Asynchrone Kommunikation als Team-Produktivität

sailing team

Asynchrone Kommunikation war noch nie so relevant wie im Jahr 2021, als die COVID-19-Pandemie die Welt erschütterte und Unternehmen von Büros auf Home-Offices umstellen mussten. Da sie entweder ganz oder teilweise aus der Ferne arbeiteten, mussten Leute neue alltägliche Fähigkeiten erlernen: wie man effiziente Online-Meetings durchführt, die direkte Kommunikation reduziert und in der Lage wird, effizient zu arbeiten, auch wenn nicht alle Kollegen jederzeit erreichbar sind. Bevor wir beginnen, ein kleiner Disclaimer: Dies hat nichts mit dem Fachbegriff Asynchrone Kommunikation zu tun.

Der Untergang der direkten Kommunikation

Viele von uns sind daran gewöhnt, einfach mit Kollegen zu sprechen, zu telefonieren oder über Skype/Slack/Teams oder andere geschäftliche Kommunikationssoftware zu kommunizieren. Sprechen wir zunächst einmal über die Kategorien der direkten Kommunikation:

  • Telefonieren
  • Besprechungen (online oder offline)
  • 1on1’s
  • Direkte Gespräche
  • Applikationen mit Direktnachrichten, die immer aktiv sind
  • Alle Benachrichtigungen in Ihrem Handy oder Computer

Alle oben genannten Kategorien der Kommunikation sind an der verminderten Produktivität und dem erhöhten Aufgabenwechsel schuld. Als Geschäftsleute müssen wir alle die Arbeit anderer Leute verstehen und respektieren. Überlegen Sie sich zweimal, bevor Sie direkt fragen oder anrufen, ob diese Antwort oder die gesuchte Information auch asynchron erreicht werden kann, d. h. durch eine E-Mail oder ein Informationssystem?

Zweitens hängt es von der Reife der Kommunikationskultur im Unternehmen sowie von der Reife der Arbeitsprozesse ab. Was Sie bei der Mehrheit der marktführenden Unternehmen finden werden, ist ein hoher Entwicklungsgrad der Kommunikation und der Arbeitsprozesse. Einfach, weil es der richtige Weg ist, mehr zu bekommen, ohne dafür extra zu bezahlen.

Um die Auswirkungen von Unterbrechungen und Aufgabenwechsel besser zu illustrieren, betrachten wir mal, wie sich dies auf die persönliche Produktivität auswirkt:

asynchrone Kommunikation

Wenn wir versuchen würden, jeden Arbeitstag nach solchen Ablenkungen zu suchen, würden wir ohne Zweifel mehrere Fälle finden. Wenn wir weiter nach der Ursache der Ablenkungen suchen würden, würden wir feststellen, dass direkte Kommunikation hier die entscheidende Rolle spielt.

Produktivität vs. Generativität

Direkte und nicht asynchrone Kommunikation kann auch die Folge von persönlichen Produktivitätszielen sein. Dies kann zwar teilweise toleriert werden, sollte aber als Teil der Kultur vermieden werden. Zum Beispiel ist jemand leistungsorientiert und wird, um seine persönlichen Ziele zu erreichen, versuchen, auf Kosten der Zeit anderer Leute schneller zu arbeiten. Aus der persönlichen Perspektive wird dies wie eine erfolgreiche Leistung aussehen, aus der Perspektive des Teams wird es sich als Verlust erweisen. Der Grundgedanke ist also, sich auf die Produktivität des Teams zu konzentrieren, die ich hier einfach Generativität nennen möchte. Wir als Team generieren Wert, wir als Einzelpersonen produzieren Teile von diesem Wert. Außerdem müssen wir diese Teile miteinander verbinden, um den endgültigen Wertstrom zu schaffen.

Und schließlich sollte Team-Generativität kein einmaliges Phänomen sein. Jeder Teamleiter sollte nach vorhersehbaren und reproduzierbaren Ergebnissen streben, die in regelmäßigen Intervallen gemessen werden. Stellen Sie sich vor, was wäre, wenn das unten abgebildete Segelteam einige persönliche Leistungsträger statt Teamplayer haben würde… das wäre eine Katastrophe. Und ja, das wurde schon oft beobachtet, dass Teamrivalität zu einer Katastrophe führt.

segelteam

Tiefenarbeit und asynchrone Kommunikation

Wenn wir fortfahren, ist ein sehr wichtiger Aspekt zu verstehen, dass jeder Beruf heutzutage viel mehr die Konzentrationsfähigkeit und die Fähigkeit, längere Perioden von Tiefenarbeit (Deep Work) zu haben braucht. Es gibt ein erstaunliches Buch über Deep Work von Professor Cal Newport, in dem er die Idee des ständigen Kampfes mit Ablenkungen und schneller Informationsaufnahme beschreibt.

deep work by cal newport

Um den Aufwand zu visualisieren, der nötig ist, um in „Tiefenarbeit“ zu gelangen, schauen wir uns noch einmal an, wie viel Zeit es dauern kann, dorthin zu gelangen und wie lange wir dort bleiben, wenn wir abgelenkt werden. Natürlich ist die Zeitskala relativ und kann von Person zu Person variieren.

deep work vs interrupts

Wie kann man asynchrone Kommunikation ermöglichen?

  • Planen Sie im Voraus, um die Leistungskontinuität des Teams zu gewährleisten, aber nicht zu weit in die Zukunft, um Raum für Anpassungen zu lassen
  • Beschreiben Sie Aufgaben sehr detailliert, um die Voraussetzung für individuelle Ausführung zu sichern und das Risiko von Unklarheiten zu reduzieren
  • Tools für asynchrone Kommunikation einführen

Meiner Meinung nach ist die einfachste Lösung, ein agiles Tool zu verwenden, das diese Kommunikation erleichtert. In den meisten Fällen ist das ein Kollaborationssystem für Remote-Projektmanagement, ein Projektmanagement-Tool, eine Auslastungsmanagement-Software oder etwas Ähnliches.

Hier sind einige wichtige Grundsätze, die bei der Einführung oder Verwendung solcher Systeme beachtet werden sollten:

  1. Neue Aufgaben sollten in einem Backlog gesammelt werden, um Unterbrechungen zu vermeiden, wenn neue Anfragen/Aufgaben auftreten.
  2. Die Arbeit sollte in kleinere Teile unterteilt werden, um sicherzustellen, dass der Fortschritt jeden Tag visualisiert werden kann (was bedeutet, dass die tatsächliche Ausführungszeit der Aufgabe weniger als 1 Tag dauert).
  3. Das Team sollte sich darauf einigen, eine Aufgaben- oder Projektmanagementsoftware als zentralen Punkt für die Arbeit zu verwenden
  4. Teamleiter/Projektmanager/leitende Fachkräfte sollten sicherstellen, dass Aufgaben detailliert beschrieben werden und alles Notwendige angehängt wird, damit die Teammitglieder Aufgaben ohne direkte Kommunikation ausführen können
  5. Aufgabenbeschreibungen sollten eine Vorlage haben, um einen wiederholbaren Prozess zu gewährleisten:
    • Was muss erreicht werden?
    • Was sind die Nachweise für abgeschlossene Arbeiten?
    • Eindeutig aufgelistete Abhängigkeiten (Personen, Ressourcen, andere Aufgaben).
    • Hinweise oder Vorschläge zur Umsetzung von Ideen

Wie üblich, um die Idee zu visualisieren, werfen Sie einen Blick auf ein Beispiel für ein System für Zusammenarbeit, das auf einem visuellen Kanban-System basiert:

simple kanban board

Ein solches System kommuniziert viele implizite Informationen visuell, wie z. B.: Status der Arbeit, Prioritäten der Arbeit, Fortschritt der Arbeit. Außerdem dokumentiert dieses System den Arbeitsprozess, so dass er jedes Mal wiederholbar ist und die Erfolgsaussichten ähnlich sind.

Das Beste daran ist, dass wir unseren Prozess weiter kommentieren können, um sicherzustellen, dass jede Person, die ins Team kommt, asynchron lernen und Funktionen erfolgreich ausführen kann.

asynchronous communication kanban board

Nun besteht der letzte Teil eines solchen Systems darin, die Verantwortlichkeiten zu verstehen und zu dokumentieren, damit sich die Mitarbeiter im Team auf das Wesentliche konzentrieren können und die Wahrscheinlichkeit intensiver Arbeit steigt.

kanban board roles

Wenn das also Sinn macht, empfehle ich, nicht nur zu lesen, sondern echte asynchrone Kommunikation zu erleben. Und um das zu tun, versuchen Sie es mit Teamhood – einer Plattform für asynchrone Kommunikation und Zusammenarbeit.

asynchronous work collaboration

Bevor wir nun zum Schluss kommen, ist der letzte, aber sehr wichtige Punkt, dass ein Wechsel von synchroner zu asynchroner Kommunikation seinen Preis hat. Hauptsächlich die Zeit der Menschen.

Ich glaube, dass es mindestens 2 Monate dauern kann, bis man den positiven Effekt der asynchronen Kommunikation spürt, aber das ist sehr subjektiv und kann von Team zu Team variieren, je nach Reife des Teams, digitaler Kompetenz und anderen verschiedenen Aspekten. Im schlimmsten Fall kann ein solcher Versuch sogar noch teurer werden, wenn er schlecht vorbereitet ist, das Engagement des Teams gering ist und die falsche Lösung gewählt wird.

switching to asynchronous communication

Um solche Veränderungen zu erleichtern und die Motivation hoch zu halten, wäre meine Faustregel, wöchentlich Retrospektiven durchzuführen, um Hindernisse und mögliche Lösungen zu besprechen. Ja, das erfordert direkte synchrone Kommunikation, aber es lohnt sich, den Preis dafür zu zahlen!

Asynchrone Kommunikation: Vorteile

Beweise für den Erfolg in der Anfangsphase werden in vielen Formen kommen, aber ich habe zumindest einige von diesen selbst beobachtet, deshalb ist hier die Liste Ihrer strategischen Vorteile in der Zukunft, wenn Sie asynchrone Kommunikation fördern:

  • Fähigkeit, aus der Ferne oder in räumlich getrennten Umgebungen zu arbeiten
  • Fähigkeit, in verschiedenen Zeitzonen zu arbeiten
  • Erhöhte Generativität auf Teamebene
  • Weniger Stress für Teammitglieder
  • Planbare Ergebnisse
  • Kontrolle der Arbeitslast
  • Reduzierte Abhängigkeiten zwischen Mitarbeitern

Generieren Sie Werte, kommunizieren Sie asynchron!

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