Was ist eine Projektcharta?

Die Projektcharta ist ein Begriff, der im agilen Projektmanagement häufig vorkommt. Wenn Sie jedoch neu in diesem Bereich sind, kann der Zweck und die Form dieses Dokuments verwirrend sein. Um Ihnen zu helfen, haben wir alle Grundprinzipien beschrieben, also lesen Sie weiter, um mehr darüber zu erfahren, was eine Projektcharta ist und wie man sie schreibt.

Die Projektcharta-Definition

Einfach gesagt, ist das Projektcharta-Dokument eine Zusammenfassung eines geplanten Projekts.

Er wird vor Beginn des Projekts geschrieben und hat den Zweck, die wichtigsten Ziele vorzustellen und bei der Entscheidung zu helfen, ob das Projekt in Angriff genommen werden soll oder nicht. Egal, ob sie mit Scrum, Scrumban oder Kanban arbeiten, sollte dieser Schritt berücksichtigt werden.

Dieses Dokument besteht in der Regel aus 2-3 Seiten und beschreibt die Projektziele, Ressourcen, Zeitpläne und Risiken. Der Zweck einer Projektcharta besteht nicht darin, zu beschreiben, wie das Projekt durchgeführt werden soll, sondern vielmehr darin, zu vermitteln, warum es durchgeführt werden sollte. Die Projektcharta dient 3 Hauptzielen:

1 – Legt Schätzungen und Risiken für das Ziel fest.

2 – Hilft bei der Entscheidung, ob das Projekt in Angriff genommen werden soll.

3 – Bestimmt die Verantwortlichkeiten der Stakeholder.

So definieren wir die Projektcharta – ein kurzes Dokument, das das Hauptziel und den Zweck eines Projekts sowie die Art und Weise seiner Durchführung beschreibt.

Wer schreibt die Projektcharta?

In den meisten Fällen wird die Projektcharta vom Projektmanager geschrieben. Es gibt jedoch noch eine weitere wichtige Person, die an der Erstellung dieses Dokuments beteiligt ist – der Sponsor.

Der Sponsor ist der Hauptinitiator und Unterstützer des Projekts. Dies ist normalerweise eine hochrangige Führungskraft, die in dem Projekt einen echten Wert und Zweck sieht. Aufgrund seines Zeitmangels wählt der Sponsor normalerweise einen Projektmanager für das Projekt aus und fordert ihn auf, die Projektcharta zu erstellen.

Sowohl der Projektmanager als auch der Sponsor arbeiten an dem Dokument zusammen. Der Sponsor muss alle wichtigen Informationen über die Relevanz des Projekts vermitteln und der Projektmanager ist für die Erstellung des endgültigen Entwurfs verantwortlich. Die endgültige Genehmigung ist Sache des Sponsors.

Wie sehen die Projektchartas aus?

Jeder Projektmanager hat seine eigene Art und Weise, die Projektcharta zu schreiben. Manche haben vordefinierte Formen, die nur noch ausgefüllt werden müssen, andere schreiben jede Charta von Grund auf neu. Egal, welchen Weg Sie gehen, die Struktur aller Chartas ähnelt sich. Sie muss die Hauptziele, Risiken, Anforderungen, den Zeitplan und die Ressourcen enthalten.

Durch die Einbeziehung dieser Elemente kann der Projektmanager einen Gesamtüberblick über das Geplante gewinnen und den Beteiligten die Möglichkeit geben, zu entscheiden, ob das Projekt in Angriff genommen werden soll.

Wo sollten Sie also beginnen? Hier sind die 5 Hauptbestandteile einer Projektcharta im Detail.

1 – Ziele

Projektname

Das erste, was Sie in die Projektcharta aufnehmen wollen, ist der Name des Projekts, wann die Charta erstellt wurde und von wem. Betrachten Sie dies als den Titel für das Dokument, den die Projektteilnehmer schnell finden können, wenn sie nach der entsprechenden Datei suchen. Das Hinzufügen des Datums hilft dabei, die Dringlichkeit des Projekts einzuschätzen, und wenn es Fragen gibt, können sich die Shareholder an die Person wenden, die die Charta geschrieben hat.

Projektziel

Als Nächstes müssen Sie das Ziel für die Projektcharta festlegen. Wenn Sie das Projektziel schreiben, halten Sie es kurz und leicht verständlich. Sie müssen keine langen Erklärungen schreiben, sondern geben Sie Ihrem Projekt einfach ein klares Ziel, das Sie erreichen wollen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob das Ziel klar genug ist, fragen Sie sich: „Kann eine Person außerhalb meines Teams dieses Ziel verstehen? Die Antwort sollte „Ja“ lauten.

Projektumfang

Bestimmen Sie schließlich den Projektumfang. Entscheiden Sie, was in die Projektausführung einbezogen werden soll und was nicht. Dieser Schritt ist wichtig, um die Projektdauer und das Budget zu kontrollieren und um sicherzustellen, dass sich der Umfang nicht vergrößert, sobald das Team mit der Arbeit beginnt. All dies hilf mit dem Auslastungsmanagement.

Wenn Sie z. B. ein Kundendienstzentrum eröffnen, listen Sie Details wie den Standort, die Größe, die Anzahl der Mitarbeiter, die Supportfunktionen, die es übernehmen soll, usw. auf.

2 – Risiken

Der zweite Punkt, der in Projektchartas besprochen werden sollte, sind die Risiken. Dies erlaubt uns, die Ausführung des Projekts zu betrachten, sowie seinen Gesamtwert zu bewerten.

In diesem Abschnitt Ihres Dokuments werden Sie über 3 Dinge schreiben wollen – Risiken, Abhängigkeiten und Einschränkungen.

Risiken

Berücksichtigen Sie zunächst die möglichen Risiken. Machen Ihre Konkurrenten etwas Ähnliches und sind besser als Sie? Kann sich der Markt ändern und das Ergebnis des Projekts irrelevant werden? Ist der Markt stabil? Überlegen Sie, welche Risiken Sie mit dem spezifischen Projekt haben und stellen Sie sicher, dass Sie diese in diesem Abschnitt auflisten.

Abhängigkeiten

Zweitens: Konzentrieren Sie sich auf die Abhängigkeiten, die Ihre Projektausführung beeinflussen können. Warten Sie auf die Fertigstellung eines anderen Projekts? Sind Sie von bestimmten Lieferanten abhängig? Oder müssen Sie vielleicht darauf warten, dass bestimmte Verträge finalisiert werden? All diese Abhängigkeiten können sich stark auf den Liefertermin Ihres Projekts auswirken und sollten daher in der Projektcharta berücksichtigt werden.

Einschränkungen

Zum Schluss richten Sie den Fokus wieder auf sich selbst und definieren Sie alle Einschränkungen, mit denen dieses Projekt zu tun haben wird. Überlegen Sie, was Ihrerseits die termingerechte und vollständige Lieferung des Projekts behindern kann. Haben Sie begrenzte Ressourcen? Müssen Sie vielleicht ein knappes Budget beachten? Ist der Zeitplan für das Projekt machbar? Berücksichtigen Sie diese und andere relevante Einschränkungen beim Schreiben der Projektcharta.

3 – Anforderungen

Der dritte Abschnitt der Projektcharta sollte sich auf die Projektanforderungen und Erfolgskriterien konzentrieren. Beide helfen dabei, die Projektanforderungen und das, was das Projekt erfolgreich machen wird, zu verstehen.

Anforderungen

Als Anforderungen sollten Sie die Personalressourcen, den Büroraum, die Werkzeuge und die Prozesse auflisten, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sein werden. Denken Sie auch an alle spezifischen Anforderungen, die dieses spezielle Projekt haben könnte. Je genauer Sie in der Projektcharta sind, desto einfacher wird es sein, wenn das Projekt in Gang kommt. Wenn Sie sich nicht sicher sind, welche Ressourcen benötigt werden, wenden Sie sich an Ihr Team oder an andere Projektmanager, die Ihnen in dieser Phase der Erstellung der Projektcharta helfen können.

Sie sollten sich auch darüber Gedanken machen, wie dies sich auf das Management von Remote-Teams auswirken wird.

4 – Zeitleiste

Im vierten Abschnitt der Projektcharta dreht sich alles um den Zeitplan. Um den Fortschritt des Projekts zu verfolgen, sollten Sie angeben, wie das Team und die Stakeholder ihn verfolgen können.

5 – Ressourcen

Der letzte Teil der Projektcharta sollte den für das Projekt erforderlichen Ressourcen gewidmet sein. Dies wird Ihnen helfen, das Projektbudget festzulegen. Es gibt drei Aspekte, auf die Sie sich konzentrieren sollten – die Kompetenz des Projektmanagers, die Stakeholder und das Budget.

Hier sind ein paar Beispiele für Projekt-Chartas zum Durchsehen.

Erste Schritte

Sobald Ihre Projektcharta genehmigt ist, ist es Zeit, mit der Arbeit an dem Projekt zu beginnen. Versammeln Sie Ihr Team, kommunizieren Sie das Ziel, und beginnen Sie zu arbeiten.

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