Was ist visuelles Projektmanagement? 8 Arten und Beispiele

Das stets geschäftige und sich schnell verändernde Geschäftsumfeld erfordert immer stärkere analytische Fähigkeiten, um zeitnahe Entscheidungen zu treffen. Führungskräfte, Projektmanager und Interessenvertreter werden mit Plänen, Budgets und Alternativen gefüttert.

Sie können es sich jedoch nicht leisten, mehrseitige Berichte zu lesen oder in Excel-Tabellen mit tausend Zeilen zu wühlen. Projektteams, die unter Termindruck stehen, können ihre Zeit in wöchentlichen Statusbesprechungen nicht damit verbringen, lange Aufgabenlisten durchzublättern und zu überprüfen.

Um auf diese veränderte Realität zu reagieren, müssen Projektmanager neue Ansätze für die Strukturierung und den Austausch von Informationen anwenden, die es ihnen ermöglichen, Teams und Beteiligte einzubinden und schnell datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Diese neuen Ansätze sind die Methoden und Praktiken der visuellen Projektplanung.

Sind Sie neugierig, mehr zu erfahren? Sehen wir uns an, was es mit der Visualisierung im Projektmanagement auf sich hat.

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Was ist visuelles Projektmanagement?

Einfach ausgedrückt, bezieht sich visuelles Projektmanagement auf die Verwaltung von Projekten mit verschiedenen Tools, die helfen, komplexe Projektdaten zu visualisieren und zu verstehen. Mit anderen Worten, es ist das Gegenteil von schwarz-weißen Listen oder kalkulationsbasiertem Projektmanagement. Visualisierungstools für das Projektmanagement zielen darauf ab, Informationen bereitzustellen, die weniger statisch, leichter zu verstehen und einfach zu priorisieren und zu kategorisieren sind.

Versuche, das Projektmanagement zu visualisieren, sind nicht neu. Bereits seit der Erfindung des Gantt-Chart werden Methoden zur Projektvisualisierung eingesetzt. Bis vor kurzem waren solche Tools jedoch nur eine Ergänzung zu dokumentenlastigen Geschäftsprozessen.

Was sich im letzten Jahrzehnt geändert hat, ist, dass unser Leben immer schneller geworden ist, und das gilt auch für unsere Unternehmen. Dies hat sich auf viele Entscheidungen und Praktiken ausgewirkt, und da es sich um einen datenreichen Bereich handelt, ist das Projektmanagement immer schwieriger geworden.

Es gibt mehr Daten, weniger Zeit und höhere Anforderungen an die Qualität. All dies und die wachsende Beliebtheit von Agile Projektmanagement-Frameworks haben zu einem neuen Begriff geführt – dem visuellen Projektmanagement. In seiner einfachsten Form handelt es sich dabei um eine Reihe von Tools, die dazu dienen, Projektinformationen zu visualisieren und leichter verständlich zu machen.

Entdecken Sie hier die vollständige Liste der besten visuellen Projektmanagement-Software.

8 Arten von visuellen Projektplanungstools

Projektmanager verwenden eine Vielzahl von Tools oder Ansichten zur Visualisierung von Projektdaten. In den meisten Fällen entscheiden sich Unternehmen für eine Projektmanagementlösung (z. B. Teamhood), die alle diese Anforderungen erfüllt. Dann liegt es an den Projektmanagern zu entscheiden, welche der Ansichten für ihr Projekt von Vorteil sind, und sie bei der Projektverwaltung einzusetzen.

Hier finden Sie eine Übersicht über die beliebtesten visuellen Projektmanagement-Ansichten und -Tools.

1. Kanban boards

Kanban-Boards sind zweifelsohne eine der beliebtesten Methoden zur Visualisierung von Projektdaten. Sie sind einfach zu verwenden, können an jeden Prozess angepasst werden und ermöglichen es uns, den täglichen Projektverlauf zu verstehen.

Die meisten Kanban-Boards bestehen aus drei Abschnitten – Backlog (für geplante Aufgaben), In Progress (für Aufgaben, an denen gerade gearbeitet wird) und Done (für abgeschlossene Aufgaben).

So erhalten Sie einen guten Überblick über das, was vor sich geht. Sie können diese Abschnitte in detailliertere Schritte wie Design, Fertigung und QA unterteilen, um eine genauere Übersicht zu erhalten. Genau wie im obigen Beispiel gibt es einen zusätzlichen Status für Review. Die ideale Kanban-Board stellt Ihre Prozessschritte dar, so dass Sie den Status der einzelnen Aufgaben leicht verfolgen können.

Kanban-Boards können durch die Verwendung von Swimlanes und WIP limits weiter angepasst werden.

Hier finden Sie einige Beispiele für Kanban-Boards, um die verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten zu veranschaulichen.

2. Projekt-Zeitleiste

Eine Projekt-Timeline ist ein weiteres beliebtes visuelles Projektmanagement-Tool. Sie ähnelt einem Gantt-Diagramm, konzentriert sich aber auf die Visualisierung von Aufgabenabhängigkeiten und Zeitplänen, ohne dass am Rande erweiterte Aufgabendetails angezeigt werden.

Mit einem solchen Tool kann der Manager darstellen, wie die Aufgaben eines oder mehrerer Projekte voneinander abhängen und das Team so steuern, dass diese Abhängigkeiten berücksichtigt werden. Darüber hinaus ermöglicht eine solche Übersicht ein leichteres Verständnis der Auswirkungen späterer Aufgaben und notwendiger Anpassungen, wenn Änderungen auftreten.

Vergleichen Sie Software zur Verwaltung von Projektzeitleisten.

3. Gantt-chart

Ein Gantt-Chart ist eines der ursprünglichen Werkzeuge zur Projektvisualisierung. Es war revolutionär, als es zum ersten Mal eingeführt wurde, und wird auch heute noch häufig verwendet, um Projektabläufe abzubilden und vorauszuplanen.

Die linke Seite des Gantt-Chart visualisiert die Aufgaben- oder Phasenliste, während die rechte Seite die Dauer und die Abhängigkeiten in einer kalenderähnlichen Ansicht darstellt.

Die meisten Manager verwenden heute Gantt-Chart in Kombination mit anderen visuellen Projektplanungstools, um eine einfache Planung und tägliche Aufgabenverfolgung zu erreichen.

Vergleichen Sie verschiedene Gantt-Chart-Software.

4. Projekt-Portfolio

In der Projektportfolio-Ansicht werden alle Ihre Projekte in einem einzigen Bericht dargestellt. So können Sie die wichtigsten Daten überprüfen, den Fortschritt vergleichen und entscheiden, worauf Sie sich als nächstes konzentrieren möchten.

In typischen Portfolioübersichten sehen Sie Informationen wie das Start- und Enddatum des Projekts, die zugewiesene Zeit und das Budget, den tatsächlichen Zeit- und Geldaufwand und die Fortschrittsbewertung. All dies zusammen gibt Ihnen einen allgemeinen Überblick über den Projektstatus und die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird.

5. Workload-Ansicht

Ein Workload-Management-System ermöglicht es Managern, schnell zu sehen, wie ausgelastet ihre Teammitglieder sind und ihre Arbeitsbelastung entsprechend anzupassen.

In der Workload-Ansicht sehen Sie in der Regel alle Teamaufgaben für den ausgewählten Zeitraum und die verfügbaren Arbeitsstunden für alle Teammitglieder. Darüber hinaus können Sie für jedes Teammitglied benutzerdefinierte Auszeitdaten oder Stundensätze eingeben. So erhalten Sie genauere Planungs- und Abrechnungsmöglichkeiten.

Wenn Sie mehrere Projekte und Initiativen durchführen, kann es sehr leicht zu einer Überlastung bestimmter Teammitglieder kommen. Eine in Ihre Projektmanagementlösung integrierte Auslastungsanzeige löst dieses Problem und zeigt die Auslastung jedes einzelnen Teammitglieds an.

Informieren Sie sich über beliebte Workload-Management-Tools und ihre Funktionen.

6. Listenansicht

Die nächste visuelle Projektmanagement-Ansicht auf dieser Liste ist, nun ja, eine Liste. Manche Projektinformationen lassen sich einfach besser in Form einer Liste erfassen. Daher ist es nicht ungewöhnlich, dass Projektmanager neben allen anderen visuellen Lösungen auch eine Listenansicht verwenden.

Diese Ansicht ist vor allem bei großen Informationsmengen nützlich, da Sie damit sortieren und filtern können, um genau das zu sehen, was Sie brauchen.

Der größte Vorteil der Listenansicht ist, dass Sie die Möglichkeit haben, die für Sie wichtigen Daten anzuzeigen. Denn bei den meisten visuellen Projektmanagementsoftware können Sie auswählen, welche Informationen hier angezeigt werden.

7. Automatisierte Berichte

Ein großer Vorteil der Verwendung von Projektmanagement-Tools ist die Möglichkeit, Daten in automatisierten Berichten zu visualisieren und zu analysieren. Alles, was das Team tut, wird in dem Tool gesammelt und kann so mit verschiedenen Berichten analysiert werden.

Eines der einfachsten Beispiele ist das Dashboard, mit dem Sie den Gesamtstatus des Projekts und die Leistung jedes Teammitglieds sehen können.

Mit Tools, die eine Zeiterfassungsfunktion haben, können Sie auch analysieren, wie die geschätzte Zeit im Vergleich zur tatsächlich für die Aufgaben aufgewendeten Zeit aussieht.

8. Leistungsmetriken

Schließlich kann die Verwendung visueller Projektmanagement-Tools auch Aufschluss darüber geben, was zur Verbesserung Ihres Projektstatus getan werden kann.

Mit dem Bericht über agile Metriken in Teamhood können Sie analysieren, wie gut das Team arbeitet, und Sie erhalten verwertbare Erkenntnisse darüber, welche Aufgaben als nächstes erledigt werden sollten, um den Projektstatus zu verbessern und sofort bessere Ergebnisse zu erzielen.

Das Beste daran ist, dass jeder diesen Bericht nutzen kann, auch wenn Sie Agile nicht als Ihre primäre Projektmanagementtechnik verwenden.

Möchten Sie das visuelle Projektmanagement selbst erleben? Sehen Sie sich dieses interaktive Beispiel an, um ein Gefühl dafür zu bekommen.

Vorteile des visuellen Projektmanagements

Ein sicherer Vorteil des visuellen Projektmanagements ist die Geschwindigkeit. Einige Studien deuten darauf hin, dass visuelle Darstellungen im Gehirn 60.000 Mal schneller verarbeitet werden als Text. Außerdem behalten wir die Informationen, die wir mit Hilfe von Bildern sehen, eher im Gedächtnis als Text. Die Visualisierung komplexer Projektinformationen macht es also einfacher, sie zu verstehen und sich einzuprägen. Dies ist jedoch nicht der einzige Vorteil eines solchen Ansatzes.

Wenn Sie visuelle Projektmanagement-Tools verwenden, können Sie:

• 1. Überprüfen Sie den Status auf einen Blick. Ganz gleich, ob Sie ein Projekt planen, durchführen oder den Projektfortschritt überwachen, Sie können den aktuellen Status schnell überprüfen, ohne Statusberichte lesen zu müssen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, sie vorzubereiten, und Sie sparen Zeit, die sonst für Besprechungen verwendet wird.
• 2. Besseres Verständnis von Aufwand und Umfang. Sie können schnell überprüfen, was das Team gerade tut, was als nächstes in Angriff genommen wird und wie viel Arbeit insgesamt noch übrig ist. Durch die Visualisierung solcher Informationen können Sie den Fortschritt und die Leistung des Teams leicht beurteilen.
• 3. Verwalten Sie Ihr Arbeitspensum einfach. Durch den Einsatz einheitlicher Projektmanagementlösungen für das gesamte Unternehmen können Sie die Ressourcenzuweisung zwischen verschiedenen Teams und Projekten verfolgen und sicherstellen, dass die erforderlichen Ressourcen für die rechtzeitige Ausführung wichtiger Aufgaben zur Verfügung stehen.
• 4. Sehen Sie alle Änderungen live. Wenn sich einer der Projektbestandteile (Umfang, verfügbare Ressourcen, Prioritäten usw.) ändert, wird dies sofort in den visuellen Projektmanagement-Tools angezeigt. Sie müssen keine angepasste Dokumentation lesen, sondern sehen die Änderungen und wie sie sich auf das Projekt auswirken und können weiter auf das Ziel hinarbeiten.
• 5. Behalten Sie alle Informationen an einem Ort. Visuelles Projektmanagement basiert darauf, Informationen auf die bestmögliche Weise weiterzugeben. Daher zielen visuelle Projektmanagement-Tools wie Teamhood darauf ab, eine zentrale Anlaufstelle für alle Ihre Projektdaten zu sein. Vergessen Sie das lästige Suchen nach einer Datei auf Ihrem Computer, in Ihrer E-Mail, in SharePoint oder sonst wo. Alle Informationen sind an einem Ort gespeichert und immer zugänglich.

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