Auslastungsmanagement: Wie macht man das?

Auslastungsmanagement (sowie Zeitplanung) ist ein wesentlicher Bestandteil jedes Projekts.

Wenn Sie es richtig machen, werden Sie von der Effizienz und motivierten Mitarbeitern profitieren. Wenn es nicht klappt, wird Ihr Projekt sicherlich Unterstützung benötigen. Um sicherzustellen, dass Sie alles wissen, was Sie über Auslastungsmanagement wissen müssen, haben wir diesen Leitfaden vorbereitet!

Im Folgenden finden Sie die Beschreibung, Einblicke und 6 klare Schritte zur Verbesserung Ihrer Leistung.

product owner vs project manager

Was ist Team-Auslastungsmanagement?

Der Begriff Auslastungsmanagement bezieht sich auf den Prozess der Zuweisung von Aufgaben an Mitarbeiter und die Sicherstellung, dass diese genügend Zeit haben, diese zu erledigen.

Das Auslastungsmanagement in Teams war schon immer ein wichtiges Thema am Arbeitsplatz – wenn man zu viel zu tun hat, fühlt man sich überfordert, und wenn man zu wenig zu tun hat, fühlt man sich unwichtig und lethargisch.

Um solche Probleme in Teams anzugehen und um sicherzustellen, dass Projekte effektiver durchgeführt werden, wurde der Prozess des Auslastungsmanagements eingeführt.

Anstatt Aufgaben intuitiv oder wahllos zuzuweisen, verlangt ein effektives Auslastungsmanagement von den Managern, verschiedene Aspekte des Projekts zu berücksichtigen und einen Plan zu erstellen, wie die Aufgaben sinnvoller geplant und verteilt werden können.

Teamhood features v4 workload
Source: Freepik

Faktoren wie die Verfügbarkeit von Ressourcen, Aufgabenprioritäten, die Beteiligung von Teammitgliedern an anderen Projekten und Fälligkeitstermine spielen bei der Erstellung des Auslastungsmanagementplans eine wichtige Rolle.

Was bedeutet Auslastungsmanagement im Team?

  • Die Verfügbarkeit von Ressourcen ist entscheidend für die Planung der Auslastung unter Berücksichtigung der Fähigkeiten und des Fachwissens der Teammitglieder.Aufgabenprioritäten helfen bei der Zuweisung von Ressourcen und stellen sicher, dass kritische Aufgaben die notwendige Aufmerksamkeit erhalten.
  • Die Berücksichtigung der Beteiligung von Teammitgliedern an anderen Projekten verhindert eine Überlastung und zeigt terminliche Beschränkungen auf.
  • Fälligkeitstermine und Fristen sind wichtige Überlegungen, um die Auslastung effektiv zu verwalten und die Projektziele zu erreichen.
  • Die Planung der Auslastung zielt darauf ab, die Ressourcenauslastung zu optimieren, das Gleichgewicht zu wahren und die Projektziele zu erreichen. Zusammenarbeit und Kommunikation sind in diesem Prozess unerlässlich.

So wird die Verwaltung von der Teamauslastung zu einem Prozess, der auf Fakten und nicht auf Vermutungen basiert.

Wer sollte die Auslastung verwalten?

In vielen Unternehmen ist es die Aufgabe des Team- oder Projektleiters, die Auslastungsmanagement der Mitarbeiter zu verwalten.

Da dieser Prozess Teil eines größeren Projektmanagement-Zyklus ist, sind Manager die naheliegendsten Kandidaten, um diese Aufgabe zu übernehmen. Je nach Unternehmen können mehrere Manager zusammenarbeiten, um die Auslastungsmanagement zu verwalten, oder eine Person ist für alles verantwortlich.

In jedem Fall müssen alle Manager zusammenarbeiten und Informationen über ihre Projekte und den Ressourcenbedarf austauschen (insbesondere wenn diese Ressourcen gemeinsam genutzt werden). Wichtigere Projekte müssen zuerst bearbeitet werden, während die anderen warten können, bis Ressourcen zur Verfügung stehen.

Indem sie zusammenarbeiten, können die Manager wirksame Verfahren zur Auslastungsmanagement entwickeln, um die Ressourcen optimal zu nutzen, die Projektzeitpläne zu optimieren und die erwarteten Ergebnisse zu erzielen.

Dazu gehört es, die Kapazitäten und Fähigkeiten der Mitarbeiter zu kennen, realistische Fristen zu setzen, die Zusammenarbeit und Kommunikation zu fördern und die Auslastung regelmäßig zu überwachen und bei Bedarf anzupassen.

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Auslastungsmanagement – wo soll man beginnen?

Sie haben ein neues Projekt, ein neues Team oder möchten einfach Ihre Arbeitsweise verbessern?

Die Frage, die Sie sich jetzt vielleicht stellen, ist, wie Sie Ihr Auslastung effektiv bewältigen können. Jeder Manager hat seine eigenen bevorzugten Methoden, aber hier sind unsere 6 Schritte, die Sie beachten sollten.

1. Überprüfen Sie die aktuelle Auslastung

Das allererste, was Sie tun sollten, wenn Sie mit dem Auslastungsmanagement beginnen wollen, ist die Überprüfung der aktuellen Leistung und Auslastung Ihres Teams oder Ihrer Teams. Sprechen Sie mit anderen Managern, die sich die Ressourcen mit Ihnen teilen, und verschaffen Sie sich ein klares Bild davon, wie viel Ihr Team leisten kann und bereits leistet.

Auf diese Weise können Sie mit Zuversicht planen und sicher sein, dass die neuen Aufgaben, die Sie den Teammitgliedern zuweisen, überschaubar sind.

workload resources

Denken Sie daran, dass die Nutzung von 100 % der Arbeitszeit einer Person möglicherweise nicht realistisch ist. Auf diese Weise lassen Sie keinen zusätzlichen Raum für zusätzliche Aufgaben und Besprechungen, die je nach Rolle bis zu 20 % ihrer Zeit in Anspruch nehmen könnten.

Überlegen Sie also, wie viel Zeit für zusätzliche Aufgaben Ihr Team benötigt, und berücksichtigen Sie dies bei der Planung.

Wenn Sie eine Auslastungsmanagement-Software oder eine Projektmanagement-Lösung wie Teamhood verwenden, sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Verfügbarkeit des Teams sehen können und diese Informationen jederzeit abrufen können. Wenn Sie sehen, wie viel Freizeit jedes Teammitglied hat, wird die Verwaltung der Auslastung viel einfacher.

2. Aufgaben nach Prioritäten und Fähigkeiten zuweisen

Nachdem Sie die Verfügbarkeit des Teams überprüft haben, können Sie mit der Zuweisung von Aufgaben beginnen.

Um sicherzustellen, dass dies korrekt geschieht, versuchen Sie, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst zuzuweisen. Zu Beginn sind die meisten Ressourcen noch verfügbar und Sie können das richtige Teammitglied für die Aufgabe auswählen.

Wenn Sie überlegen, welches Teammitglied die jeweilige Aufgabe übernehmen soll, sollten Sie sowohl die Fähigkeiten als auch die Verfügbarkeit des betreffenden Teammitglieds berücksichtigen. Sich ausschließlich auf die Verfügbarkeit zu konzentrieren, ist möglicherweise nicht die beste Idee, insbesondere wenn die Teammitglieder unterschiedliche Erfahrungen und Fähigkeiten haben.

Versuchen Sie stattdessen, ein Teammitglied auszuwählen, das die jeweilige Aufgabe am besten bewältigen kann, und respektieren Sie dabei das persönliche Auslastung der einzelnen Teammitglieder. Verteilen Sie die wichtigsten Aufgaben zuerst und gehen Sie dann gegebenenfalls Kompromisse bei den Aufgaben mit niedrigerer Priorität ein.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Aufgaben bereits sortiert sind, zeigen Sie sie Ihren Teammitgliedern und bitten Sie sie um Feedback.

3. Erkennen Sie, was gut genug sein kann

Wenn Sie Aufgaben zuweisen, müssen Sie auch Schätzungen und Fristen festlegen, die das Team einhalten muss. Dabei ist es wichtig, dass Sie wissen, welches Leistungsniveau Sie für jede Aufgabe erwarten.

Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, welche Projektaufgaben einen zusätzlichen Schritt erfordern, der auf ein Minimum Viable Product abzielt, und spiegeln Sie diese Informationen in dem von Ihnen festgelegten Zeitrahmen wider. Sie können die Auslastung Ihrer Teammitglieder erheblich reduzieren, indem Sie für jede Aufgabe genaue Schätzungen abgeben.

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Wenn Sie agil arbeiten, dienen Schätzungen und Erwartungen dazu, ein Minimum Viable Product zu liefern und den Wert mit der Zeit zu steigern. Wer traditionell arbeitet, strebt vielleicht sofort nach dem perfekten Ergebnis. Stellen Sie also sicher, dass Sie die Erwartungen kennen und geben Sie Ihrem Team genügend Zeit, diese zu erfüllen.

4. Seien Sie bereit, Änderungen zu machen und Aufgaben neu zuzuweisen

Herzlichen Glückwunsch, Sie haben gerade Ihren ersten Auslastungsplan aufgestellt!

Jetzt denken Sie vielleicht, dass der schwierige Teil schon vorbei ist. Das Gegenteil ist der Fall. In der Welt des Projektmanagements neigen die Dinge dazu, sich zu verändern. Und zwar eine ganze Menge. Und so wird sich auch Ihr Auslastung ändern.

Daher ist die beste Einstellung, die Sie haben können, die Bereitschaft, sich anzupassen, damit Sie Ihr Auslastung weiterhin effektiv bewältigen können.

workload management

Wenn das Team mit der Arbeit beginnt, ist es Ihre Aufgabe als Projektmanager, das Auslastung zu überwachen und eventuelle Probleme zu erkennen. Vielleicht haben sich die ursprünglichen Schätzungen als falsch erwiesen, es gab unerwartete Probleme bei der Erledigung der Aufgabe oder es haben sich externe Faktoren geändert. In jedem Fall ist es die Aufgabe des Projektmanagers, solche Dinge zu bemerken und darauf zu reagieren.

Stellen Sie fest, welche Teammitglieder gute Leistungen erbringen und welche Schwierigkeiten haben, und teilen Sie die Aufgaben neu zu, um die Projektfristen und das Wohlbefinden Ihrer Teammitglieder zu berücksichtigen. Wenn Sie ein Auge auf das Auslastungsmanagement haben, können Sie solche Probleme frühzeitig erkennen und die notwendigen Änderungen vornehmen, um die Projektziele zu erreichen.

5. Lernen Sie von den Besten und werfen Sie einen Blick auf die agile Vorgehensweise

Nach einer Weile werden Sie feststellen, dass einige Teammitglieder ihre Arbeit etwas besser bewältigen können als andere. Das sind Ihre Helden, von denen alle lernen sollten. Beobachten Sie, welche Hilfsmittel und Praktiken sie verwenden, um ihre Aufgaben im Griff zu behalten, und bemühen Sie sich, diese auch im restlichen Team einzuführen.

In einigen Fällen könnte dies ein persönliches Produktivitätssystem, eine Konzentration auf asynchrone Kommunikation oder flexible Arbeitszeiten sein. In Fällen, in denen ein ganzes Team bessere Leistungen erbringt als andere Teams, könnte es sein, dass es bei der Planung und Ausführung von Aufgaben einen agilen Projektmanagement-Ansatz verwendet.

Wenn Sie nicht gegen neue Wege der Arbeitsorganisation sind, sollten Sie die Implementierung von den agilen Methoden berücksichtigen. Sie ermöglicht Ihnen einen reaktionsschnelleren Prozess, bei dem der Schwerpunkt auf der Priorisierung der jeweils wichtigsten Arbeit liegt und Projekte mit einer Aufgabe pro Teammitglied abgeschlossen werden. Dadurch wird Ihr Team Teil des Auslastungmanagements-Prozesses.

6. Tools für Auslastungsmanagement verwenden

Teamhood task dependencies

Die letzte Sache, um Ihre Erfahrungen mit dem Auslastungsmanagement zu verbessern, ist die Verwendung von Planungs-Tools, die Ihnen helfen, alles zu verfolgen, was vor sich geht. Mit einer solchen Lösung ist es einfacher zu sehen, wie viel Zeit noch übrig ist, was in anderen Projekten erledigt wird, und sicherzustellen, dass niemand überlastet wird.

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Tool zur Planung der Auslastung

Teamhood ist ein All-in-One-Tool zur Planung des Auslastung, das mehrere Funktionen in einem nahtlosen und kohärenten System kombiniert, um die Produktivität von Teams zu steigern. Mit seinen Funktionen zur Auslastungsmanagement ist Teamhood darauf ausgerichtet, Aufgaben und Ressourcen in Einklang zu bringen. So wird sichergestellt, dass jeder in seinem Produktivitätsfluss bleibt.

In einem Produktivitätsfluss sind die Funktionen zur Auslastungsmanagement von entscheidender Bedeutung – die Möglichkeit, das Arbeitsaufkommen der Teammitglieder für mehrere Gremien und Projekte zu verfolgen, die Option, jedem Mitarbeiter einen Stundensatz für die Kostenverfolgung zuzuweisen. Und die Möglichkeit, festzulegen, an welchen Arbeitstagen die Teammitglieder verfügbar sind und wie viele Stunden sie pro Tag arbeiten.

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Die Auslastung zeigt dann an, wenn ein Mitarbeiter zu viel zu tun hat, und Sie können die verfügbaren Stunden für das gesamte Team sehen.

Die Aufgabentafeln des Teams sind wie eine bunte Leinwand, auf der die Kreativität Ihres Teams zum Leben erweckt wird, sodass es ein Kinderspiel ist, zusammenzuarbeiten und Fristen einzuhalten. Sie können die für Aufgaben aufgewendete Zeit ganz einfach nachverfolgen und Berichte erstellen, die Ihnen einen besseren Einblick in die Produktivität geben.

Die Integration mit Office365 macht die Kommunikation und den Dateiaustausch nahtlos. Die Projektplanung wird mit Gantt-Diagrammen und Work Breakdown Structure (WBS) zum Kinderspiel.

Teamhood bietet auch Wissensmanagement, sodass Sie wichtige Informationen einfach speichern und abrufen können. Außerdem können Sie Stundensätze und Projektkosten verfolgen, um die Finanzen im Griff zu behalten.

Teamhood ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool, mit dem Ihr Team intelligenter arbeiten kann.

Techniken zur Planung der Auslastung

Techniken zur Planung der Auslastung umfassen verschiedene Ansätze zur effektiven Verwaltung und Verteilung von Aufgaben unter den Teammitgliedern.

project management templates

Eine häufig verwendete Technik ist die Priorisierung, bei der die Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit geordnet werden. Auf diese Weise können sich die Teams auf Aufgaben mit hoher Priorität konzentrieren und die Ressourcen entsprechend zuweisen.

Eine andere Technik ist das Ressourcen-Leveling, bei dem die Auslastung durch die Anpassung von Aufgabenzuweisungen und Zeitplänen ausgeglichen wird, um eine Überlastung von Einzelpersonen oder eine Unterauslastung von Ressourcen zu vermeiden.

Außerdem hilft die Kapazitätsplanung dabei, die Verfügbarkeit und die Fähigkeiten der Teammitglieder zu bewerten, um sicherzustellen, dass die Aufgaben den am besten geeigneten Personen zugewiesen werden.

Agile Techniken zur Auslastungsmanagement, wie Kanban-Boards oder Sprints, ermöglichen es den Teams, sich verändernde Auslastung effizient zu visualisieren und anzupassen. Mit diesen wichtigsten Techniken zur Planung der Auslastung können Sie die Produktivität optimieren, die Zusammenarbeit verbessern und eine gesunde Work-Life-Balance für alle Teammitglieder aufrechterhalten.

Teamhood Auslastungsmanagement-Software

Eine Projektmanagement-Lösung wie Teamhood ist eine großartige Lösung, da sie Auslastungsmanagement als Teil eines größeren Tools bietet. Hier müssen Sie keine Daten duplizieren, um Ihre Auslastung zu verfolgen. Stattdessen müssen Sie nur die Workload-Ansicht öffnen, um alle Ihre Teammitglieder und deren Aufgaben auf einer Zeitleiste zu sehen.

Sie können diese Ansicht nach Aufgabentafeln, Tags und Mitarbeitern filtern, um genau die Informationen zu sehen, die Sie benötigen.

kanban board

Teamhood erleichtert die Verwaltung der Auslastung, indem es Ihnen erlaubt, die individuelle Verfügbarkeit aller Teammitglieder zu sehen. Die erledigten Aufgaben werden zur einfacheren Verwaltung grün markiert und Sie können Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben setzen, sodass Sie das Gesamtbild besser verstehen können.

Global workload

Alle Änderungen, die Sie in der Workload-Ansicht vornehmen, werden sofort auf der Aufgabentafel des Teams angezeigt, wodurch ein reibungsloses Projektmanagement sowohl für Sie als auch für Ihr Team ermöglicht wird.

Auslastungsmanagement: Zusammenfassung

Auslastungsmanagement ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Damit können Sie sicherstellen, dass das Projekt rechtzeitig abgeschlossen wird und das Team produktiv bleibt.

Indem Sie die Auslastung Ihres Teams stets im Auge behalten und während des gesamten Projekts genau überwachen, verbessern Sie Ihre Chancen auf den Projekterfolg erheblich, nutzen die Ressourcen optimal und steigern die Moral und Produktivität des Teams.

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