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Ficha de ayuda de Kanban – Un rápido recordatorio de la terminología y las prácticas

Dovile Miseviciute ·

Passionate content marketer looking to bring better solutions to the project management space. 2020 - Present Marketing specialist at Teamhood. 2014 - 2020 Marketing manager for Eylean.

Ficha de ayuda de Kanban

¿Alguna vez se encuentra buscando terminología Kanban? ¡Nosotros sí! Sin importar por cuánto tiempo haya practicado Kanban, algunas veces simplemente se le olvida. Para asegurar que esto no le arruine el día, hemos preparado un rápido resumen de los términos y prácticas más importantes de Kanban.

Encuéntrelos todos en la parte inferior y olvide sobre tener que buscar todo internet la información adecuada.

Si desea en cambio algo para tener su escritorio (o laptop), ¡deslícese abajo para descargar una hermosa ficha de ayuda de Kanban! ¡Esperamos que esto le ayude con su aplicación Kanban!

He aquí la ficha completa de ayuda de Kanban. Use el botón de descargar en la parte inferior para obtener su copia de imagen o de PDF.

Ficha de ayuda de Kanban

Kanban

Kanban es una de las aplicaciones Agile más populares usadas hoy en día. Aspira visualizar el flujo de trabajo y optimizar los procesos para entregar mayor valor. Contrario a lo que algunos puedan creer, Kanban no es una metodología independiente, sino un método que se puede usar junto con las prácticas actuales de gestión de proyectos.

Aunque empezó en el desarrollo de software, Kanban ahora se usa en varios campos e incluso escaló para gestionar procesos en toda la empresa. Debido a su flexibilidad y reducción de desperdicios, Kanban es valioso en ventas, finanzas, ingeniería, contaduría y otros varios equipos. Si no está familiarizado(a) con esta práctica, puede encontrar más aquí – ¿Qué es Kanban?

Aunque el método es simple, su metodología puede sentirse externa, especialmente si viene a Kanban por primera vez.

En este caso, tener un recurso a consultar para el proceso y la terminología es genial. Esto es lo que buscamos hacer aquí – un rápido resumen de todos las bases de Kanban en un lugar.

Principios de gestión de cambios de Kanban:

  1. Empiece con lo que sabe
  2. Acepte buscar la mejora a través del cambio evolucionario
  3. Aliente los actos de liderazgo a todo nivel

Principios de prestación de servicios de Kanban:

  1. Entienda y enfóquese en las necesidades/expectativas del cliente.
  2. Gestione el trabajo y deje a los trabajadores autoorganizarse.
  3. Examine de manera regular la red y sus políticas para mejorar los resultados.

Términos Kanban – Organización del proceso

A continuación, se encuentran los términos de tableros Kanban que consideran la organización del proceso. Aprenda lo necesario para ejecutar un proyecto Kanban y dónde debería empezar.

Proceso de tableros Kanban

Los proyectos Kanban se ejecutan en las iteraciones basadas en las necesidades del equipo para entrar valor gradual al producto final. Depende del equipo decidir cuándo una iteración se termina y cuándo un valor un valor substancial se ha añadido al producto final. Todo el proceso se monitorea en un tablero Kanban.

Tamaño de la tarea Kanban

Kanban no define un tamaño específico a la que una tarea debe ajustarse. Sin embargo, pide que las tareas tengan una meta clara que el equipo pueda completar. Algunos equipos hacen todas las tareas del mismo tamaño para facilitar la planificación.

Otros añaden estimados.

Hacer todas sus tareas del mismo tamaño hará que su tablero Kanban sea más claro y el proceso sea más predecible.

Asignación de tareas

Las tareas no se asignan a miembros de equipos en Kanban. En cambio, los miembros del equipo toman las tareas de los atrasos del tablero Kanban basados en sus habilidades establecidas y prioridad de las tareas. El número de tareas que cada miembro puede realizar de manera simultánea se controlar configurando un límite WIP.

Nuevas tareas en iteración

El equipo puede añadir nuevas tareas a una iteración continua si existe valor en completarlas. Algunos equipos escogen usar filas en sus tableros Kanban para distinguir entre tareas regulares y urgentes. Las tareas regulares se añaden a los Atrasos y las tareas urgentes se destacan en un separado swimlane de prioridad.

Papeles

No existen papeles predefinidos en Kanban. Un equipo usualmente mantiene sus anteriores papeles y trabajan juntos para presentar resultados. La priorización en un tablero Kanban ayuda a empoderar un equipo que se autoorganiza y que no necesita de títulos específicos.

Iteraciones

Los equipos de Kanban no necesitan planificar la iteración por adelantado. En lugar de ello, se planifican en base a una necesidad y se terminan una vez que el equipo sienta que hayan añadido valor substancial al producto final. Depende del equipo decidir cuándo una iteración debería empezar. La duración de la iteración se decide usualmente en una sesión de planificación y se puede visualizar en un tablero Kanban usando filas separada para cada iteración.

Estimación

Con las prácticas de Kanban, la estimación es opcional. Los equipos usualmente escogen estimar en horas o en métricas amplias de tamaño como ”pequeño”, “mediano” o “grande”. Otro enfoque es intentar hacer todas las tareas del mismo tamaño y luego estimar basándose en el conteo del elemento en el tablero Kanban.

Kanban board estimation

Cadencias Kanban

Un conjunto recomendado de reuniones que el equipo debería tener regularmente para facilitar el flujo de información a través de la empresa.
Todas las cadencias Kanban se pueden mantener como parte de reuniones ya existentes.

  1. Reuniones diarias – para examinar rápidamente lo que sucede.
  2. Reunión de compromisos/reposiciones semanales – para rellenar los atrasos con nuevos elementos.
  3. Análisis de prestación de servicios dos veces por semana – para presentar el progreso al cliente y recolectar retroalimentación.
  4. Reunión de planificación de prestación – para planificar lo que se debe hacer durante el próximo ciclo de prestación.
  5. Análisis de riesgo mensual – para identificar lo que podría impactar el desempeño del equipo y cómo arreglarlo.
  6. Análisis de operaciones dos veces por meses – para examinar el proceso e identificar las posibilidades para el mejoramiento.
  7. Análisis de estrategia trimestral – para establecer el curso de la empresa.

Tablero Kanban

visual kanban tool

El tablero Kanban es una herramienta usada para el visualizar el proceso y los elementos de trabajo del equipo. Único a cada equipo y creado usando el enfoque STATIK:

  1. Identifique las fuentes de la insatisfacción
  2. Analice la demanda
  3. Analice las capacidades del sistema
  4. Modele el flujo de trabajo
  5. Identifique las clases de servicio
  6. Diseñe el sistema Kanban

Los tableros Kanban usualmente abarcan 3 secciones principales – Atrasos, Trabajo en progres y Listo. Los equipos a menudo expandes estas secciones con columnas principales para representar claramente todos los pasos del proceso. La sección de “Atrasos” mantiene tareas planificadas y priorizadas. Esta sección del tablero Kanban usualmente tienen columnas separadas para diferentes niveles de tareas priorizadas. La sección de “Trabajo en progreso”  mantiene tareas en las que el equipo trabajo. Reconocerá esta sección del tablero Kanban ya que tendrá la mayoría de columnas mencionando el proceso del equipo. Y la sección de “Listo” mantiene las tareas completadas.

Priorización

Kanban dejan que los equipos decidan si desean usar priorización. La mayoría de equipos priorizan las tareas con las columnas de prioridad en los atrasos del tablero Kanban.

Límites del alcance

Por último, los equipos gestionan la cantidad de trabajo que se realiza con límites WIP. Los miembros del equipo no pueden empezar a trabajar en más tareas que el límite WIP del tablero Kanban establece.

Siga leyendo para más términos Kanban, o desplácese hacia abajo para una ficha descargable de una página de Kanban.

Terminología Kanban

¿Se siente perdido(a) con algunos términos usados en Kanban? La siguiente sección explica los términos únicos de Kanban y a qué se relacionan diariamente. Lea atentamente y tenga confianza la próxima vez que su equipo discuta los límites WIP del tablero Kanban, planifique los detonantes y más.

Detonante de planificación Kanban

El detonante de planificación alarma al equipo cuando es hora de organización una sesión de planificación. Marcha a medida que un cierto número de tareas se dejan en los retrasos del tablero Kanban y se asegura que el equipo planifique nuevas tareas antes de que se acaben las viejas.

Obstáculos

Los equipos Kanban usan el término Obstáculos para describir una tarea Kanban u otro obstáculo que les impide progresar más en el tablero Kanban. El equipo luego se enfoca en remover los obstáculos para resumir el trabajo con normalidad.

Plazo

Una de las dos métricas usadas por practicantes Kanban, el plazo describe el tiempo total desde la solicitud inicial del cliente hasta la entrega final del producto.

Tiempo del ciclo

La segunda métrica Kanban, tiempo del ciclo, define el tiempo total desde cuando un equipo empezó a trabajar en una tarea hasta su culminación. Esta métrica se puede monitorear fácilmente en el tablero Kanban a medida que cada tarea empiece a moverse a través de los pasos del proceso. He aquí más sobre el plazo y el tiempo del ciclo.

engineering productivity
Lead and cycle time

Flujo acumulativo

Un diagrama del flujo acumulativo o CFD muestra la cantidad de trabajo en cada estado dado – ingresos, fila, partida. Ayuda al gestor del proyecto a entender mejor el progreso y monitorear el trabajo fuera de los tableros Kanban.

Swim Lane

Un carril horizontal junto con las tarjetas fluye en los tableros Kanban. Los equipos pueden usar los swimlanes del tablero Kanban para representar iteraciones separadas, productos, proyectos, etc.

Límites WIP

El límite del trabajo en progreso establece el número de tareas en las que el equipo puede trabajar en cualquier momento dado. Al limitar la cantidad de trabajo que se puede tomar, los límites WIP garantizan que cada tarea se complete antes de que se tome una nueva tarea.

kanban wip limits

Resumen

Kanban es un enfoque visual y flexible de gestión de proyectos que se adapta a la mayoría de equipos. El tablero Kanban trae claridad y rapidez a la entrega de productos o servicios y, por lo tanto, se ha aplicado en muchos campos desde que se presentó por primera vez. Este enfoque Agile tiene un conjunto de vagas directrices, pero no se limita por reglas estrictas. Por lo tanto, es genial para equipos con experiencia Agile que desean tener una guía para crear su propia forma de ser Agile y configurar un tablero Kanban.

Use nuestro enlace de descarga en la parte superior para obtener su copia de la ficha de ayuda de Kanban.

Eche un vistazo a nuestra galería de modelos de tablero Kanban para empezar de inmediato, o eche un vistazo a estos ejemplos de tablero Kanban para hacer que su creatividad fluya.

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