Workload-Management für Ingenieurteams – Warum ist es wichtig und wie funktioniert es?

Workload-Management für Ingenieurteams: wie soll das funktionieren? Ingenieurprojekte können aufgrund der vielen verschiedenen beteiligten Disziplinen als sehr komplex bezeichnet werden.

Egal, ob es sich um Maschinenbau oder Bauwesen handelt, Projekte erfordern Spezialisten oder Teams für die Erstellung von Spezifikationen, die Durchführung von Forschungsarbeiten, die Konstruktion, die Steuerung der Fertigung, die Lieferung der Installation und – in vielen Fällen – für die Unterstützung oder die Betreuung des Recyclings.

In der Regel handelt es sich dabei um wertvolle und kostbare Spezialisten. Oft machen ihre bezahlten Arbeitsstunden den größten Anteil an den Gesamtkosten für Ingenieurprojekte aus. Daher versuchen Ingenieurbüros, ihre Ressourcen zu optimieren, indem sie eine optimale Anzahl von Spezialisten einstellen. Strenge Optimierungen der Ressourcen führen jedoch zum langsameren Wachstum, verpassten Terminen, sogar Burnouts und dem Verlust der Wettbewerbsfähigkeit.

Projektmanager und Teammanager müssen Ressourcen sowohl lang- als auch kurzfristig ausbalancieren, damit die Teams produktiv bleiben und die Arbeit pünktlich erledigt wird. Dies ist Workload-Management. In letzter Zeit ist es zu einer weiteren Disziplin des Engineering-Projektmanagements geworden.

Wie soll also die Auslastung verwaltet werden? Lassen Sie uns über das Workload-Management für Ingenieurteams diskutieren.

Workload-Management allgemein

Der Begriff Auslastungsmanagement steht für alle Maßnahmen und Methoden, mit denen sichergestellt wird, dass die Auslastung des Teams gleichmäßig und so verteilt wird, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen werden kann.

Als solches konzentriert es sich auf zwei Schlüsselbereiche – das Team motiviert zu halten und die Ergebnisse pünktlich zu liefern. Diese beiden Bereiche sind separat ganz einfach zu verwalten, es wird aber schwieriger, wenn sie miteinander und mit den übrigen Projektbeschränkungen kombiniert werden. Um sicherzustellen, dass diese beiden Bedingungen erfüllt werden, verwenden Projektmanager eine Vielzahl von Praktiken, um die Auslastung zu verwalten und die richtige Balance zwischen den beiden Zielen zu finden.

Workload-Management für Ingenieurteams

Wenn wir über Workload-Management für Ingenieurteams sprechen, müssen wir zunächst verstehen, dass diese Teams aus professionellen und sehr eigenständigen Menschen bestehen. Sie sind oft Experten in ihren eigenen Bereichen und erwarten als solche, dass sie respektiert werden und ihre Meinung gehört wird. Einfach Aufgaben zu verteilen und zu erwarten, dass alles erledigt wird, kann funktionieren, ist aber bei Ingenieurteams nicht wünschenswert.

Stattdessen muss es einen starken Schwerpunkt auf Zusammenarbeit im Team geben. Wenn wir also über Workload-Management für Ingenieurteams sprechen, müssen wir darüber nachdenken, wie wir den Teammitgliedern helfen könnten, die richtigen Aufgaben zu übernehmen und genügend Zeit zu haben, um sie zu erledigen. Es geht hier eher darum, das Team zu leiten.

Workload-Management für Ingenieurteams: beste Methoden

Jedes Ingenieurteam ist anders, dennoch gibt es einige Praktiken, die Sie bei der Verwaltung ihrer Auslastung beachten sollten.

1 – Bestimmen Sie die Leistungsfähigkeit Ihres Teams

Um sicherzustellen, dass die Auslastung bestmöglich verwaltet wird, sollten Sie zunächst die Kapazität Ihres Ingenieurteams bestimmen. Finden Sie heraus, wie viele Mitarbeiter Sie haben, welche Arbeitszeiten diese haben und verstehen Sie, wie viel in einer Woche erledigt werden kann. Dies hilft Ihnen bei der Festlegung von Fälligkeitsterminen und der Priorisierung, welche Aufgaben zuerst erledigt werden sollten.

Um sicherzustellen, dass konkrete Zeitpläne von Teammitgliedern nicht vergessen werden, verwenden Sie Projekt-Management-Tools und bestimmen Sie, wie viel Zeit Ihre Kollegen haben. Sie können notieren, an welchen Tagen sie Ihnen zur Verfügung stehen, sowie wie viele Arbeitsstunden sie haben, was besonders nützlich ist, wenn Sie Ressourcen mit anderen Projektmanagern teilen. Indem Sie diese Informationen notieren, können Sie die Verfügbarkeit von allen überprüfen und müssen sich keine Sorgen machen, dass Sie etwas vergessen haben könnten.

2 – Weisen Sie Aufgaben anhand von Prioritäten zu

Eine weitere wichtige Methode zur Unterstützung des Workload-Managements für Ingenieurteams ist die Zuweisung der wichtigsten oder dringendsten Aufgaben zuerst. Dieses Konzept wird denjenigen, die Kanban-Praktiken verwenden, eher vertraut sein, kann aber auch in Teams angewendet werden, die andere Methoden verwenden. Alles, was Sie tun müssen, ist, die Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste zu priorisieren. Sie können dies tun, indem Sie die Aufgaben in mehrere Prioritätsspalten einteilen (Priorität 1, Priorität 2 usw.) oder sie in einer Liste von der wichtigsten zur unwichtigsten auflisten.

Sobald die Aufgaben priorisiert sind, beginnen Sie damit, sie Ihren Teammitgliedern zuzuweisen. Die Art und Weise, wie Sie dies tun, ist: Beginnen Sie mit der wichtigsten Aufgabe und schauen Sie, welcher Kollege sie erledigen soll. Sobald die erste Aufgabe erledigt ist, gehen Sie zur nächsten über und fahren fort, bis alle Mitarbeiter Ihres Teams voll ausgelastet sind. Idealerweise sollten Sie die Aufgaben neu priorisieren und sie wöchentlich oder zweiwöchentlich den Teammitgliedern zuweisen. Auf diese Weise sind Sie aufnahmefähiger für Veränderungen und arbeiten stets an den wichtigsten Aufgaben.

Da die meisten Ingenieurteams ziemlich eigenständig sind, wählen die Teammitglieder oft selbst aus, welche Aufgaben sie erledigen wollen. Das ist völlig in Ordnung, solange Sie das Backlog (oder die To-Do-Liste) priorisieren und an den Aufgabenzuweisungen teilnehmen, um sicherzustellen, dass niemand zu viel Arbeit auf sich nimmt. Wenn das Team ein Kanban-Board für die Aufgabenzuweisungen verwendet, überprüfen Sie danach einfach die Workload-Ansicht, um sicherzustellen, dass niemand überlastet ist.

3 – Persönliche Ziele integrieren

Die meisten Ingenieure sind höchst motivierte Menschen, die in ihrem Berufsleben nach persönlichem Wachstum streben. Daher sollten Sie Aufgaben zur persönlichen Weiterentwicklung integrieren. Unabhängig davon, ob diese Aufgaben mit dem Projekt zu tun haben oder etwas von diesem Thema abweichen, stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder jede Woche Zeit für ihr persönliches Wachstum haben. Dies wird sie motivieren und das Kompetenzwachstum im Team ermöglichen.

4 – Überprüfen Sie die Auslastung

Wir alle wissen, dass Projektpläne dazu neigen, sich zu ändern. Das liegt an einer Vielzahl von Gründen, die oft außerhalb unserer Kontrolle liegen. Daher ist eine weitere gute Methode zur Verwaltung der Auslastung für Ingenieurteams die regelmäßige Überprüfung. So können Sie erkennen, ob ein Teammitglied Schwierigkeiten hat und wichtige oder dringende Aufgaben anderen Teammitgliedern zuweisen, solange noch die Möglichkeit besteht, sie rechtzeitig zu erledigen. Wenn Sie ein agiles Projektmanagement-Tool wie Teamhood verwenden, werden die Informationen des Aufgaben-Boards in der Workload-Ansicht repliziert. Sie können mit einem Klick zwischen den Ansichten wechseln. Dadurch wird es einfach, Live-Informationen zu verfolgen und die Vorgehensweise anzupassen.

5 – Sprechen Sie mit Ihrem Ingenieurteam

Schließlich sollten Sie die wichtigste Ressource, die Sie haben, nutzen – das Ingenieurteam. Fragen Sie das Team, wie es die Arbeit plant, und legen Sie Methoden und einen Zeitplan fest. Auf diese Weise können Sie einen Prozess entwickeln, der sowohl für Sie als auch für Ihr Team gut funktioniert.

Außerdem haben die Teammitglieder die Möglichkeit zu besprechen, wie sie persönlich die Auslastung verwalten. Sie teilen die besten Beispiele, die für sie funktionieren, und geben Tipps und Ideen für den Rest des Teams. Indem Sie das Ingenieurteam in den Prozess des Workload-Managements einbeziehen, bleiben sie engagiert.

Projektmanagement-Software für Ingenieure

Workload-Management für Ingenieurteams ist keine leichte Aufgabe, aber die Wahl des richtigen Tools dafür kann einen großen Unterschied machen. Mit Teamhood erhalten Sie eine vollständige Projektmanagement-Plattform, die es Ihnen ermöglicht, Projekte auf verschiedenen Ebenen zu verwalten. Als Manager können Sie mit der Portfolio-Ansicht das Gesamtbild überprüfen, während Ihr Team visuelle Aufgabentafeln verwendet, um tägliche Aufgaben zu verfolgen und alle wichtigen Änderungen zu markieren. Nutzen Sie die integrierten Zeiterfassungsfunktionen, um zu sehen, wie die Teams Ihre Schätzungen erfüllen. Mit dem Dashboard können Sie schnelle Berichte erstellen, die genau das zeigen, was Sie brauchen, und indem Sie alle Projektinformationen an einem Ort haben, können Sie Besprechungen für Statusberichte eliminieren.

In diesem kurzen Video sehen Sie, wie einfach es ist, Workload in Teamhood zu verwalten.