Selbstorganisierte Teams im Jahr 2023

Viele Unternehmen fördern jetzt selbstorganisierte Teams und eine höhere Selbstorganisation bei den Mitarbeitern. Die Zwecke sind klar: Teams sollen schneller auf unterschiedliche Änderungen und individuelle Wünsche im Projekt reagieren können. Die Umsetzung ist dabei meist sehr einfach erklärt. Führungskräfte und Manager sollen den Mitarbeitern Vertrauen schenken und ihren Teams die Möglichkeiten geben, selbst Entscheidungen zu treffen (Teamautonomie). Das klingt zunächst sehr einfach.

Doch was bedeutet diese Idee konkret? „Ich vertraue meinen Mitarbeitern und lasse sie selbstorganisiert arbeiten.“ Manche könnten an dieser Stelle denken: Lasse ich meine Mitarbeiter dann einfach in Ruhe und kümmere mich um nichts mehr oder soll ich sie durch gezielte Fragen als Coach begleiten? Es gibt natürlich auch die Gelegenheit, als Vorbild zu agieren oder sogar als Führungskraft oder Leiter im Projekt auf Augenhöhe mitzuarbeiten. Doch wie setze ich nun eine solche agile Führung um und wie soll ich mich verhalten? Vielen ist das noch nicht völlig klar.

Selbstorganisierte Teams: Tätigkeiten

Komplexe Probleme erfordern komplexe Lösungen. Im Falle agiler Methoden und Vorgehensweisen ist es die Selbstorganisation von Teams, auf die heutige Organisationen im komplexen Umfeld setzen. In Scrum ist es das gesamte Scrum-Team, das selbstorganisiert arbeitet und damit auch als Team für die Ergebnisqualität verantwortlich ist. Dahinter steht auch eines der zwölf Prinzipien des agilen Manifests:

Die besten Architekturen, Anforderungen und Entwürfe
entstehen durch selbstorganisierte Teams.

Doch welche Voraussetzungen müssen für eine erfolgreiche Arbeit der selbstorganisierten Teams erfüllt sein?

Ein Blick auf Gruppen ist dazu hilfreich. Der Gruppendynamiker Ewald Krainz fasst die Tätigkeiten, die eine Gruppe braucht, um erfolgreich zu sein, in vier Funktionsbereiche zusammen.
Wenn es darum geht, wie gut selbstorganisierte Teams zusammenarbeiten, ist weniger interessant, welche Rollen bestimmte Personen einnehmen. Vielmehr sind es Tätigkeiten und Funktionen, die durch Personen in der Gruppe ausgefüllt werden. Selbstorganisierte Teams sind dynamisch – eine Tätigkeit wird mal von der einen, mal von einer anderen Person durchgeführt. Außerdem ist die Unterscheidung der Begriffe Gruppe und Team in diesem Fall nicht relevant, diese Gruppenmechanismen wirken genauso, wenn es um selbstorganisierte Teams geht.

Selbstorganisierte Teams: Gemeinsam stehen wir, geteilt fallen wir?

Schon Pink Floyd hat gesungen: gemeinsam stehen wir, geteilt fallen wir. Doch was bedeutet das im Fall der selbstorganisierten Teams?

Individuelle Funktionen sind ein wichtiger Aspekt der Tätigkeiten, die in Gruppen ernst genommen sein sollten. Denn wer kennt es nicht: Eine Person im Team ist sehr passiv, die nächste ist notorisch aktiv, jemand anderes möchte sich wichtigmachen, die vierte macht nichts und nimmt die Dinge nicht ernst. Obwohl es seltsam klingen kann, braucht man eigentlich alle diese Personen in einem leistungsfähigen Team. Denn wir wissen, dass Vielfalt der Meinungen und Perspektive zu der besten Lösung beitragen kann, wenn man den besten Kompromiss eingehen kann. Und dass Dialog die beste Art und Weise ist, Probleme zu lösen und neue realisierbare Pläne zu schaffen.

Allerdings klingt das alles erstmal gar nicht nach „Team“ und man würde sogar denken, dass man solche Tätigkeiten in einem guten Team überhaupt nicht braucht. Das stimmt allerdings nur teilweise. Wenn individuelle Eigenarten von Personen zugelassen werden und jeder so sein darf, wie er ist, stärkt das die eigene Sicherheit und erlaubt damit auch Offenheit im Team. Es ist auch in Scrum-Teams wichtig, die persönliche Seite in die Teamarbeit einfließen zu lassen, damit Zusammenhalt möglich ist.

Schauen Sie sich das folgende Video von osb international systemic consulting an, um zu erkennen, wie selbsorganisierte Teams idealerweise Entscheidungen treffen sollten.

Selbstorganisierte Teams: analytisch-reflexive Funktionen

Zuletzt kommen wir genau zu den Tätigkeiten, die Situationen sichtbar und besprechbar machen: Analytisch-reflexive Funktionen dienen der kontinuierlichen Verbesserung in Scrum oder Scrumban. Und auch wenn es um selbstorganisierte Teams geht. Dabei geht es etwa darum, Beiträge zu bewerten und kritisch einzuordnen, den Ist-Zustand mit den Zielen zu vergleichen, Gruppensituationen zu diagnostizieren oder das Kommunikationsverhalten und Entscheidungsprozesse zu beobachten und anzusprechen. 

Diese Tätigkeiten sind in Scrum ganz klar im Prinzip „Inspect & Adapt“ verankert. Ein Rahmen dafür sind das Sprint Review (Produktanalyse) und die Retrospektive (Prozessreflexion). Allerdings ist Reflexion nicht nur dort, sondern auch im fortlaufenden Sprint, im Daily Scrum und während der täglichen Zusammenarbeit gefragt. Verbesserungsideen brauchen nicht zu warten, sondern sollten dann umgesetzt werden, wenn sie sinnvoll passen.

Häufige Argumente gegen selbstorganisierte Teams

Es gibt einige Argumente gegen die Selbstorganisation von Teams:

1. Eine Person trifft alle Entscheidungen

Eine häufige Befürchtung ist, dass eine dominante Persönlichkeit – bspw. der technische Leiter – entscheidet, dass Selbstorganisation bedeutet, dass er oder sie alle Entscheidungen trifft.

Oder aber eine dominante Persönlichkeit zwingt dem Team seine oder ihre Meinung auf, bevor das Team überhaupt die Chance hatte, das Thema zu besprechen.

Sobald Sie so etwas beobachten, sollten Sie diese Person konfrontieren und sagen, dass er oder sie das Konzept von selbstorganisierten Teams missverstanden hat. Lassen Sie dieser Person wissen, dass in einem echten agilen und selbstorganisierten Team jeder die Möglichkeit hat, seine oder ihre Meinung in Disskusion einzubringen und dass jede Stimme hier zählt.

2. Das Team ist zu unerfahren für die Selbstorganisation

Ein zweites Argument gegen die Selbstorganisation ist oft, dass die Teams zu unerfahren sind, um sich selbst zu organisieren.

Ich habe noch kein Team gesehen, dass zu unerfahren für die Selbstorganisation war. Wenn Teammitglieder genug Erfahrung haben, um ein Softwareprodukt zu bauen, haben sie mit großer Wahrscheinlichkeit auch genug Erfahrung, um herauszufinden, wie sie selbstorganisiert arbeiten können. Wenn nicht, sollten Sie das Team mit Training und Coaching unterstützen.

In den meisten Fällen bedeutet dieses Argument aber nur, dass man dem Team nicht zutraut, so selbstorganisiert zu sein, wie man es gerne hätte. Schade! Üben Sie fast unsichtbare Kontrolle über das Team aus; und zwar mit Hilfe der Teamzusammenstellung und des Ziels, das Sie dem Team vorgeben.

Die Lösung für selbstorganisierte Teams

Eine mögliche Lösung für solche Probleme ist die Einsetzung von einem leistungsstarken Tool, das dem Ziel, Teamarbeit und Kollaborationsfähigkeit zu fördern, gewidmet ist. Eine relativ preisgünstige Lösung, d.h. ein professionelles und leistungsstarkes Tool kann Ihnen die Teamarbeit und Kollaboration ungeheur erleichtern.

Wie funktioniert das genau? Nehmen wir als ein Beispiel von einer solchen Software das Kanban-Board von Teamhood, das sich auf die Erleichterung der Teamarbeit und die völlige Transparenz der Geschäftsprozesse konzentriert. Sowie auch die asynchrone Kommunikation ermöglicht.

Wie funktioniert das?

Eine solche Projektmanagement-Software wie Teamhood könnte einem selbstorganisierten Team dabei helfen, immer auf dem Laufenden zu bleiben und das Gesamtbild der Projekte aus den Augen nicht zu verlieren.

Hier können Sie sofort ganz deutlich erkennen, wer für welche Aufgabe zuständig ist, wer für die Unteraufgaben zuständig ist, wer die erfolgreiche Erledigung der Aufgabe beobachtet und wer, wo, was und wann an einer Aufgabe geändert hat (das Veränderungsprotokoll unter den Kommentaren auf der Aufgabenkarte).

Auf diese Weise erhalten Sie die völlige Transparenz Ihrer Prozesse und können ganz leicht an den gemeinsamen Aufgaben zusammenarbeiten. Es gibt in einem solchen Team, die Tools wie Teamhood benutzt, keine einzige dominante Person, die alle Aufgaben erschafft und diese den Teammitglidern zuweist, sondern alle ihre eigenen Aufgaben erstellen können. Eine solche Wahlmöglichkeit motiviert selbstorganisierte Teams und steigert die Leistung. Wichtig ist dabei aber auch, dass Sie ihren Kollegen vertrauen können.

Über die Hauptfunktionen von Teamhood können Sie hier mehr lesen.