Multiprojektmanagement im Jahr 2021 : 10 beste Tipps

Multiprojektmanagement: wie geht man damit um? Vor allem im Jahr 2021, wo wir eine große Auswahl an Tools, Methoden, Techniken usw. haben. Welche sind die besten Methoden?

Hier haben wir für Sie einen ausführlichen Beitrag vorbereitet, wo es um die zehn besten Tipps für das Multiprojektmanagement im Jahr 2021 geht! Los geht’s!

Tipp 1: Eine zentrale Sammelstelle für Informationen

Zuerst ist es selbstverständlich sehr wichtig, über eine zentrale Sammelstelle für unterschiedliche Informationen aus Ihren zahlreichen Projekten zu verfügen.

Mit unserem Tool können Sie zum Beispiel alle Informationen an einem Ort speichern und jederzeit abrufen. Zudem können Sie das Änderungsprotokoll verfolgen, Kommentare, Tags, E-Mails und unterschiedliche Dateien anhängen. Wir sind also fest davon überzeugt, dass man heutzutage alles an einer Stelle haben müsste, damit man Zeit sparen könnte und sich auf die Tasks, die echt zählen, konzentrieren könnte, anstatt nach den Dokumenten zu suchen. Man sollte auch die Transparenz mit zusammenklappbaren Spalten und Zeilen kontrollieren können, damit diese so viel Raum, wie man braucht, einnehmen.

Werfen Sie zum Beispiel einen Blick auf das Kanban-Board von Teamhood, das als eine zentrale Sammelstelle sehr gut dienen kann.

Tipp 2: Priorisieren Sie

Die Priorisierung hilft bei der effizienten Erledigung der Aufgaben, vor allem wenn es um das Multiprojektmanagement geht. Es ist von großer Bedeutung, dass alle immer wissen, auf welche Aufgaben sie sich zur Zeit konzentrieren müssen. Laut Ionos, damit Sie entscheiden können, welche Angelegenheiten als nächstes anstehen, hilft Ihnen das sogenannte Eisenhower-Prinzip: Nach dem ehemaligen US-amerikanischen Präsidenten benannt und in der Ratgeber-Literatur oft zitiert, proklamiert es, zuerst die dringendsten/wichtigsten Aufgaben zu priorisieren und alles andere vehement auszusortieren.

Als wichtig gelten dabei Angelegenheiten, die früher oder später bearbeitet werden sollten, weil sich daraus Vorteile für Ihre langfristigen Ziele ergeben. Dringende Aufgaben sind wiederum solche, bei denen negative Konsequenzen zu erwarten sind, wenn sie nicht pünktlich erledigt werden. Dazu gehören zum Beispiel von Kunden festgelegte Deadlines oder nicht verhandelbare Abgabefristen bei Behörden. Das Eisenhower-Prinzip empfiehlt, diese Aufgaben grundsätzlich zu priorisieren und im Zweifelsfall wichtige, aber nicht drängende Angelegenheiten in eine andere Tages- oder Wochenliste zu verschieben.

Tipp 3: Standardisieren Sie Projektabläufe

Damit z.B. eine Projektpriorisierung jederzeit verständlich ist und von allen anerkannt wird, müssen es klare Regeln geben. Mit diesen können Sie feststellen, nach welchen Kriterien die Auswahl, Durchführung und Priorisierung der Projekte stattfindet. Aber sie definieren auch, wie Sie Mitarbeiter auf die Projekte verteilen und wie Sie die Projekte auswerten. Durch diese Standardisierung der Projektabläufe vermeiden Sie die Überlastung der Mitarbeiter und schaffen eine Basis für die transparente Auswertung der Projekte.

Tipp 4: Projektübergreifendes Projektcontrolling

Mithilfe der zentralen Sammelstelle lässt sich ein projektübergreifendes Controlling einrichten. Damit können Sie sich ganz einfach einen Überblick über Kennzahlen wie Kosten- und Terminstatus oder Fortschritt der Einzelprojekte verschaffen. Mit regelmäßigen Projektcontrolling-Maßnahmen lässt sich dann auch schnell auf Veränderungen reagieren und die Strategie anpassen.

Tipp 5: Effiziente Verteilung von der Arbeit

Ressourcenmanagement repräsentiert im Multiprojektmanagement im Jahr 2021 eine der größten Herausforderung. Denn überlastete Mitarbeiter sind unzufriedene Mitarbeiter, deren Produktivität sinkt, sodass das Projekt der Gefahr begegnet, Termine und Kosten zu überschreiten. Es gilt also, Mitarbeiter gemäß ihren Fähigkeiten und Verfügbarkeiten so gut, wie möglich auf die Projekte verteilen zu können.

Sie brauchen deshalb in Ihrer zentralen Verwaltungsstelle einen Einblick in die Grundverfügbarkeit aller Mitarbeiter und ihre Einsatzplanung für die Projekte. Hilfreich ist es außerdem, Mitarbeiter in Ressourcenpools zu organisieren, an die Projekte ihren Personalbedarf melden. Ressourcenkonflikte bzw. Überlastungen lassen sich so rasch erkennen.

Tipp 6: Ermöglichen Sie den Informations- und Wissensaustausch

Basierend auf meiner Erfahrung muss ich sagen, dass das beste Tool für Multiprojektmanagement nicht nur ein Tool für die Verwaltung von Aufgaben ist, sondern auch eine Plattform für umfassende Zusammenarbeit. Mit dem Tool, das wir in unserem Büro benutzen, können wir Kommentare schreiben, Dateien anhängen, Benachrichtigungen per E-Mail erhalten, wenn etwas sich geändert hat, wenn eine Aufgabe überfällig ist oder wenn unsere Mitarbeiter neue Informationen hinzufügen oder auch uns Tasks zuweisen. Wir teilen die Arbeit in Kanban-Karten auf und nutzen die persönliche Agenda der Mitarbeiter zur Arbeitsübersicht. Sie können auch mit unserem Tool Teamhood den manuellen Aufwand durch die Erstellung von Kanban-Karten-Vorlagen und Kanban-Board-Vorlagen reduzieren. Benutzen Sie die Fälligkeitstermine, um Ihren Prozess zu verwalten,  visualisieren Sie überfällige Aufgaben.

Tipp 7: Befreien Sie sich von unnötigen Kosten

Brechen Sie Projekte ab, die nicht mehr Kosten und Nutzen rechtfertigen. Manchmal ist es leider unvermeidlich. Auch wenn Sie eine Menge an Aufwand, Geld und Zeit in das betreffende Projekt investiert haben, müssen Sie sich für das Wohlergehen der Organisation manchmal von Projekten trennen.

Es ist selbstverständlich schwierig, Schluss mit etwas zu machen, vor allem wenn man sich viel damit beschäftigt hat. Es ist also schwer zuzugeben, dass etwas, womit man gerechnet hat, sich nicht gelohnt hat. Dies ist jedoch die einzige, obwohl zugleich die schmerzhafte Weise sich von den unnötigen und sogar schädlichen Kosten zu befreien und in die Lage zu gelangen, etwas neues mit neuen Hoffnungen und höffentlich auch besseren Einschätzungen dieses Mal zu beginnen.

Tipp 8: Bemühen Sie sich um den Überblick über alle Projekte

Behalten Sie den Überblick über viele Projekte. Das wird Ihnen ab einer gewissen Anzahl nur gelingen, wenn Sie eine zentrale Datenbasis nutzen. Aus der zentralen Datenbank können Sie dann beliebige Berichte zur Information und für fundierte Entscheidungen ziehen.

Tipp 9: Strategische Planung von Kapazitäten

Die optimale Planung von Kapazitäten und Personentagen ist für ein Projekt unabdingbar. Nur so kann der Projektleiter sicherstellen, dass Fristen eingehalten werden und keine Engpässe entstehen. Projektleiter steuern, planen und kontrollieren Kapazitäten in einer intelligenten Multiprojektumgebung. Mit der einfachen Kapazitätsplanung von Teamhood behalten Projektleiter stets den Überblick über freie Kapazitäten und verhindern Überbuchungen im Projekt.

Zudem müssen Sie damit gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit geeigneten Mitarbeitern umgesetzt werden können.

Bei unzureichender Kapazitätsplanung gehen Sie beispielsweise folgende Risiken ein: Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht pünktlich abgeschlossen. Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind. Geschäftschancen können nicht genutzt werden, weil die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschafft wurden. Sie haben deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von Ressourcenkonflikten. Das alles kann zu unzufriedenen Kunden führen.

Tipp 10: Bemühen Sie sich um die Transparenz bei projektübergreifenden Aufgabenabhängigkeiten

Im folgenden Bild können Sie sehen, wie das Multiprojektmanagement bei unserem leistungsstarken Tool Teamhood aussieht. Besonders wenn es um das Multiprojektmanagement geht, ist es wichtig, die projektübergreifenden Aufgabenanhängigkeiten klar und transparent abgebildet zu haben, weil man auf diese Weise viele Probleme vermeiden kann. Auf der Teamhood-Zeitleiste kann man also genau diese Abhängigkeiten sofort erkennen, weil diese sehr einfach und visuell dargestellt sind. Diese leistungsstarke Zeitleiste funktioniert wie ein optimiertes Gantt-Diagramm.

Multiprojektmanagement mit Teamhood im Jahr 2023

Multiprojektmanagement stellt Sie vor zahlreiche Herausforderungen.

Projekte stehen heute unweigerlich im Wettbewerb um Ressourcen und weisen komplexe inhaltliche und zeitliche Abhängigkeiten auf. Daraus sind Managementaufgaben entstanden, die eine ganzheitliche Betrachtung der Projektlandschaft eines Unternehmens erfordern.

Mit Teamhood, unserer Lösung für prozessbasiertes Projektmanagement, packen Sie diese Herausforderungen mit Leichtigkeit.

Visuelle und einfache Verwaltung von Aufgaben

Unser Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, ganz reibungslos Ihre Aufgaben auf einem Kanban-Board zu verwalten. Teamhood ist geeignet vor allem für Teams, die sich mit dem Multiprojektmanagement beschäftigen. Denn wenn es um Multiprojektmanagement geht, so geht es auch um mehrere Workflows oder Projektabläufe. Mit Teamhood ist es möglich, die Board-Vorlagen zu benutzen, um ein effizientes Multiprojektmanagement zu gewährleisten.

Man kann dies dadurch erzielen, dass man mehrere Boards zur Verwaltung von Aufgaben erstellt. Jedes Board dient zu einem einzigartigen Zweck, z. B. es kann unterschiedliche Boards für Marketingaufgaben, Vertriebsaufgaben und Entwicklungsaufgaben geben, so ist die Situation in unserem Büro.

Aus meiner Sicht und basierend auf unseren Erfahrungen, ist diese Art vom Aufgabenmanagement so günstig, dass wir uns jetzt kaum vorstellen können, irgendeine andere Methode benutzen zu müssen. Mit unserem Tool können Sie ganz einfach Tasks zuweisen, Kommentare anhängen, Tags hinzufügen und immer auf dem Laufenden bleiben. Wollen Sie mit Ihren eigenen Augen sehen, wie Teamhood Ihr Alltag erleichtern kann? Wir freuen uns darüber, Sie überzeugen zu dürfen:

Wie man Teamhood praktisch einsetzen und den größten Nutzen dadurch erzielen kann, zeigt folgendes Video, wo unser Leiter ganz grundsätzlich von den Funktionen von Teamhood erzählt und dies mit seinen eigenen Bemerkungen erläutert:

Strukturieren Sie Ihre Arbeit und vergessen Sie Engpässe

Die Hauptsache ist, dass Sie mit Teamhood immer auf dem Laufenden bleiben. Ein weiterer Vorteil von diesem Board ist, dass Ihre Prozesse völlig transparent dargestellt sind. Es ist sogar unmöglich, würde ich sagen, Engpässe nicht identifizieren zu können, denn mit Teamhood können Sie die aktualle Auslastung jedes Mitarbeiters jederzeit abrufen und verfolgen. Wenn eine Aufgabe beispielsweise überfällig ist, können Sie dies sofort erkennen, weil sie rot markiert wird und Sie bekommen auch Benachrichtigungen, wenn Sie Ihre Fristen nicht einhalten. Es sollte nicht unterschätzt werden, welche große Rolle dies beim Multiprojektmanagement spielen kann. Sie dürfen sich überhaupt keine Sorgen über die Engpässe machen.

Für mehr Informationen können Sie sich auch folgendes Video anschauen, wo unser Leiter erzählt, wie man mit Teamhood seine Arbeit (seine Daten und seinen Workflow) strukturieren kann, um die besten möglichen Ergebnisse zu erreichen :

Machen Sie also gleich einen ersten Schritt in die Welt des Multiprojektmanagements mit unserem Kanban Board.