Zeitbeschränkungen im Projektmanagement – Liefern Sie pünktlich

Jeder, der an einem Projekt gearbeitet hat, musste sich mit bestimmten Einschränkungen auseinandersetzen, wenn es um die Ausführung ging. Einige wurden von den Projektkosten entmutigt oder vom zusätzlichen Umfang überwältigt, aber die Beschwerde, die wir am häufigsten hören, ist, dass es zu wenig Zeit gab. Wie können Sie also effektiv mit den Zeitbeschränkungen im Projektmanagement umgehen? Finden Sie es unten heraus!

Die drei Projektbeschränkungen

Nach der Projektmanagement-Theorie gibt es 3 Beschränkungen im Projektmanagement, die das Ergebnis Ihrer Bemühungen beeinflussen können – Zeit, Kosten und Umfang.

• Bei den Zeitbeschränkungen im Projektmanagement geht es darum, wie man ein Projekt so verwaltet, dass es die gesetzten Termine einhält und alle Ressourcen effektiv verwendet werden.

• Die Kostenbeschränkung bezieht sich auf die Durchführung des Projekts im Rahmen eines bestimmten Budgets. Dazu gehören nicht nur die Materialien, sondern auch die Arbeit, Lieferanten und alle anderen Kosten des Projekts.

• Bei der Umfangsbeschränkung geht es um die Ziele und Ergebnisse des Projekts. Diese Beschränkung bestimmt die Prioritäten und die wichtigsten Teile des Projekts und legt fest, was getan werden muss.

Wenn Sie die Zeit nicht im Auge behalten, werden Sie Probleme mit fälligen Aufgaben haben. Wenn Sie die Kosten nicht überwachen, besteht die Gefahr, dass Sie den Gewinn verlieren oder – im schlimmsten Fall – sogar in Konkurs gehen. Und wenn Sie den Umfang nicht im Griff haben, können Sie leicht den Überblick verlieren und beginnen, sich auf Dinge zu konzentrieren, die eigentlich nicht wichtig sind.

Die Wichtigkeit der Zeitbeschränkungen im Projektmanagement

Zeit ist im Wesentlichen eine begrenzte Ressource, und im Rahmen eines Projekts könnte dies nicht mehr wahr sein. Die Zeitbeschränkungen im Projektmanagement begrenzen ein Projekt auf zwei Ebenen – Fristen und Ressourcen. Erstens hat ein Projekt einen engen Zeitrahmen und einen Termin, bis zu dem es abgeschlossen sein muss. Sie werden selten auf Projekte stoßen, die unendlich lange dauern kann, und daher müssen Sie einen bestimmten Zeitplan berücksichtigen.

Zweitens hat jedes Projekt eine bestimmte Anzahl von Mitarbeitern und diese Mitarbeiter haben eine begrenzte Anzahl von verfügbaren Arbeitsstunden. Auch hier ist das Projekt auf diese Zahl beschränkt und muss innerhalb diesen Stunden abgeschlossen werden.

Zeitbeschränkungen im Projektmanagement verwalten

Damit alles klappt, hier sind 8 Tipps für den erfolgreichen Umgang mit den Zeitbeschränkungen im Projektmanagement.

1 – Legen Sie mit Ihren Stakeholdern eine überschaubare Frist fest

Die Arbeit an der Verwaltung der Projektbeschränkungen beginnt, bevor das eigentliche Projekt beginnt. Der Projektmanager und der Kunde oder die Geschäftsführung müssen den Projektumfang, die Kosten und den Zeitplan festlegen. Es ist wichtig, diesen Schritt ernst zu nehmen und alle Faktoren zu berücksichtigen, bevor Sie Zahlen unterschreiben, da dies einen großen Einfluss auf Ihre Fähigkeit hat, die Zeitbeschränkungen im Projektmanagement zu verwalten. Nehmen Sie sich also Zeit und stellen Sie sicher, dass Sie einen Projekttermin festlegen, der mit den vorhandenen Ressourcen und für den erwarteten Umfang realisierbar ist. Sie könnten dafür eine Projektcharta schreiben, um das Auslastungsmanagement und visuelles Arbeitsmanagement zu erleichtern.

2 – Erstellen Sie eine Zeitleiste für Ihr Projekt

Sobald das Projekt beginnt, nehmen Sie sich etwas Zeit, um eine Zeitleiste für die zu erledigenden Aufgaben zu erstellen. Legen Sie Ihre Projektphasen fest und setzen Sie für jede davon eine Frist, so dass Sie eine Ansicht ähnlich wie ein Gantt-Diagramm erstellen. Auf diese Weise sehen Sie alle wichtigen Teile des Projekts und wann diese ausgeführt werden müssen, um den Gesamttermin einzuhalten. Unabhängig davon, welche Projektmanagement-Technik Sie verwenden, wird dies ein großartiger Orientierungspunkt sein, wenn das Projekt in Gang kommt.

Dafür können Sie Projektmanagement-Tools wie Teamhood verwenden, um Projektportfolio-Management oder Remote-Projektmanagement zu erleichtern.

3 – Verwalten Sie die Verfügbarkeit Ihres Teams

Eine weitere wichtige Sache, die Sie am Anfang Ihres Projekts tun sollten, um die Zeitbeschränkungen im agilen Projektmanagement richtig zu verwalten, ist, die Verfügbarkeit Ihrer Ressourcen zu prüfen. Fragen Sie Ihre Teammitglieder, wie viel Zeit sie für Ihr Projekt zur Verfügung stellen können. Dies hilft Ihnen bei der Verwaltung der Auslastung und der Zuweisung von termingebundenen Aufgaben, sobald das Projekt in Gang kommt.

Die Einsetzung der Workload-Ansicht kann eine große Hilfe sein, da Sie die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeiter sehen können und sicherstellen können, dass niemand überlastet ist.

4 – Aufgaben Termine zuweisen

Sobald Sie den Gesamtzeitplan festgelegt haben und die Verfügbarkeit Ihres Teams bestimmen können, sollten Sie abschätzen, wie viel Zeit jede der Aufgaben in Anspruch nehmen wird. Auf diese Weise können Sie sehen, ob jede Phase des Projekts in der vorgesehenen Zeit abgeschlossen werden kann.

Es wird Ihnen auch helfen, besser zu verstehen, wie viel Arbeit die einzelnen Mitglieder Ihres Teams haben.

5 – Einschätzungen für Aufgaben setzen

Indem Sie sehen, welche Zeitbeschränkungen für jede Aufgabe geschätzt wurden und wie viel Zeit das Team tatsächlich für die Erledigung benötigt, können Sie Probleme frühzeitig erkennen und das restliche Projekt so umplanen, dass Sie Ihre Zeiteinschränkungen im Projektmanagement noch einhalten können. Wenn die Aufgaben hingegen vorzeitig abgeschlossen werden, können Sie das Projekt schneller durchführen und zusätzliche Funktionen hinzufügen.

6 – Analysieren Sie Zeitberichte

Indem Sie die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen, können Sie noch mehr Kontrolle über Ihre Zeitbeschränkungen übernehmen. Es ermöglicht Ihnen, alle verfolgten Daten zu analysieren und besser abzuschätzen, was in der Zukunft vom Team erwartet werden kann.

Ein Zeiterfassungsbericht zeigt Ihnen die Unterschiede zwischen der geschätzten und der tatsächlich erfassten Zeit jeder Aufgabe. Sie können Aufgaben nach Projekten, Tags, Teams und anderen Kriterien gruppieren und dann auch das Gesamtergebnis für diese Gruppen überprüfen. So können Sie besser verstehen, wie jedes Team arbeitet und wissen, was Sie von ihnen in den kommenden Projekten erwarten können.

7 – Arbeiten Sie in kleineren Iterationen, um flexibel zu bleiben

Wenn Sie zum Beispiel sehen, dass bestimmte Aufgaben den Zeitrahmen überschreiten, sollten Sie die restlichen Teile dieser Phase oder dieses Projekts neu planen, um sicherzustellen, dass sie immer noch rechtzeitig erledigt werden. Indem Sie in kurzen Iterationen arbeiten, können Sie fast sofort Maßnahmen ergreifen und neue Schwerpunkte setzen, indem Sie sich auf die im Moment wichtigsten Aufgaben konzentrieren.

Wenn Sie jedoch das gesamte Projekt im Voraus geplant haben, kann diese Überprüfung sehr viel länger dauern.

8 – Seien Sie bereit, Ihre Pläne zu korrigieren

Schließlich müssen Sie, egal wie gut Sie Ihr Team, das Projekt und die Risiken kennen, darauf vorbereitet sein, Ihre Pläne jederzeit zu ändern, wenn es um zeitliche Beschränkungen geht.

Nur so können Sie sicherstellen, dass Sie bei Veränderungen nicht in Panik geraten, sondern einen Weg finden, die Probleme zu lösen und bestmöglich voranzukommen.

Verwenden Sie Teamhood für Zeitbeschränkungen im Projektmanagement

Probieren Sie Teamhood aus, um Ihre Projekte zu planen, zu visualisieren und effektiv zu verfolgen. In der Portfolio-Ansicht können Sie die Projektphasen aufbauen, Kanban-Boards ermöglichen die Visualisierung und Verfolgung des Fortschritts und Aufgabenschätzungen und Fälligkeitsdaten ermöglichen es, den Fortschritt leichter zu verstehen.