestellt zu sehen.

Ein Maschinenbauunternehmen könnte z. B. Konstruktions-, Fertigungs- und Vertriebsaufgaben durch verschiedene Kanban-Swimlanes auf einem Board dargestellt haben. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit und die Verfolgung des Fortschritts erleichtert. Durch die Visualisierung des Entwicklungsfortschritts kann die Fertigungsbranche ihre Aufgaben planen, und durch die Visualisierung der Produktion kann die Vertriebsabteilung Live-Informationen an die Kunden weitergeben.

Zusammenfassung

Wenn Sie Ihren Prozess auf einer Kanban-Tafel visualisieren, ist es wichtig, alle verfügbaren Tools zu nutzen, um die besten Ergebnisse zu liefern. Kanban-Swimlanes sind eine großartige Möglichkeit, eine neue Ebene der Struktur und Klarheit zu Ihren Prozessen hinzuzufügen, die den Prozess viel interessanter macht. Wie aus den oben angeführten Beispielen deutlich wird, können Kanban-Board-Swimlanes für eine Vielzahl von Aufgaben verwendet werden und sicherlich fallen Ihnen noch ein paar mehr ein, die Sie zu der Liste hinzufügen können.

Im Allgemeinen werden Kanban-Swimlanes meist verwendet, um zu trennen: Aufgabentyp oder Dringlichkeit, Produkte, Projekte oder Kunden, Teams oder Unternehmensebenen, Iterationen oder Projektphasen.

Sehen Sie sich die besten Kanban Swimlane Tools an – Trello swimlanes, swimlanes Jira, Teamhood.

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