Kanban für Remote-Teams im Jahr 2023

Kanban für Remote-Teams im Jahr 2023. Warum ein solches Thema? Was hat Kanban für Remote-Teams mit dem Jahr 2023 zu tun? Obwohl wir uns ganz optimistisch in Bezug auf die Bewältigung der Corona-Krise fühlen wollen, kann es nicht verneint werden, dass es höchstwahrscheinlich ist, dass wir noch im Jahr 2023 ganz viel von zu Hause arbeiten werden.

Remote-Teams gelten ja inzwischen fast per se als problematisch. Gemeint ist dabei aber in der Regel nur die physische Entfernung von den Teammitgliedern und nicht die Art und Weise der Arbeit, wo jeder sich nur auf seine eigenen Aufgaben konzentriert und überhaupt keine Ahnung davon hat, was die anderen gerade tun. Mit dem Begriff Remote-Teams oder entfernte Teams ist mit anderen Worten nicht gemeint, dass diese Teams isoliert voneinander arbeiten und keine Ahnung von den Leistungen der Kollegen haben.

Warum Kanban für Remote-Teams?

Wir konnten im Jahr 2020 während der Corona-Krise leider ganz deutlich sehen, dass nicht alle sich auf eine solche digitale Umstellung gut vorbereitet haben. Bei manchen gab es offensichtlich Probleme, mit der neuen Realität der Arbeitswelt umzugehen. Unter anderem fiel es den Menschen schwer, produktiv und motiviert zu bleiben.

Ein wesentliches Problem bestand auch darin, über die Leistungen der Kollegen informiert zu bleiben und das Gesamtbild der Projekten nicht aus den Augen zu verlieren. Leider hat es sich erwiesen, dass eine physische Entfernung auch intelektuelle oder ideeische Entfernung bedeuten kann. Um dieses Problem zu vermeiden, sollten die Teams nach neuen Methoden, Praktiken oder Tools suchen, die ihnen helfen könnten, auch bei dieser neuen Arbeitsrealität in Verbindung zu bleiben und die Gesamtleistung verfolgen zu können.

Ein passendes Tool dafür ist beispielsweise ein Kanban-Board. Wie löst Kanban Probleme der Remote-Teams? Darum geht’s jetzt.

Kanban für Remote-Teams: Projekt- und Support-Arbeit

Betrachten wir zunächst Kanban für Remote-Teams als Möglichkeit, Projekt- und Support-Arbeit – geplante Tätigkeiten und spontane Anforderungen gemeinsam zu managen: Anders als Scrum ermöglicht es Kanban, beliebige Arbeit in einem kontinuierlichen Fluss zu organisieren.

In einem Kanban-System kann man problemlos etwas, was man geplant hat und etwas, was ihm spontan einfiel, mischen und in einem gemeinsamen Arbeitssystem verwalten. Kanban besteht allerdings – und das geht oft unter vor lauter Begeisterung für die vermeintliche einfache „Agilisierung“ – nicht nur aus einer Tafel und Karten: Das bewusste Limitieren gleichzeitiger Arbeit („WIP-Limit“) und das Etablieren eines womöglich weitgehend selbstorganisierten Pull-Systems sind neben der Visualisierung der Arbeit ebenfalls feste und extrem wirksame Elemente von Kanban.

Sie dienen nicht nur der Effizienz, sondern machen Kanban auch zu einer sehr günstigen Methode, weil der Fokus darauf liegt, die Arbeit oder die Ausleistung und nicht den Menschen zu verwalten! Eine Optimierung des Arbeitsflusses steht nicht unbedingt im Widerspruch zu den Bedürfnissen und Wünschen der Menschen.

Kanban für Remote-Teams: Aufbau von Beziehungen

In jedem Programm, insbesondere in agilen Programmen, sind gute Beziehungen im gesamten Team sehr wichtig. Eine persönliche Verbindung sorgt für Vertrauen, minimiert falsche Erwartungen, erleichtert die selbstständige Organisation und steigert die Moral. Nimm dir in deinem Büro Zeit, alle Personen in deinem Team kennenzulernen. Und versuche das so weit wie möglich auch mit deinen Kollegen in Remotebüros. Persönliche Kontakte sind wichtig. Je enger diese werden, umso eher betrachtest du diese Kollegen nicht nur als entfernte Kollegen aus unbekannten Orten.

Kanban für Remote-Teams sollte genau dafür sorgen, die asynchrone Kommunikation eines leistungsfähigen Teams zu erleichtern und zu optimieren. Wie Kanban dazu beitragen kann, die Mitglieder der Remote-Teams näher zu bringen und die effektive Kommunikation zu gewährleisten, ist eigentlich ganz einfach. Nehmen wir zum Beispiel das Kanban-Board von Teamhood, das für seine Kollaborationsfähigkeit bekannt ist.

Kanban-Karten in Teamhood für Remote-Teams

Wenn man eine neue Aufgabe auf dem Kanban-Board von Teamhood erstellt, sieht man eine solche Ansicht:

Ich habe hier die Stellen, die der effektiven Teamarbeit gewidmet sind, rot markiert. Mit einem solchen Kanban-Tool wie Teamhood können Sie sich keine Sorgen mehr darüber machen, wie das ganze Team auf dem Laufenden bleibt. Alles ist hier deutlich und transparent visualisiert und jeder kann alle Daten und Aufgaben jederzeit abrufen. Auf diese Weise erhaltet Ihr Team eine Übersicht über das Gesamtbild, bleibt immer in Kontakt. Und Kanban für Remote-Teams hat sein Ziel erreicht.

Die Hauptidee hier lautet nämlich asynchrone Kommunikation. Dies bedeutet, dass anstatt zu telefonieren, direkte Nachrichten zu schicken oder sogar E-Mails zu schreiben, kann man mit den Kollegen in den Kommentaren kommunizieren. Man kann einen Kollege in den Kommentaren erwähnen und diese Person kann dann selbst entscheiden, wann er oder sie auf diese Benachrichtigung antworten oder reagieren will. Dieses System trägt dazu bei, die Produktivät und die Leistung des Teams zu steigern. Es hilft den Mitarbeitern, konzentriert zu bleiben. Und verhindert die schädliche Auswirkungen der Ablenkungen auf die Produktivität. Mit anderen Worten, es schützt Sie vor den Dieben Ihrer Zeit.

Vorteile der Kanban-Karte in Teamhood

Ein weiterer Vorteil von einer solchen Methode ist die Tatsache, dass alle Informationen, die mit einer bestimmten Aufgabe verbunden sind, befinden sich genau auf der Kanban-Karte dieser Aufgabe. Sie können auch das ganze Veränderungsprotokoll unter den Kommentaren sehen. Dort befinden sich die genauen Zeitdaten, die beschreiben, wer, wann und was an der Aufgabe geändert hat. Sie können sofort erkennen, ob die Fristen für die Unteraufgaben ebenso wie für die gesamte Aufgabe eingehalten wurden. Wenn etwas nicht nach Plan läuft, können Sie einfach Ihre Mitarbeiter in den Kommentaren erwähnen und sie darum bitten, Maßnahmen zu ergreifen.

Sie können sowohl die gesamten Aufgaben als auch die Unteraufgaben Ihren Teammitgliedern zuweisen („Assignee„) und diese werden sofort darüber benachrichtigt, sowohl via E-Mail als auch in Teamhood. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn es um eine große Aufgabe mit vielen Unteraufgaben geht. Dann können Sie unterschiedliche Unteraufgaben unterschiedlichen Teammitgliedern entsprechend Ihrer Spezialisierung zuweisen. Noch können Sie Personen, die nicht direkt für die erfolgreiche Erledigung einer Aufgabe zuständig sind, als Beobachter („Watchers„) hinzufügen. Diese sind Kollegen, die entweder die Letztverantwortung für die Aufgabe tragen, die Aufgabe erschafft haben oder sich aus irgendwelchen anderen Gründen für diese Aufgabe interessieren.

Mehr über die Hauptfunktionen von Teamhood können Sie hier erfahren.