Was ist ein Kanban Board?

Ein umfassender Überblick über die Kanban-Methode, ihre Funktionsweise, Merkmale und die Frage, wann Sie diese Methode einsetzen sollten.

Das Kanban-Board ist ein Tool zur Abbildung und Visualisierung Ihres Workflows und eine der Schlüsselkomponenten der Kanban-Methode. Jede Spalte stellt eine Prozessphase dar, Kanban-Swimlanes die verschiedenen Aufgabenbereiche der Aktivitäten. Wenn eine Aufgabe in Ihren Workflow gelangt, wird sie auf einer Kanban-Karte platziert, die jede Spalte des Boards durchläuft. Deshalb nennt man es auch Kanban-Aufgaben-Board.

Hier finden Sie eine ausführliche Antwort auf die Frage: „Was ist ein Kanban Board?“.

Die Geschichte des Kanban-Boards

Kanban ist eine Arbeitsmanagement-Methode, die aus dem Toyota Production System (TPS) entstanden ist. Ende  der 1940er führte Toyota die „Just-in-Time“-Produktion ein. Der Ansatz basiert auf einem Pull-System. Die Produktion wird dabei an der Kundennachfrage ausgerichtet und nicht wie bei Push-Systemen üblich auf bestimmte Mengen festgesetzt, die dann auf den Markt kommen.

Dieses einzigartige Produktionssystem legte den Grundstein für eine Lean-Produktion oder einfach Lean. Sein Hauptzweck ist die Minimierung von Aktivitäten, die zu Verlusten führen, ohne die Produktivität zu beeinträchtigen. Das Hauptziel ist es, ohne Zusatzkosten mehr Wert für die Kunden zu schaffen.

Kanban erfordert keine bestimmte Konfiguration und kann über einen vorhandenen Workflow oder Prozess gelegt werden, um Probleme zu erkennen. So kann Kanban in jedem Unternehmen leicht eingeführt werden, weil für den Einstieg keine umfassenden Änderungen nötig sind.

Sie können einen Blick auf mögliche Kanban-Vorlagen werfen.

Kanban berücksichtigt den möglichen Wert vorhandener Prozesse, Rollen, Verantwortlichkeiten und Titel deren mögliche Beibehaltung. Die Kanban-Methode verbietet Änderungen nicht, schreibt sie aber auch nicht vor. Sie fördert inkrementelle Veränderungen, da sie nicht die Art von Angst auslöst, die den Fortschritt behindert.

Elemente eines Kanban Boards

Nach David Anderson können Kanban Boards in fünf Komponenten unterteilt werden: visuelle Signale, Spalten, Work-in-Progress-Grenzen, einen Zusage- sowie einen Lieferpunkt.

Spalten 

Das einfachste Kanban-Board hat drei Spalten – „Angefordert“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Damit fangen die meisten Kanban-Teams an und ergänzen diese Elemente später mit weiteren Spalten.

Es gibt immer eine Angefordert-Spalte (oder einen Rückstand) auf Ihrem Kanban-Board, die als Einstiegspunkt für Arbeitselemente in Ihren Workflow dient. Alle zukünftigen Aufgaben werden dort entsprechend ihrer Priorität platziert.

Je nach den Funktionalitäten Ihres Teams kann es jedoch verschiedene Arten von wartenden Kanban-Spalten im Workflow auf Ihrem Board geben.

Für jede von ihnen muss Ihr Team die Regel befolgen, zuerst die obersten Karten zu ziehen. Auf diese Weise werden die Aufgaben von höchster Wichtigkeit so schnell wie möglich erledigt.

Kanban-Karten

Bei Kanban Boards fallen zuallererst die visuellen Karten (Notizen, Tickets oder Ähnliches) ins Auge. Kanban-Teams halten alle Projekte und Aufgabenelemente auf Karten fest, meist eines pro Karte. Für agile Teams könnte eine Karte zum Beispiel eine User Story umfassen. Auf dem Board erkennen Teammitglieder und Stakeholder dann schnell, woran das Team gerade arbeitet.

Aktuelle Online-Kanban-Lösungen sind im Vergleich zu den herkömmlichen physischen Boards mit vielen weiteren Funktionen  ausgestattet. Jetzt sind Informationen auf Kanban-Karten besser zugänglich und bieten sowohl für selbstorganisierte Teams vor Ort als auch für Remote-Teams einen großen Vorteil. Die Kanban-Karten zeigen Ihnen grundlegende Informationen zur Aufgabe, darunter Beschreibung, Titel, Bearbeiter, Zyklusdauer, Priorität und Unteraufgaben.

Hier kann Ihr Team Kommentare hinterlassen, Dateien und externe Links anhängen und historische Daten der Karte prüfen.

Teamhood bietet ein leistungsstarkes Kanban-Board zur Verfolgung komplexer Projekte. Wir nennen dieses Board 2D Kanban.

Hier kann jede Spalte Unterspalten haben, d.h. alle Ihre Prozessschritte können eigene Workflows haben.

2D-Kanban ist ideal für Teams, die komplexe Projekte auf der Kanban-Tafel verfolgen. Denn es ermöglicht die Fortschrittsüberwachung selbst kleinster Aufgaben. Darüber hinaus können Sie auch Scrumban einsetzen.

WIP-Grenzen

WIP-Grenzen beschreiben die maximale Anzahl von Karten, die zu einem bestimmten Zeitpunkt in einer bestimmten Tabelle zulässig sind. Gilt für eine Spalte eine WIP-Grenze von drei, darf sie nicht mehr als drei Karten enthalten. Wenn das Maximum einer Spalte erreicht ist, muss das Team diese Karten abarbeiten und im Prozess voranbringen, bevor neue Karten in diese Phase des Workflows eintreten können.

Diese WIP-Grenzen sind entscheidend, um Engpässe im Workflow zu erkennen und den Arbeitsfluss zu maximieren. Mit WIP-Grenzen wird man frühzeitig gewarnt, wenn man sich zu viel Arbeit aufgebürdet hat.

Durch die Implementierung von WIP-Limits können Sie einzelne Arbeitselemente schneller fertigstellen, indem Sie Ihrem Team helfen, sich nur auf aktuelle Aufgaben zu konzentrieren.

WIP-Limits gelten als eine wichtige Voraussetzung, um so schnell wie möglich mit der Wertschöpfung für Ihre Kunden zu beginnen. Deshalb sind WIP-Limits ein wichtiger Bestandteil des Kanban-Projektmanagements.

Swimlanes  

Swimlanes sind die horizontalen Unterteilungen eines Kanban-Boards, um den Workflow zu optimieren. Anders sind sie als Zeilen bezeichnet. Die Spalten stellen Phasen dar und Kanban-Swimlanes kategorisieren die Arbeit. Swimlanes können verwendet werden, um Teams, Serviceklassen, Prioritäten etc. darzustellen.

Die Vorteile von Kanban-Methoden

Visualisieren Sie den Workflow Ihres Teams

Das Kanban-Board ist ein perfektes Tool, um mögliche Probleme in Ihrem Prozess zu visualisieren. Das Prinzip ist einfach. Wenn Sie eine Spalte sehen, in der Aufgaben schneller ankommen als sie erledigt werden, lagert sich dort Arbeit an und das Problem wird für das gesamte Team sichtbar. Sobald Sie eine problematische Spalte/einen Engpass bemerkt haben, ergreifen Sie Maßnahmen, um das Problem zu lösen und ein erneutes Auftreten zu verhindern.

Visualisieren Sie Arbeitsblocker 

Mit dem Kanban-Board können Sie Probleme visualisieren, die Ihr Team bei bestimmten Aufgaben ausbremsen. Digitale Kanban Software bietet erweiterte Möglichkeiten zur Visualisierung von Blockern (z. B. Stoppschilder auf blockierten Karten). Auf diese Weise können Sie eine Aufgabe, an der Ihr Team gerade gehindert wird, als blockiert markieren und eine andere Aufgabe bearbeiten, ohne die WIP-Limits zu überschreiten.

Optimieren Sie Ihre Prozesse

Mit dem Kanban-Board können Sie Ihr Team vom Multitasking abhalten, indem Sie der Kapazität entsprechend WIP-Limits festlegen. Sie können entweder eine Begrenzung für die Gesamtzahl der Aufgaben ansetzen, die gleichzeitig an Ihrem Board bearbeitet werden können, oder Sie legen spezielle Limits für jede Workflow-Phase fest. Wenn alle wissen, dass alle sehen können, was man tut, ist die Motivation für bessere Leistung außerdem dauerhaft höher.

Sparen Sie die Zeit

Ein bedeutender Vorteil der Einführung Ihres Teams in Kanban-Boards, ist die Zeitersparnis durch Meetings, Fortschrittsberichte und unnötige Unterbrechungen, die Sie nun abschaffen können.

Das Board dient als Informationsknoten. Es verteilt das Wissen darüber, wer zu welcher Zeit was tut. Das Kanban-Board wird Sie und alle anderen im Team darüber auf dem Laufenden halten, wie die Kollegen mit ihren Aufgaben vorankommen. So müssen Sie nicht ständig Meetings einberufen, wenn Sie eigentlich nur einen Zwischenstand brauchen.

Kanban-Board vs Scrum-Board

Kanban ist eine Methode zur Optimierung und zum Management von Workflows, mit der Sie Prozesse auf einem Kanban-Board visualisieren und Arbeitselemente kontinuierlich bearbeiten können. Mit Limits für die laufende Arbeit in jeder Phase des Workflows kann Ihr Team seine Kapazität optimal nutzen.

Auf der anderen Seite ist Scrum ein Framework, das im Vergleich zu Kanban sehr rigide und präskritiv ist. Scrum erfordert eine detaillierte und restriktive Planung und fordert vordefinierte Prozesse und Rollen.

In Scrum ist die Arbeit in eine Reihe von kleineren Aufgaben unterteilt, die in einem vordefinierten Zeitraum (Sprint) abgeschlossen werden müssen. Das Hinzufügen neuer Arbeitselemente während eines Sprints ist unbedingt zu vermeiden, sodass neue Aufgaben auf einen neuen Sprint warten müssen und somit die Reaktionsfähigkeit eines Teams auf Änderungen reduziert wird.

Form 

Das einfachste Kanban-Board hat drei Spalten – „Angefordert“, „In Bearbeitung“ und „Erledigt“. Damit fangen die meisten Kanban-Teams an und ergänzen diese Elemente später mit weiteren Spalten.

Die Scrum Aufgabentafel ist als Hilfsmittel gedacht, um den aktuellen Stand eines Sprints ersichtlich zu machen. Bei einem Sprint handelt es sich um ein klar abgegrenztes Zeitfenster innerhalb eines Scrum-Projekts. Jedes Projekt besteht aus mehreren Sprints. Sie alle dauern gleich lang; oft zwei Wochen. Alle für einen Sprint ausgewählten Aufgaben werden in den Sprint Backlog aufgenommen. Häufig in der Form von Post-its hängen sie auf der Scrum Board bzw. dem Aufgabenboard in einer von drei Spalten: To Do, Doing oder Done.

Das letztendliche Ziel besteht darin, dass bei Beendigung des Sprints alle Aufgaben in der letzten Spalte hängen. Das bedeutet nämlich, dass alle vorab festgelegten Aufgaben tatsächlich erledigt wurden. Damit ist das Ziel des Sprints erreicht. 

Funktion 

Auf einem Scrum-Board muss Ihr Team jedoch alle Stories (Arbeitseinheiten) zu Beginn eines Sprints hinzufügen und darf die Liste bis zum Ende eines Sprints nicht ändern. Erst wenn alle abgeschlossen sind, gilt der Sprint als erfolgreich und neue Arbeit kann geprüft und gestartet werden. Nach jedem Sprint gibt es ein Meeting zur Rekapitulation und das Board wird zurückgesetzt und für einen neuen Sprint vorbereitet. Außerdem ist für das Scrum-Board ein multidisziplinäres Team verantwortlich, in dem alle Fähigkeiten zum Abschluss des Sprints vereint sind.

Das Kanban-Board dagegen muss nicht von einem speziellen multidisziplinären Team geführt werden. Bei Kanban geht es mehr um die Effizienz eines Workflows. Außerdem werden in Kanban die WIP-Limits pro Workflow-Phase festgelegt. So wird sichergestellt, dass keine Engpässe im Arbeitsablauf auftreten. Sollten sie es doch tun, sind sie leicht zu finden und zu beseitigen. Zusätzlich gibt es auf einem Kanban-Board keine Zeitbeschränkungen (wie Sprintlänge ibei Scrum-Tools) und neue Karten (Arbeitselemente) können jederzeit hinzugefügt werden, wenn die WIP-Limits (welche die optimale Kapazität des Teams repräsentieren) dies erlauben. Daher muss ein Kanban-Board auch nicht regelmäßig zurückgesetzt werden.

Also?

Das Kanban Task Board ist ein visuelles und informatives Tool zur Verwaltung Ihres Teams und zur Optimierung von Arbeitsprozessen. Durch die Visualisierung Ihrer Aufgaben sind Sie in der Lage, den Workflow zu optimieren, Engpässe zu identifizieren, sich an die sich ändernden Umstände anzupassen und die Ergebnisse besser einzuschätzen.

Nur lesen ist nie gut genug, deshalb sollten Sie eine Kanban-Tafel für Ihre Arbeit erstellen und mit der Planung Ihrer Arbeit beginnen. Klicken Sie einfach hier, um Teamhood zu testen – eine einfache und visuelle Kanban-Tafel für professionelle Teams.

Wie löst ein Kanban Board Ihr Problem?