Kanban-Projektmanagement

Wenn es um Projekte geht, ist jeder auf der Suche nach Verbesserungen. Für manche bedeutet dies die Wahl bestimmter Tools, für andere die Förderung des Teams oder die Änderung der Arbeitsweise. Daher gibt es verschiedene Projektmanagement-Methoden und -Ansätze, aus denen Sie wählen können. Um Ihnen die Wahl zu erleichtern, werfen wir einen Blick auf einen der neuesten und beliebtesten Ansätze – Kanban-Projektmanagement.

Die Herkunft

Aus dem Japanischen übersetzt bedeutet der Begriff Kanban „visuelles Zeichen“. Es wurde in den 1950er Jahren in der Welt des Projektmanagements eingeführt, als es von Supply Chain von Toyota populär gemacht wurde. Nach dem ursprünglichen Erfolg wurde Kanban von verschiedenen anderen Unternehmen und Branchen übernommen und bewies, dass es ein vielseitiges und flexibles Werkzeug ist.

Die Art und Weise, wie Kanban damals und heute funktioniert, ist ähnlich und recht einfach zu erklären. Jedes Arbeitselement (egal ob es ein Autoteil ist oder eine Aufgabe, die für das Projekt erledigt werden muss) wird durch eine Aufgabenkarte visualisiert, die durch die Projektprozessschritte verfolgt wird. Diese Schritte können so einfach wie „Zu tun“, „Im Laufe“ und „Erledigt“ sein, oder so komplex, wie Sie brauchen.

All dies kann mit einem Kanban-Board erreicht werden. Die Prozessschritte werden durch Spalten und die Aufgaben oder Produkte durch Kanban-Karten, die sich durch die Prozessschritte bewegen, visualisiert. Auf diese Weise können Teams ihren Prozess von Anfang bis Ende visualisieren und verstehen.

Was ist Kanban-Projektmanagement?

Wenn man über Kanban als eine Projektmanagement-Methode spricht, gibt es zwei Lager. Die einen sagen, dass es eine Projektmanagement-Methode ist, da es Prinzipien und Regeln liefert, wie ein Projekt ablaufen sollte. Andere argumentieren, dass Kanban nur für die Ausführung und Verfolgung von Aufgaben geeignet ist und dass es an Werkzeugen zur Planung des Projekts und an der Fähigkeit, notwendige Abhängigkeiten zu setzen, fehlt.

Tatsächlich ist an beiden Behauptungen etwas Wahres dran. Kanban kann eine ausreichende Projektmanagement-Methode für Projekte, die keine langfristige Planung erfordern und in Phasen oder Iterationen ausgeführt werden, sein. Es wird jedoch nicht als der einzige Projektmanagement-Ansatz in solchen Fällen ausreichen, in denen die Notwendigkeit besteht, mehrere Aufgabenabhängigkeiten festzulegen und sie auf einer genauen Zeitleiste zu überwachen.

Man kann also sagen, dass Kanban eine Projektmanagement-Methode ist, die in bestimmten Projekten ausreichend eingesetzt werden kann und in anderen möglicherweise zusätzliche Werkzeuge benötigt.

Die Kernprinzipien für Kanban-Projektmanagement

Die Idee hinter Kanban-Projektmanagement ist recht einfach – visualisieren Sie Ihren Prozess und verbessern Sie ihn ständig. Um Teams zu helfen, dies in der Praxis umzusetzen, definiert Kanban bestimmte Prinzipien, die man befolgen sollte.

1 – Beginnen Sie damit, was Sie schon haben.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, mit Kanban zu beginnen, müssen Sie als erstes Ihre aktuelle Situation verstehen und visualisieren. Verwenden Sie das Kanban-Board, um Ihre Prozesse abzubilden und fügen Sie Ihre aktuellen und geplanten Aufgaben hinzu, um zu erkennen, was bei Ihnen los ist.

2 – Analysieren Sie die Situation und verbessern Sie sich.

Nachdem Sie das erste Board eingerichtet haben, sollten Sie mit der Arbeit beginnen oder fortfahren. Beobachten Sie dabei, wie Aufgaben durch die Prozessschritte verschoben werden, wo sie stecken bleiben, und suchen Sie nach Möglichkeiten, Ihren ursprünglichen Prozess zu verbessern. Vielleicht müssen Sie zusätzliche Prozessschritte definieren, oder haben Sie schon zu viel von diesen? Betrachten Sie Ihren Prozess und finden Sie Möglichkeiten, ihn zu verbessern. Denken Sie jedoch daran, dass dies kontinuierlich geschehen muss und kein einmaliger Prozess ist.

3 – Klassifizieren Sie Aufgaben.

Wenn Ihr Projekt in Gang kommt, werden Sie eine Vielzahl von Aufgaben auf Ihrer Kanban-Tafel sehen. Um sicherzustellen, dass diese Tafel übersichtlich und einfach zu verwenden bleibt, führen Sie Kanban-Swimlanes (Zeilen) ein. Ursprünglich verwendeten Kanban-Teams nur eine Swimlane, um dringende Aufgaben zu markieren, die Vorrang vor allen anderen Aufgaben haben sollten. Heute ist die Verwendung von Swimlanes jedoch viel umfassender. Kanban-Teams verwenden sie, um Aufgaben nach verschiedenen Kriterien zu klassifizieren, z. B. nach Typ, Teams, Projekten usw. Um die beste Art der Klassifizierung für Ihr Board zu finden, überlegen Sie, welche Aufgabengruppierung für Ihr Projekt am sinnvollsten wäre.

4 – Ermutigen Sie das Team, proaktiv zu sein.

Mit Kanban werden alle Prozesse klar und transparent. Auf diese Weise wird es viel einfacher zu sehen, was als nächstes getan werden muss und worauf das Team sich konzentrieren sollte. Richten Sie also Prioritätsspalten in Ihrem Backlog ein, priorisieren Sie Aufgaben und lassen Sie dann Ihre Teammitglieder auswählen, woran sie arbeiten sollen. Ermutigen Sie das Team, Verantwortung zu übernehmen.

5 – Führen Sie WIP-Grenzen ein

Kanban-Projektmanagement besagt, dass jedes Teammitglied an nur einer Aufgabe zur gleichen Zeit arbeiten sollte. Dadurch wird die Arbeit schneller erledigt. Um die Anzahl der angefangenen Aufgaben zu kontrollieren, verwenden Kanban-Teams WIP-Limits. Diese legen fest, wie viele Aufgaben zu jedem Zeitpunkt zu jedem Prozessschritt hinzugefügt werden können. Wenn die Grenze erreicht ist, müssen die Teammitglieder ihre Aufgaben erledigen, bevor sie mit der Arbeit an einer neuen Aufgabe beginnen können. Das WIP-Limit entspricht in der Regel der Anzahl der Teammitglieder, sodass jedes Teammitglied jeweils nur an einer Aufgabe arbeiten kann.

6 – Verfolgen Sie die Metriken

Ein weiteres wichtiges Prinzip für das Kanban-Projektmanagement ist die Leistungsbewertung Ihres Teams. Zu diesem Zweck verwendet Kanban zwei Metriken – Durchlaufzeit und Zykluszeit. Diese Metriken messen, wie viel Zeit das Team im Durchschnitt für die Erledigung von Aufgaben benötigt und signalisieren somit Probleme im Prozess, wenn sich diese Zeit plötzlich verlängert.

Teams, die modernere Kanban-Tafel-Tools verwenden, können auch die Vorteile von den agilen Metriken nutzen. Diese nutzen die Informationen über Vorlauf- und Zykluszeiten, um problematische Aufgaben auf der Kanban-Tafel des Teams zu identifizieren und vorzuschlagen, worauf sich das Team als nächstes konzentrieren sollte.

7 – Regelmäßig überprüfen

Schließlich geht es beim Kanban-Projektmanagement um ständige Verbesserung. Daher müssen der Prozess, die Aufgaben und die Ergebnisse regelmäßig überprüft werden. Auf diese Weise kann das Team sicherstellen, dass es jederzeit am wichtigsten Teil des Projekts arbeitet und dies auf die effektivste Weise tut. Um dieses Prinzip umzusetzen, führen Teams regelmäßig Planungs-, Stand-up- und Review-Meetings durch.

Vorteile von Kanban-Projektmanagement

Da Sie nun wissen, wie Kanban-Projektmanagement funktioniert, erfahren Sie nun, warum Sie sich mit der Implementierung in Ihrem Team befassen sollten.

1 – Klarer Prozess und stabile Kontrolle

Einer der größten Vorteile, den Kanban-Projektmanagement mit sich bringt, ist die Visualisierung. Wenn Sie alle Ihre Vorgänge auf dem Kanban-Board abbilden, wird es sehr deutlich, woran das Team gerade arbeitet und was als nächstes getan werden sollte. Sie können Aufgaben auf der Grundlage des Status, der Priorität, des Typs, der Tags oder der Farben klassifizieren und so Ihren eigenen, individuellen Arbeitsablauf und die Struktur der Tafel erstellen.

Auf diese Weise ist es weniger notwendig, das Team zu verwalten, es gibt weniger Missverständnisse und es ist einfacher, Ihren Kunden zu zeigen, was Sie erreicht haben und was als nächstes kommt.

2 – Schnellere Lieferung

Ein weiterer Vorteil bzw. ein Ergebnis des Kanban-Projektmanagements ist die schnellere Lieferung der Ergebnisse. Dies wird mit Hilfe der beiden Faktoren – WIP-Limits und klare Prozesse – erreicht. Durch die WIP-Begrenzungen stellt Kanban sicher, dass jedes Teammitglied nur an einer Aufgabe zur gleichen Zeit arbeitet. Dies führt zu einer besseren Konzentrationsfähigkeit und zu schnelleren Ergebnissen. Durch die Visualisierung und Festlegung eines klaren Prozesses wird weniger Zeit benötigt, um zu entscheiden, was als nächstes getan werden muss. All dies führt zu einer schnelleren Lieferung.

3 – Einfache Anpassung an Änderungen – mehr Agilität

Ein weiterer Vorteil des Kanban-Projektmanagements ist die Fähigkeit, auf Veränderungen zu reagieren und sich anzupassen. Kanban an sich fordert die Teams auf, ihren Prozess ständig zu überprüfen und zu verbessern, was auch bei Veränderungen durch Drittanbieter oder den Markt perfekt funktioniert. Das Team weiß, wie es die Aufgaben neu priorisieren und sich selbst neu organisieren kann. So werden sie flexibler und können besser mit neuen Aufgaben umgehen.

4 – Bessere Aufteilung der Aufgaben

Mit einer modernen Kanban-Tafel und der Visualisierung von Teilaufgaben wird es einfacher, auch die kleinsten Aufgaben zu verfolgen und zu erledigen. Auf diese Weise kann man die komplizierten Prozessschritte erweitern und hat jederzeit den Überblick über den Aufgabenstatus, ohne zusätzliche Rückfragen an das Team stellen zu müssen.

5 – Weniger Besprechungen

Wenn Sie sich für Kanban-Projektmanagement entscheiden, kann das auch bedeuten, dass Ihr Team weniger Besprechungen haben muss. Da der Prozess klar auf dem Board visualisiert wird, wird die Überprüfung des Projektstatus viel einfacher und erfordert nicht mehr die Erstellung von Berichten. Außerdem kann das Team in den Aufgabendetails kommunizieren und Projektinformationen austauschen, wodurch die asynchrone Kommunikation gefördert und die Notwendigkeit, Aufgaben live zu besprechen, minimiert wird.

6 – Mehr Verantwortlichkeit

Schließlich führt das Kanban-Projektmanagement zu mehr Verantwortlichkeit in den Teams, die es verwenden. Kanban fordert die Teammitglieder auf, Aufgaben aktiv zu übernehmen und fördert so die Eigenverantwortung für die zu erledigende Arbeit. Da alle Aufgaben auf dem Kanban-Board sichtbar sind, fühlen sich die Teammitglieder außerdem eher verpflichtet, sie durch die Prozessschritte zu verschieben, anstatt sie wochenlang an einem Ort liegen zu lassen.

Welche Projekte profitieren am meisten von Kanban?

Projekte, die am meisten von Kanban-Projektmanagement profitieren, sind solche, die eine genaue Verfolgung, Aufschlüsselung und Klassifizierung der Arbeit erfordern. Dies wird durch Visualisierung der Arbeit auf einer Kanban-Tafel, iterative Planung und Priorisierung erreicht. Solche Projekte sind in der Regel darauf fokussiert:

1 – Einführung eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung. Kanban ermöglicht es dem Team, sich auf die Ziele zu konzentrieren, auf Änderungen zu reagieren und das Projekt in bestimmten Phasen zu bearbeiten. So wird das Gefühl vermieden, überfordert zu sein.

2 – Unterstützung eines aktuellen Produkts. Die Visualisierung und Klassifizierung von Aufgaben auf dem Kanban-Board ist in diesem Fall wirklich hervorragend. Es wird einfach, alles zu sehen, was zu tun ist, und dringende Aufgaben zu erledigen, ohne das Team zu überlasten.

3 – Qualitätssicherung. Mithilfe der Prioritätsspalten und der Aufgabenklassifizierung mit Kanban-Swimlanes können Teams einen reibungslosen Prozess erstellen, der Kontinuität und Effizienz gewährleistet.

Im Großen und Ganzen kann Kanban in jedem Team oder jeder Branche eingesetzt werden. Obwohl es für bestimmte Anwendungsfälle am besten geeignet ist, bedeutet das nicht, dass andere Teams oder Prozesse von der Visualisierung und Verfolgung der Arbeit auf einer Kanban-Tafel nicht profitieren können. Diese Kanban-Board-Vorlagen zeigen, wie man diesen Ansatz in der Entwicklung, der Buchhaltung, dem Marketing und verschiedenen anderen Projekten einsetzen kann.

Zusammenfassung

Wenn es um Projektmanagement geht, gibt es verschiedene Methoden, die Teams nutzen können. Kanban-Projektmanagement ist eine großartige Wahl für diejenigen, die in unsicheren Branchen und mit komplizierten Prozessen arbeiten. Es hilft dabei, zu visualisieren, was zu tun ist, und sicherzustellen, dass die Projekte übersichtlich und pünktlich geliefert werden.

Sind Sie auf der Suche nach einem Kanban-Projektmanagement-Tool, um diesen Ansatz auszuprobieren? Schauen Sie sich Teamhood an, um Ihre Projekte einfach zu visualisieren und zu verfolgen.