Remote-Projektmanagement – die neue Realität in der Praxis

Der Begriff Remote-Projektmanagement ist nicht neu. Er wurde geprägt, um das Management von Teams zu beschreiben, bei denen mindestens eines der Mitglieder aus der Ferne arbeitet. Doch mit der Pandemie in diesem Jahr erreichte der Bedarf an Remote-Projektmanagement-Fähigkeiten einen neuen Höhepunkt. Und auch jetzt, da die meisten in die Büros zurückkehren, wissen wir bereits, dass Remote-Arbeit ein viel größeres Stück des Gesamtpuzzles sein wird. Das bedeutet, dass Projektmanager neue Fähigkeiten erlernen müssen, um sicherzustellen, dass ihre Projekte erfolgreich sind.

Für manche ist Remote-Projektmanagement ein völlig neuer Begriff, aber die Branche bewegt sich schon seit einiger Zeit in diese Richtung. So hatten wir nach der Büroschließung in diesem Jahr eine Vielzahl von Kommunikations- und Management-Tools zur Hand. Doch nur die Tools zu haben, bedeutet nicht, dass man auch die Fähigkeiten hat, ein digitales Projekt zu managen. Denn es gibt spezifische Nuancen bei der Arbeit aus der Ferne im Vergleich zur Arbeit im Büro.

Vorteile von digitalen Projekten 

Bevor wir in die Problembereiche eintauchen und überlegen, wie man sie lösen kann, sollten wir uns anschauen, warum Remote-Arbeit so beliebt wurde. Dafür gibt es mehrere Gründe:

Erstens – eine bessere Work-Life-Balance mit dem Remote-Projektmanagement. Mitarbeiter wollen heute Routinen schaffen, die für ihre Lebenssituation funktionieren. Und von 9 bis 17 Uhr in einem Büro zu sitzen, ist nicht mehr etwas, was die meisten gerne tun. Stattdessen suchen die Menschen nach Möglichkeiten, wo sie nach ihrem eigenen Zeitplan arbeiten und Hobbys, Familie und Privatleben integrieren können. Viele Büros führen das Konzept des hybriden Arbeitsplatzes ein, das es den Mitarbeitern erlaubt, Arbeit zu Hause und im Büro flexibel zu kombinieren.

Zweitens – verbesserte Produktivität. Seien wir ehrlich, wir sind nicht jeden Tag den ganzen Tag produktiv. Und es gibt Zeiten, in denen Sie im Büro sitzen und durch soziale Medien scrollen oder mit Ihren Teamkollegen Kaffee trinken, als Zeitvertreib. Bei der Remote-Arbeit bestimmen Sie selbst, wann Sie die Arbeit erledigen und können also dann arbeiten, wenn Sie sich am produktivsten fühlen. Sie liefern die gewünschten Ergebnisse in einer kürzeren Gesamtzeit.

Drittens – geringere Kosten und ein größerer Pool an Kandidaten. Und schließlich können Remote-Teams auch für das Unternehmen von Vorteil sein. Da die Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten, benötigen Sie nicht so viel Büroraum und reduzieren so Ihre Betriebskosten. Außerdem wächst der Pool an Kandidaten, aus denen Sie auswählen können, exponentiell. Und mit einer besseren Work-Life-Balance steigt höchstwahrscheinlich auch Ihre Bindungsrate.

Remote-Projektmanagement Probleme

Das sind großartige Vorteile, die die meisten dazu bringen, die Einführung digitaler Projekte in ihren Betrieb zu überlegen. Sie wählen einfach die Projektmanagement-Tools aus, richten die Kommunikationskanäle ein und sind bereit, oder? Nun, fast. 

Die größte Aufgabe liegt hier in den Händen des Projektleiters. Denn Remote-Arbeit bringt neue Herausforderungen und Schmerzpunkte mit sich, die überwacht und gelöst werden müssen.

Eine Umfrage von Dr. Penny Pullan aus dem Jahr 2016 nennt diese 5 Punkte als die größten Herausforderungen für digitale Projekte:

Mitarbeiter motivieren (76 %)
Fehlende Dynamik und Nuancen im Gespräch (58 %)
Arbeiten über Zeitzonen hinweg (56%)
Arbeiten über verschiedene Kulturen hinweg (56%)
Vertrauen aufbauen (55%)

Die meisten davon entstehen durch die veränderte Art und Weise, wie ein Team kommuniziert, und so ist es Aufgabe des Projektmanagers oder Teamleiters, neue und effektive Kommunikationskanäle einzurichten. Die Umfrage nennt auch die Arbeitsüberwachung (47 %), das Erkennen von und den Umgang mit Konflikten (42 %) und das Kennenlernen der Teamkollegen (42 %) als Themen, mit denen sich die meisten Remote-Teams auseinandersetzen müssen. Und deshalb sollten auch sie nicht außer Acht gelassen werden.

Digitale Projekte zum Laufen bringen

Wie können Sie also sicherstellen, dass diese Schmerzpunkte in Ihrem Team nicht im Vordergrund stehen? Der Schlüssel ist die Einführung einer neuen Kommunikationsebene in den meisten Ihrer Remote-Praktiken. Da sich Ihr Team nicht mehr von Angesicht zu Angesicht trifft, gibt es keine verbalen oder mimischen Hinweise mehr, auf die Sie zurückgreifen können. Es liegt also an der Führungskraft, einen Weg zu finden, diese durch Meetings und Tools zu ersetzen und sicherzustellen, dass nichts in der Übersetzung verloren geht.

Sie denken vielleicht, das ist doch ganz einfach – wir richten einfach Video-Meetings, eine Projektmanagement-Lösung und ein File-Sharing-System ein, oder? Nun, das mag funktionieren, aber in den meisten Fällen ist nur so viel auf lange Sicht nicht genug. Stattdessen müssen Sie sich damit beschäftigen, neue Praktiken für Ihr Team einzurichten.

Neugierig, mehr zu erfahren? Hier sind die besten Praktiken für Sie zu berücksichtigen.

1. Stellen Sie sicher, dass alle informiert sind 

Wenn wir über Remote-Projektmanagement sprechen, sollten Sie als Erstes eine Art des Informationsaustauschs einrichten. Jedes Ihrer Teammitglieder muss Zugang zu denselben Daten haben, um sicherzustellen, dass es keine Missverständnisse gibt und alles reibungslos weiterläuft.

Dies kann lokal erfolgen, wobei der Teamleiter alle Projektpläne, Aufgaben und Zuweisungen verwaltet und sie dann je nach Bedarf an das Team verteilt. Viel effektiver ist es jedoch, eine Art Projektmanagement-Lösung zu verwenden. Denn die Teammitglieder können jederzeit aktuelle Informationen abrufen. Das ist besonders nützlich, wenn das Team über mehrere Zeitzonen verteilt ist.

Hier plant der Manager das Projekt, weist Aufgaben zu und verfolgt den Fortschritt. Während die entfernten Teammitglieder sich einloggen und sofort sehen, was sie zu tun haben und wie das Projekt voranschreitet. Sie können ihren Kollegen sogar helfen, schwierige Aufgaben zu erledigen. Remote-Projektmanagement-Tools wie leistungsfähiges Kanban-Board von Teamhood vereinfachen die Zusammenarbeit, indem sie den Prozess visualisieren und dem Team helfen, den Status des Fortschritts zu verstehen, auch wenn es aus der Ferne arbeitet.

2. Gesamtziele kommunizieren

Bei der Arbeit mit Remote-Teams wird es besonders wichtig, nicht nur die täglichen Aufgaben, sondern auch die übergeordneten Ziele zu kommunizieren.

Jedes Team erreicht viel bessere Ergebnisse, wenn es weiß, warum die Arbeit gemacht wird. Bei digitalen Projekten ist das nicht anders. Stellen Sie also sicher, dass Sie vor Beginn des Projekts eine Sitzung organisieren und dann die Sitzungen wiederholen, um sicherzustellen, dass das Team immer noch auf dem richtigen Weg ist.

3. Video auswählen

Ein weiterer Aspekt der Arbeit mit digitalen Projekten ist der Verlust der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Am Anfang mag es nicht wie eine große Sache erscheinen – einfach eine Nachricht schreiben oder eine E-Mail verschicken. Aber mit der Zeit wird es zu einem Problem. Die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht ist 34 Mal genauer als eine E-Mail. Der völlige Verzicht auf nonverbale Hinweise wird Sie also Zeit und Geld kosten, wenn Aufgaben immer wieder neu erledigt werden müssen.

Um dies zu vermeiden, sollten Sie Ihr Team dazu ermutigen, über Video zu kommunizieren. Die Kommunikation wird klarer und schneller sein. Noch besser: Richten Sie regelmäßige Treffen ein, um sich auszutauschen und Fortschritte zu besprechen. Auf diese Weise bleiben Sie auf dem Laufenden, was jeder tut, und bringen vielleicht sogar neue Ideen ein.

4. Übertreiben Sie es nicht mit den Meetings 

Apropos Meetings: Sie sollten darauf achten, es nicht zu übertreiben. Eine Studie von owl labs fand heraus, dass die meisten virtuellen Projektmanager den Verlust der persönlichen Kommunikation kompensieren, indem sie mehr Meetings einplanen. Das mag zwar wie eine tolle Idee klingen, aber die Realität ist, dass die meisten dieser Meetings nicht effektiv sind. Und wenn Sie Ihr Remote-Team mit der Teilnahme an Meetings überlasten, führt das nur zu Produktivitätsverlusten.

Es ist sehr wichtig, die richtige Balance zu finden, und dafür sollten Sie Ihr Team wirklich kennen. Bei manchen brauchen Sie nur ein Fortschrittsbericht-Meeting pro Woche, bei anderen könnte ein tägliches Meeting entscheidend sein. Schauen Sie sich an, wie Ihr Team arbeitet, wie oft Probleme auftauchen und stellen Sie einen Zeitplan auf, der hilfreich und nicht störend ist.

5. Offene Kommunikation

Da alle Projektbeteiligten nach ihren eigenen Zeitplänen arbeiten, kann es eine Herausforderung sein, jemanden zu erreichen. Um sicherzustellen, dass Fragen beantwortet werden und die Arbeit nicht ins Stocken gerät, sollten Sie eine offene Kommunikation ermöglichen.

Alle Teammitglieder sollten in der Lage sein, andere Personen im Team oder Unternehmen leicht zu erreichen. Auf diese Weise können sie, wenn eine bestimmte Person nicht antwortet, die gleiche Frage einfach einer anderen Person stellen, eine Antwort erhalten und weiterarbeiten. Auch wenn es auf den ersten Blick gegen die Effizienz spricht, kann man Dinge schneller erledigen, wenn man in der Lage ist, jeden zu kontaktieren und sich bei Fragen nicht an den Vorgesetzten wenden muss.

Stellen Sie gleichzeitig sicher, dass Sie die Teamarbeit überwachen und ein effizientes Auslastungsmanagement sicherstellen. Wenn Sie wissen, dass niemand in Ihrem Team überlastet ist, können Sie sicher sein, dass die Kommunikation freier fließt.

6. Nehmen Sie sich die Zeit, Ihr Team kennenzulernen 

Und schließlich: Auch wenn Sie ein Projektmanager sind, bedeutet das nicht, dass Sie das Team nicht kennenlernen sollten. Das sind ganz normale Menschen, die ihr Bestes geben, und es wird viel einfacher sein, sie zu führen, wenn Sie wissen, wer sie sind.

Richten Sie informelle Videochats für das Team ein, bei denen Sie gemeinsam ein Bier trinken oder ein Online-Spiel spielen. Informieren Sie sich darüber, was in ihrem Privatleben passiert ist, und stellen Sie die neuen Mitarbeiter vor. Dies wird die informelle Kommunikation, die im Büro stattfindet, ein wenig ersetzen und Ihnen helfen, den besten Führungsstil zu finden. Gleichzeitig lernt das Team sich gegenseitig kennen und kann besser zusammenarbeiten.

Auf dem Papier ist das Management eines virtuellen Projekts einem regulären Projekt sehr ähnlich. Sie müssen immer noch Anforderungen sammeln, planen, Aufgaben zuweisen und Ergebnisse überwachen. Doch wenn es darauf ankommt, die Leute nicht zu sehen und über die Projektmanagement-Tools zu kommunizieren, kann das zu einer ziemlich großen Belastung werden. Um dies zu vermeiden – fördern Sie Videomeetings, tauschen Sie Informationen aus, halten Sie alle auf dem Laufenden und bewahren Sie die informellen Treffen, um Ihr Team kennenzulernen. Ihr aus der Ferne verwaltetes Projekt wird im Handumdrehen ein Erfolg sein!