Auslastungsmanagement: Wie macht man das?

Auslastungsmanagement ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Projekts. Wenn Sie es richtig machen, werden Sie von der Effizienz und den motivierten Mitarbeitern profitieren. Wenn es nicht klappt, wird Ihr Projekt sicherlich Unterstützung benötigen. Um also sicherzustellen, dass Sie alles über Auslastungsmanagement wissen, haben wir diesen Leitfaden vorbereitet! Im Folgenden finden Sie die Beschreibung, Einblicke und 6 klare Schritte zur Verbesserung Ihrer Leistung.

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Was ist Team-Auslastungsmanagement?

Der Begriff Auslastungsmanagement bezeichnet den Prozess, den Mitarbeitern Aufgaben zuzuweisen und sicherzustellen, dass sie genug Zeit haben, um diese zu erledigen.

Das Auslastungsmanagement im Team war schon immer ein wichtiges Thema am Arbeitsplatz – wenn man zu viel zu tun hat, fühlt man sich überfordert, und wenn man zu wenig zu tun hat, fühlt man sich unwichtig und lethargisch. Um solche Probleme in Teams zu lösen und um sicherzustellen, dass Projekte effektiver durchgeführt werden, wurde der Prozess des Auslastungsmanagements eingeführt.

Anstatt Aufgaben intuitiv oder zufällig zuzuweisen, verlangt ein effektives Auslastungsmanagement von den Managern, verschiedene Aspekte des Projekts zu berücksichtigen und einen Plan zu erstellen, wie die Aufgaben sinnvoller geplant und verteilt werden können. Faktoren wie die Verfügbarkeit von Ressourcen, Aufgabenprioritäten, die Beteiligung von Teammitgliedern an anderen Projekten und Fälligkeitstermine spielen bei der Erstellung des Auslastungsmanagementplans eine wichtige Rolle. So wird die Verwaltung von der Teamauslastung zu einem Prozess, der auf Fakten und nicht auf Vermutungen basiert.

Wer sollte die Auslastung verwalten?

In vielen Unternehmen ist es die Aufgabe des Team- oder Projektleiters, das Auslastungsmanagement der Mitarbeiter zu verwalten. Da dieser Prozess Teil eines größeren Projektmanagement-Zyklus ist, sind Manager die offensichtlichsten Kandidaten, diese Aufgabe zu übernehmen. Je nach Unternehmen können mehrere Manager zusammenarbeiten, um das Auslastungsmanagement zu verwalten, oder eine Person kann für alles verantwortlich sein.

In beiden Fällen müssen alle Manager zusammenarbeiten und Informationen über ihre Projekte und den Bedarf an Ressourcen austauschen (vor allem wenn diese Ressourcen gemeinsam genutzt werden). Wichtigere Projekte müssen zuerst bearbeitet werden, während die anderen darauf warten können, dass die Ressourcen verfügbar sind. Durch die Zusammenarbeit können die Manager effektive Vorgehensweisen für das Auslastungsmanagement konzipieren, wie man die Ressourcen bestmöglich nutzt, die Projektzeitpläne optimiert und die erwarteten Ergebnisse liefert.

Auslastungsmanagement – wo soll man beginnen?

Sie haben also ein neues Projekt, ein neues Team oder wollen einfach Ihre Arbeitsweise verbessern? Die Frage, die Sie sich jetzt vielleicht stellen, ist, wie Sie die Auslastung effektiv verwalten können. Während jeder Manager seine eigenen bevorzugten Methoden hat, sind hier unsere 6 Schritte, die Sie berücksichtigen sollten.

1 – Überprüfen Sie die aktuelle Auslastung

Das allererste, was Sie tun sollten, wenn Sie mit dem Auslastungsmanagement beginnen wollen, ist die Überprüfung der aktuellen Leistungsfähigkeit und Auslastung Ihres Teams oder Ihrer Teams. Sprechen Sie mit anderen Managern, die sich mit Ihnen Ressourcen teilen, und bekommen Sie ein klares Verständnis davon, wie viel Ihr Team tun kann und bereits tut. So können Sie sicher planen und sicher sein, dass die neuen Aufgaben, die Sie den Teammitgliedern zuweisen, überschaubar sind.

Denken Sie daran, dass die Nutzung von 100 % der Arbeitszeit einer Person möglicherweise nicht realistisch ist. Auf diese Weise lassen Sie keinen zusätzlichen Raum für zusätzliche Aufgaben und Besprechungen, die je nach Rolle bis zu 20 % ihrer Zeit in Anspruch nehmen könnten. Überlegen Sie also, wie viel Zeit für zusätzliche Aufgaben Ihr Team benötigt, und berücksichtigen Sie dies bei der Planung.

Wenn Sie eine Auslastungsmanagement-Software oder eine Projektmanagement-Lösung wie Teamhood verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Verfügbarkeit des Teams sehen können und diese Informationen jederzeit abrufen können. Wenn Sie sehen, wie viel Freizeit jedes Teammitglied hat, wird die Verwaltung der Auslastung viel einfacher.

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2 – Aufgaben nach Prioritäten und Fähigkeiten zuweisen

Nachdem Sie die Verfügbarkeit des Teams überprüft haben, können Sie mit der Zuweisung von Aufgaben beginnen. Um sicherzustellen, dass dies richtig gemacht wird, versuchen Sie, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst zuzuweisen. Am Anfang sind die meisten Ressourcen noch verfügbar und Sie können das richtige Teammitglied für die Aufgabe auswählen.

Wenn Sie überlegen, welches Teammitglied die jeweilige Aufgabe übernehmen soll, sollten Sie sowohl die Fähigkeiten als auch die Verfügbarkeit des jeweiligen Teammitglieds berücksichtigen. Sich ausschließlich auf die Verfügbarkeit zu konzentrieren, ist möglicherweise nicht die beste Idee, besonders wenn die Teammitglieder unterschiedliche Erfahrungen und Fähigkeiten haben. Versuchen Sie stattdessen, für jede Aufgabe ein Teammitglied auszuwählen, das die beste Arbeit leisten kann, und respektieren Sie dabei die persönliche Auslastung der einzelnen Teammitglieder. Verteilen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst und machen Sie dann, falls nötig, Kompromisse für die Aufgaben mit niedrigerer Priorität.

Sobald Sie denken, dass die Aufgaben schon sortiert sind, zeigen Sie diese Ihren Teammitgliedern und bitten Sie um Rückmeldung.

3 – Erkennen Sie, was gut genug sein kann

Bei der Zuweisung von Aufgaben müssen Sie auch Schätzungen und Fristen festlegen, die das Team einhalten muss. Hier ist es wichtig zu wissen, welches Leistungsniveau Sie für jede Aufgabe erwarten. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Projektaufgaben einen zusätzlichen Schritt erfordern, der auf ein Minimum Viable Product abzielt, und spiegeln Sie diese Informationen in dem von Ihnen festgelegten Zeitraum wider. Sie können die Auslastung Ihrer Teammitglieder deutlich reduzieren, indem Sie genaue Schätzungen für jede Aufgabe festlegen.

Wenn Sie agil arbeiten, dienen Schätzungen und Erwartungen dazu, ein Minimum Viable Product zu liefern und den Wert mit der Zeit zu steigern. Während diejenigen, die traditionell arbeiten, streben vielleicht sofort nach dem perfekten Ergebnis. Stellen Sie also sicher, dass Sie wissen, welche die Erwarttungen sind, und geben Sie Ihrem Team genug Zeit für die Lieferung.

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4 – Seien Sie bereit, Änderungen zu machen und Aufgaben neu zuzuweisen

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade Ihren ersten Auslastungsplan festgelegt! Nun denken Sie vielleicht, dass der schwierige Teil schon vorbei ist. Das Gegenteil ist der Fall. In der Welt des Projektmanagements neigen die Dinge dazu, sich zu ändern. Und zwar sehr viel. Und so wird sich auch Ihre Auslastung ändern. Daher ist die beste Einstellung, die Sie haben können, die Bereitschaft, sich anzupassen, damit Sie Ihre Auslastung weiterhin effektiv verwalten können.

Wenn das Team mit der Arbeit beginnt, ist es Ihre Aufgabe als Projektmanager, die Auslastung zu verfolgen und eventuelle Probleme zu erkennen. Vielleicht haben sich die ursprünglichen Schätzungen als falsch erwiesen, es gab einige unerwartete Probleme bei der Erledigung der Aufgabe oder die äußeren Faktoren haben sich geändert. So oder so ist es die Aufgabe des Projektmanagers, solche Dinge zu bemerken und zu reagieren.

Erkennen Sie, welche Teammitglieder gute Leistungen erbringen und welche Schwierigkeiten haben, und weisen Sie die Aufgaben erneut zu, um die Projektfristen und das Wohlbefinden Ihrer Teammitglieder zu respektieren. Indem Sie das Auslastungsmanagement im Auge behalten, sind Sie in der Lage, solche Probleme frühzeitig zu erkennen und die notwendigen Änderungen vorzunehmen, um die Projektziele zu erreichen.

5 – Lernen Sie von den Besten und werfen Sie einen Blick auf die agile Vorgehensweise

Nach einer Weile werden Sie feststellen, dass einige Teammitglieder ihre Arbeit ein wenig besser als andere verwalten können. Diese sind Ihre Helden, von denen alle lernen müssten. Beobachten Sie, welche Tools und Praktiken sie verwenden, um ihre Aufgaben im Griff zu behalten, und bemühen Sie sich darum, diese auch im restlichen Team zu implementieren.

In einigen Fällen könnte dies ein persönliches Produktivitätssystem sein, ein Fokus auf asynchrone Kommunikation oder flexible Arbeitszeiten. In den Fällen, in denen ein ganzes Team bessere Leistungen als andere Teams erbringt, könnte es sein, dass es einen agilen Projektmanagement-Ansatz für seine Aufgabenplanung und -ausführung verwendet.

Wenn Sie nicht gegen neue Arten der Arbeitsorganisation sind, sollten Sie die Implementierung von den agilen Methoden berücksichtigen. Es ermöglicht Ihnen einen reaktionsschnelleren Prozess mit dem Fokus auf die Priorisierung der wichtigsten Arbeit zu jeder Zeit und die Fertigstellung von Projekten mit jeweils einer Aufgabe pro Teammitglied. Dadurch wird Ihr Team Teil des Auslastungmanagements.

6 – Tools für Auslastungsmanagement verwenden

Die letzte Sache, um Ihre Erfahrungen mit dem Auslastungsmanagement zu verbessern, ist die Verwendung von Planungs-Tools, die dabei helfen, alles zu verfolgen, was gerade passiert. Mit einer solchen Lösung ist es einfacher zu sehen, wie viel Zeit noch übrig ist, was in anderen Projekten erledigt wird, und sicherzustellen, dass niemand überlastet ist.

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Teamhood Auslastungsmanagement-Software

Eine Projektmanagement-Lösung wie Teamhood ist eine großartige Lösung, da sie Auslastungsmanagement als Teil eines größeren Tools bietet. Hier müssen Sie keine Daten duplizieren, um Ihre Auslastung zu verfolgen. Stattdessen müssen Sie nur die Workload-Ansicht öffnen, um alle Ihre Teammitglieder und deren Aufgaben auf einer Zeitleiste zu sehen. Sie können diese Ansicht nach Aufgabentafeln, Tags und Mitarbeitern filtern, um genau die Informationen zu sehen, die Sie benötigen.

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Teamhood erleichtert die Verwaltung der Auslastung, indem es Ihnen erlaubt, die individuelle Verfügbarkeit aller Teammitglieder zu sehen. Die erledigten Aufgaben werden zur einfacheren Verwaltung grün markiert und Sie können Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben setzen, sodass Sie das Gesamtbild besser verstehen können.

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Alle Änderungen, die Sie in der Workload-Ansicht vornehmen, werden sofort auf der Aufgabentafel des Teams angezeigt, wodurch ein reibungsloses Projektmanagement sowohl für Sie als auch für Ihr Team ermöglicht wird.

Auslastungsmanagement: Zusammenfassung

Auslastungsmanagement ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Es ermöglicht Ihnen sicherzustellen, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird und dass das Team produktiv bleibt. Indem Sie die Auslastung Ihres Teams immer im Auge behalten und während des gesamten Projekts genau überwachen, verbessern Sie Ihre Chancen auf den Projekterfolg erheblich, nutzen die Ressourcen auf die bestmögliche Weise und steigern die Moral des Teams sowie die Produktivität.

Teamhood ist eine hypervisuelle Projekt- und Teammanagementlösung, die Unternehmen dabei unterstützt, Geschäftsprozesse zu optimieren und schneller Ergebnisse zu liefern.  Teamhood ist für professionelle Teams geeignet, die Effizienz bei der Arbeit und die volle Entfaltung ihrer Talente anstreben. Teamhood bietet Arbeitsräume, benutzerdefinierte Boards mit fein abgestimmter Zeiterfassung, Kollaborationsfunktionen und visuelle agile Metriken.

Teamhood wird seit 2011 von Eylean, einem Projektmanagement-Softwareunternehmen, entwickelt. Die Produkte von Eylean werden von zahlreichen Kunden weltweit geschätzt, darunter Mercedes AG, Festool, Johnson&Johnson, Rabobank und andere.

Eylean ist ein Mitglied der Deutsch-Baltische Handelskammer, AHK.

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