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Gantt-Diagramm: ist die Zeit von diesem Tool schon vorbei?

Das Gantt-Diagramm ist ein geschätztes Tool im Projektmanagement. Aber kann es noch die Anforderungen von den gegenwärtigen Teams erfüllen? Ist es noch leistungsstark genug, um die Leistung effektiv zu messen und ist es heutzutuge noch das richtige Tool, um den Fortschritt der Arbeit zu verfolgen?

Ein Gantt-Diagramm bzw. Gantt-Chart ist ein Werkzeug im Projektmanagement, um die Abfolge von Aktivitäten auf einer Zeitachse darzustellen. Mit Hilfe des Gantt-Diagramms können Sie den Ablauf der Aktivitäten kontrollieren und schnell erkennen, wie sich Verzögerungen auf den Projektverlauf auswirken. Ein Gantt-Chart wird meist basierend auf dem Projektstrukturplan entwickelt.

Es kann doch ein bisschen langweilig wirken, weil es das Diagramm schon seit über 100 Jahren gibt. Kling ein bisschen unglaublich, oder? Folglich ergibt sich die Frage, warum es noch ein sehr häufig genutztes Mittel im Projektmanagement ist. Naja, aber heute geht es um die Möglichkeiten, dieses Tool am effektivsten zu benutzen und vielleicht auch um die Gelegenheit, darüber nachzudenken, eine leicht veränderte und optimierte Form vom Gantt-Diagramm auszuprobieren! Los geht’s.

Gantt-Diagramm: die Geschichte

Das erste Gantt Diagramm wurde im Jahr 1890 von Karol Adamiecki entworfen. Ca. 15 Jahre nach Adamiecki entwickelte Henry Gantt, ein amerikanischer Ingenieur und Managementberater, seine eigene Version des Diagramms: Durch ihn wurde es in der westlichen Welt allgemein bekannt und beliebt. Folglich war es Henry Gantt, nach dem Diagramme von dieser Form benannt wurden.

Ursprünglich wurde es ganz kompliziert, die Gantt-Diagramme zu benutzen, weil jedes Mal, wenn sich etwas im Projektablauf änderte, musste das Diagramm manchmal sogar neu gezeichnet werden. Heute allerdings können Gantt-Diagramme mit Hilfe von Computern und Projektmanagement-Software sehr einfach erstellt und verändert werden.

Heute werden Gantt Diagramme üblicherweise verwendet, um Terminpläne für Projekte zu verfolgen. Werfen Sie beispielsweise einen Blick auf die Zeitleiste von Teamhood, die wie eine optimierte und verbesserte Variante vom Gantt-Diagramm funktioniert:

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Teamhood: optimiertes Gantt-Diagramm, Zeitleiste

Benutzen Sie Farben, um den Prozess visuell zu gestalten

Farben lassen sich ausgezeichnet als Codierungsmittel einsetzen, um bestimmte Informationen ohne Sprache zu vermitteln. Rot gilt beispielsweise bekanntlich als Warnfarbe und ist daher z.B. für die Darstellung von Aktivitäten geeignet, die zeitlich überschritten sind. Es hilft Ihnen, die Fristen einzuhalten und sofort zu erkennen, welche Aufgaben überfällig sind.

Für welche Farben Sie sich auch entscheiden – in den meisten Fällen profitiert das Gantt-Diagramm und Ihr Prozess davon. Im folgenden Beispiel haben wir z.B. die Aufgabenkarten in Teamhood gelb, rot usw. markiert, abhängig davon, welche Prozesse diese Karten darstellen. Wir haben auch die Benutzer mit Farben kodiert, damit es leichter wäre, sofort zu erkennen, wer an welcher Aufgabe arbeitet. Die überfälligen Aufgaben werden bei uns also automatisch rot markiert, damit es eindeutig wäre, wo die Problembereiche sich befinden.

Es ergibt sich jedoch an dieser Stelle die Frage, ob man zu viele Farben für die Gestaltung des Prozesses benutzen kann. Die Antwort lautet: eindeutig ja. Seien Sie also vorsichtig, um Ihr Gantt-Diagramm nicht zu einem chaotischen Farbenspiel zu verwandeln. Sie sollten immer darauf Rücksicht nehmen, was am besten zu Ihnen und zu Ihren Prozessen passt, es gibt hier keine allgemeingültige Antwort, wie man die Farben einsetzen sollte.

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Teamhood: Farbcodierte Aufgaben

Welche Informationen sind wichtig?

Obwohl man sehr gut den Prozess mit Farben gestalten kann, sollte man auch die Effektivität der sprachlichen Mittel aus den Augen nicht verlieren. Es ist von einem großen Vorteil, wenn man die Fähigkeit besitzt, die Aufgabe oder den Prozessschritt so konkret und konzentriert wie möglich zu beschreiben. Bei Teamhood ist es beispielsweise so, dass man nur die sogenannte Schlagzeile oder nur die Überschrift einer Aufgabe auf der Zeitleiste sehen kann, alle anderen Details befinden sich in der detaillierten Beschreibung, die man sehen kann, wenn man auf der respektive Aufgabe klickt.

Aufgabenabhängigkeiten im Gantt-Diagramm

Zusätzlich zur Visualisierung der Start- und Enddaten aller Aufgaben, bieten Ihnen diese visuellen Darstellungen in Gantt-Diagrammen auch einen guten Überblick über die Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aufgaben. Ihre Gantt-Software sollte es Ihnen ermöglichen, Aufgabenabhängigkeiten zu erstellen, denn dank dieser Abhängigkeiten können Teammitglieder einfach erkennen, wer auf ihre Arbeit wartet, um selbst beginnen zu können. Und falls Sie einmal aus irgendeinem Grund Arbeiten verschieben müssen, können Sie mit dieser Funktion Probleme identifizieren und eventuelle Konflikte bei den Abhängigkeiten lösen, bevor diese zu Schwierigkeiten führen.

Werfen Sie einen Blick auf die Aufgabenabhängigkeiten in Teamhood:

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Teamhood: optimiertes Gantt Diagramm

Gefallen Ihnen die Auswirkungen der Änderungen nicht und Sie wollen den Plan in anderer Weise verändern? Kein Problem, denn wie auch bei Baselines im Requirements Engineering gilt: Sie können den ursprünglichen Projektplan inkl. des Gantt-Charts wiederherstellen und andere Änderungen ausprobieren – Sie haben ja einen Referenzpunkt durch die Baseline geschaffen.

Meilensteine

Meilensteine gehören zu den Hauptfunktionen von Gantt-basierten Projekten. Im Gegensatz zu den meisten Aufgaben in einem Gantt-Diagramm, die als horizontale Balken angezeigt werden und sich über einen bestimmten Zeitraum erstrecken, stehen Meilensteine auf der Zeitleiste für die Etappenziele und Schlüsselmomente Ihres Projekts. Außerdem bieten sie Ihnen einen schnellen Einblick in alle wichtigen Projektdaten.

Gantt-Diagramme mit Teamhood

Mit Teamhood können Sie Projektelemente wie das Gantt-Chart leicht und problemlos erstellen.

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Teamhood

Teamhood ist eine hypervisuelle Projekt- und Teammanagementlösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsprozesse zu optimieren und schneller Ergebnisse zu liefern.  Teamhood ist für professionelle Teams geeignet, die Effizienz bei der Arbeit und die volle Entfaltung ihrer Talente anstreben. Teamhood bietet Arbeitsräume, benutzerdefinierte Boards mit fein abgestimmter Zeiterfassung, Kollaborationsfunktionen und visuelle agile Metriken.

Teamhood wird seit 2011 von Eylean, einem Projektmanagement-Softwareunternehmen, entwickelt. Die Produkte von Eylean werden von zahlreichen Kunden weltweit geschätzt, darunter Mercedes AG, Festool, Johnson&Johnson, Rabobank und andere.

Eylean ist ein Mitglied der Deutsch-Baltische Handelskammer, AHK.

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