Projektportfolio-Management

Ein Projekt zu verwalten kann schwierig sein, aber was passiert, wenn es Ihre Aufgabe ist, mehrere Projekte zu planen und zu verfolgen? Die Anwendung von effektiven Projektportfolio-Management-Techniken ist der richtige Weg. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mehrere Zeitpläne und Ressourcen effizient verwalten und dabei die allgemeinen Geschäftsziele im Auge behalten können? Dann sind Sie hier an der richtigen Stelle.

Was ist Projektportfolio-Management?

Das Projektportfolio-Management ist eine Vorgehensweise, mit der mehrere Projekte, die vom gleichen Unternehmen durchgeführt werden, verwaltet werden – damit die Projekte mit den Geschäftszielen übereinstimmen und nicht in Konflikt miteinander stehen. Mögen Sie agiles Projektmanagement?

Die meisten mittelgroßen und großen Unternehmen bearbeiten mehrere Projekte gleichzeitig. In einigen Fällen sind sie miteinander verbunden, in anderen sind sie komplett unabhängig voneinander. Da sie jedoch vom selben Unternehmen durchgeführt werden, teilen sie sich die gleichen Ressourcen und Mitarbeiter. Das bedeutet, dass es Konflikte bei der Aufteilung dieser Ressourcen gibt und dies ist genau das, was das Projektportfolio-Management lösen soll.

Durch die Einschätzung von Risiken, Zielen, Prioritäten und Terminen wählt der Portfoliomanager neue Projekte aus und strukturiert das Unternehmensportfolio so, dass das bestmögliche Ergebnis erzielt werden kann. Und ein gutes Projektportfolio hilft bei der Einschätzung der möglichen Ergebnisse und Ziele im Vergleich zu den Risiken und Beschränkungen, mit denen das Unternehmen konfrontiert ist, wodurch es einfacher zu wissen wird, was und wann getan werden sollte.

Das Portfoliomanagement wird in der Regel von den Führungskräften des Unternehmens durchgeführt. In größeren Organisationen kann diese Verantwortung für mehr Effizienz an das Project Management Office (PMO) abgegeben werden. Die endgültigen Entscheidungen darüber, welche Projekte in das Portfolio aufgenommen werden und welche Priorität haben, liegen jedoch immer noch in den Händen der Geschäftsleitung.

Warum ist das Projektportfolio-Management wichtig

Die Implementierung eines Projektportfolios hilft einem Unternehmen in zwei verschiedenen Bereichen – bei der Entscheidung, welche Projekte in Angriff genommen werden sollen und bei der Steuerung der laufenden Projekte in die richtige Richtung.

Für Unternehmen, die ein agiles Projektportfolio verwenden, geht es bei der Auswahl neuer Projekte vor allem darum, die aktuelle Situation zu bewerten. Indem sie das Gesamtbild der aktuellen Situation sehen, können sie objektiv die Risiken und Einschränkungen für jedes mögliche neue Projekt einschätzen. Gleichzeitig können sie auch leicht erkennen, welchen zusätzlichen Wert jedes neue Projekt für das Unternehmen bringen kann. Dies fördert einen objektiveren Entscheidungsprozess.

Der zweite wichtige Grund, ein agiles Projektportfolio zu verwenden, ist, die verschiedenen Unternehmensprojekte auf Kurs zu halten. Wenn die Arbeit beginnt, kann man sich sehr leicht in den alltäglichen Aktivitäten verlieren und von den übergeordneten Unternehmenszielen abweichen. Das Projektportfolio verhindert dies, indem es alle laufenden Aktivitäten visualisiert, die Arbeiten priorisiert und die Ressourcen so aufteilt, dass sie der Unternehmensagenda am besten dienen. So bleibt jedes Projektteam auf Kurs.

Projektportfolio-Management Vorteile

Hier sind die Hauptvorteile eines Projektportfolios in Ihrem Unternehmen:

1 – Übereinstimmung mit den Unternehmenszielen und Projekten. Indem er alle Unternehmensprojekte an einem Ort sieht, kann der Manager die Aufgaben des Teams so umplanen und planen, dass sie den Unternehmenszielen am besten dienen.

2 – Vermeidung von persönlicher Voreingenommenheit. Wenn Sie alle Projekte in Ihrem Portfolio sehen, ist die Wahrscheinlichkeit geringer, dass die Priorisierung schief läuft. Das bedeutet, dass persönliche Meinungen und Vorlieben bei der Entscheidungsfindung weniger im Vordergrund stehen.

3 – Vereinfachung der Entscheidungsfindung bei Projektkonflikten. Wenn zwei oder mehrere Projekte die gleichen Ressourcen benötigen, wird es einfacher, Prioritäten zu setzen. Es ermöglicht auch, Mitarbeiter auf eine effiziente Art und Weise zuzuweisen, so dass niemand überlastet wird und die vorrangigen Aufgaben rechtzeitig erledigt werden.

4 – Hilfe bei der Ablehnung von Projekten. Mit einem Portfolio-Manager oder einem PMO wird es einfacher zu sehen, welche der potenziellen Projekte mit den Unternehmenszielen übereinstimmen und welche nicht angenommen werden sollten.

5 – Aufbau von der Verwaltungsstruktur und Übersicht. Durch die Betonung des langfristigen Fokus implementiert das Projektportfolio neue Arbeitsgewohnheiten und fördert die Selbstverwaltung.

Projektportfolio-Management: Prozess

Der Projektportfolio-Management Prozess ist ein kontinuierlicher Zyklus aus Planung, Genehmigung, Überwachung und Steuerung. Jedes Projekt des Portfolios muss diesen Zyklus durchlaufen und bildet somit den Gesamtprozess.

Um Ihnen ein einfaches Beispiel zu geben: Nehmen wir an, wir haben ein neues Unternehmen, in dem noch keine Projekte laufen. In diesem Fall muss als erstes geplant werden, welche Projekte in Angriff genommen werden sollen. Indem der Portfolio-Manager aus mehreren Vorschlägen auswählt und die Ressourcen prüft, stellt er ein paar Projekte zusammen, die das Unternehmen in Angriff nehmen könnte. Dann werden die Dokumente, die einer Projektcharta ähneln, an die Führungsetage übergeben.

Es liegt an ihnen, verschiedene Aspekte zu berücksichtigen und zu genehmigen, welche Projekte durchgeführt werden. Wenn die Projekte beginnen, ist es schließlich Aufgabe des Portfoliomanagers, sie zu überwachen und zu steuern. Dies geschieht durch die Zuweisung von Ressourcen und Mitarbeitern, die Lösung von Konflikten und die Überwachung, ob sie dem ursprünglichen Plan folgen und mit der Unternehmensvision übereinstimmen.

In der Realität beginnen die meisten Projekte im Portfolio eines Unternehmens jedoch zu unterschiedlichen Zeitpunkten, was bedeutet, dass sie alle einen anderen Teil des Zyklus durchlaufen könnten und es die Aufgabe des Portfoliomanagers ist, die Kontrolle über alle zu übernehmen.

Wenn der Zyklus zu umfangreich erscheint, könnte der Portfoliomanagement-Prozess auch durch zwei verschiedene Phasen definiert werden – Ausrichtung und Überwachung/Steuerung.

Die Ausrichtungsphase ist die Phase, in der neue Projekte in das aktuelle Portfolio eingeführt werden. Bevor dies geschehen kann, sammelt der Portfoliomanager Informationen über die neuen Projekte und prüft, wie sie sich mit den allgemeinen Unternehmenszielen vereinbaren lassen. Je nach Unternehmen kann diese Phase geplant sein (monatlich, vierteljährlich, jährlich) oder nach Bedarf erfolgen, wenn das Unternehmen Platz für ein neues Projekt hat. Auf diese Weise gehen Sie richtig gut mit den Zeitbeschränkungen um.

Die Phase Überwachung und Steuerung beginnt mit dem Start eines Projekts und dauert bis zu seinem Abschluss. In dieser Phase überwacht der Portfoliomanager den Zustand des gesamten Portfolios sowie der einzelnen Projekte anhand vorgegebener Metriken. Indem er das Gesamtbild sieht, kann der Portfoliomanager eingreifen und den Verlauf jedes Projekts nach Bedarf anpassen.

5 Schritte zum Verwalten Ihres Projektportfolios

Um sicherzustellen, dass Ihr Projektportfolio ausgewogen ist und jedes Projektteam auf ein gemeinsames Ziel hinarbeitet, gibt es 5 Schritte, die Sie im Auge behalten sollten.

1 – Bestimmen und kommunizieren Sie die übergeordneten Unternehmensziele. Bevor Sie überhaupt anfangen, über das Projektportfolio nachzudenken, ist es wichtig, die Unternehmensziele zu konkretisieren und den Mitarbeitern zu kommunizieren. Noch besser ist eine Priorisierung dieser Ziele, damit die Mitarbeiter wissen, was in einem Konfliktfall Vorrang hat. Es ist zwar die Aufgabe des Portfoliomanagers, die Geschäftsziele im Auge zu behalten, aber es ist eine große Hilfe, Teams zu haben, die wissen, was Sie zu erreichen versuchen.

2 – Behalten Sie den Überblick über mögliche Projekte und vorgeschlagene Projektideen. Während eine Anfrage für ein neues Projekt höchstwahrscheinlich nicht aus heiterem Himmel kommt, hilft Ihnen eine Liste mit möglichen Vorhaben dabei, sicher zu sein, was als nächstes getan werden sollte. Wenn die Zeit kommt, Möglichkeiten zu bewerten und das nächste Projekt Ihres Unternehmens auszuwählen, können Sie diese Liste zu Rate ziehen und sehen, welche Ideen wirklich am sinnvollsten sind.

3 – Nehmen Sie sich etwas Zeit, um das Potenzial zu bewerten. Bevor Sie ein neues Projekt für Ihr Portfolio auswählen, ist es immer eine gute Idee, es zu analysieren. Recherchieren Sie und überlegen Sie, welchen möglichen Nutzen jedes Projekt für Ihr Portfolio bringen kann und wie es die Gesamtziele unterstützen wird. Sie werden vielleicht überrascht sein, wenn Sie feststellen, dass ein Projekt, das Sie für großartig hielten, sich als mittelmäßige Lösung erweist.

4 – Aktualisieren Sie Ihr Projekt. Listen Sie die Ressourcen und Teammitglieder auf, die benötigt werden, um dieses Projekt zu verwirklichen, und wägen Sie die Kosten gegen die möglichen Risiken und den zu erwartenden Nutzen ab. Mit diesem letzten Schritt vor dem Projektbeginn können Sie feststellen, ob diese neue Ergänzung finanziell machbar ist und für Ihre Ziele und Finanzen Sinn macht.

5 – Kontrollieren Sie den Fortschritt. Wenn das Projekt ins Portfolio aufgenommen wird, muss es sich nicht mehr als wertvoll erweisen, aber genau hier beginnt die harte Arbeit des Portfoliomanagers. Jedes Projekt in Ihrem Portfolio muss genau verfolgt werden, um zu sehen, ob alles noch auf dem richtigen Weg ist oder ob man eingreifen muss. Es liegt an Ihnen als Portfoliomanager, zu erkennen, wann ein Projekt Hilfe braucht, und jederzeit Leute aus anderen Projekten zu holen, um an den wichtigsten Aspekten zu arbeiten.

Tools für das Projektportfolio-Management

Die Rolle eines Portfoliomanagers zu übernehmen ist keine leichte Aufgabe, egal ob Sie alleine oder in einem PMO arbeiten. Mit guten Projektmanagement-Tools können Sie die Arbeit effektiver verteilen und bessere Ergebnisse erzielen. Es lässt sich nicht sagen, welches Projektportfolio-Tool das beste für Sie ist, aber hier sind einige Aspekte, die eine gute Lösung bieten wird.

Gantt-Diagramm für die Vogelperspektive

Die Schlüsselrolle des Portfoliomanagements besteht darin, das Gesamtbild zu überblicken, daher sollte dieser erste Punkt klar auf der Hand liegen. Wenn Sie nach einem Tool suchen, wählen Sie etwas, das Ihnen einen Überblick über alles, was passiert, verschafft und es Ihnen gleichzeitig ermöglicht, auch in die kleinsten Details einzusteigen. Wenn Sie beides haben – eine Vogelperspektive und einen Überblick über die aktuellen Ereignisse – können Sie die besten Entscheidungen treffen.

Zusammenarbeit an Aufgaben und Projekten

Kommunikation ist entscheidend in jedem Projekt und wird noch wichtiger, wenn mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten sind. Eine gute Portfoliomanagement-Lösung erleichtert die Kommunikation zwischen Teams und Management, indem sie der einzige Kanal für alle projektbezogenen Diskussionen und Fragen ist.

Alle Dateien an einem Ort

Ein weiterer wichtiger Aspekt, den Sie bei der Auswahl Ihres Tools berücksichtigen sollten, ist, ob es alle wichtigen Projektdaten aufnehmen und sammeln kann. Wählen Sie eines, das beides kann, und Sie werden sowohl für sich als auch für Ihr Team eine Menge Zeit sparen, die früher mit der Suche nach wichtigen Informationen verbracht wurde.

Leistungsberichte

Schließlich muss jedes gute Projektportfoliomanagement-Tool über ein integriertes Berichtssystem verfügen. Berichte sind entscheidend für die Leistungsverfolgung und ein zusätzliches Tool für diesen Zweck zu verwenden, wird Ihre wertvolle Zeit verschwenden. Wählen Sie stattdessen etwas mit eingebauten Live-Berichten und bleiben Sie immer am Puls Ihrer Projekte.