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¿Qué es Kanban? Explorando la metodología y los beneficios

Un resumen todo inclusive de Kanban, sus prácticas, herramientas y cuándo usarlo.

Kanban se ha convertido en unos de los marcos más conocidos de gestión de proyectos, ofreciendo gran visualización de procesos y fácil colaboración.

En esencia, Kanban está desarrollado en cuatro principios fundamentales que fomentan la efectividad: empezando con lo que usted ya sabe, aceptando el cambio gradual, respectando el proceso y papeles existentes y alentando el liderazgo en todos los niveles organizacionales.

Si busca aprender más sobre qué implica y cómo aplicar el marco Kanban a su equipo, este artículo es justo para usted.

Tablero interactivo Kanban

Explore un tablero Kanban en vivo para familiarizarse con la gestión de tareas

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¿Qué es Kanban?

Kanban es un marco que se desarrolló por primera vez en los años cuarenta en Japón por Taiichi Ohno. El único propósito de este sistema es asegurar las prácticas de fabricación “justo a tiempo”, las cuales permitieron minimizar tanto los tiempos de espera como la cantidad de inventario listo para que la empresa almacene.

Desde entonces, el marco evolucionó y cambió para acomodar las necesidades modernas del lugar de trabajo. Hoy en día, se conoce como parte de la familia Agile y ayuda a los equipos a visualizar sus procesos y controlar a lo largo de las tareas para asegurar la eficiencia. Kanban se conoce para su facilidad de uso y visualización del proceso en un tablero Kanban. Eso permite control el proceso y notar los problemas fácilmente

Principios de Kanban

El marco de Kanban permite 4 principios principales para asegurar la efectividad:

  1. Empiece con lo que sabe
  2. Acepte buscar cambio gradual y evolucionario
  3. Respete el proceso actual, los papeles, las responsabilidades, los títulos
  4. Aliente los actos de liderazgo en todos los niveles de su organización

Prácticas de Kanban

Contrario a otra aplicación Agile altamente conocida Scrum, Kanban no tiene reglas estrictas de implementación. Sin embargo, sí ofrece 6 prácticas a seguir, para facilitar el proceso de aplicación.

  1. Visualice – el trabajo, el flujo de trabajo, los riesgos del negocio
  2. Limite el trabajo en progreso (WIP)
  3. Gestione el flujo
  4. Haga políticas explícitas
  5. Implemente bucles de retroalimentación
  6. Mejore de manera colectiva, evoluciones de manera experimental

Descubra las bases de Kanban, sus principios y herramientas esenciales como la visualización del proyecto, los límites WIP y los bucles de retroalimentación en la última guía de gestión de proyectos Kanban.

¿Qué es un tablero Kanban?

El tablero Kanban es la herramienta principal usada en las prácticas de gestión de proyectos Kanban. Ayuda a visualizar su flujo de trabajo, controlar el proceso y maximizar los resultados. El tablero incluye columnas, swimlanes, tarjetas y límites WIP. Esto ayuda a gestionar los procesos de trabajo, elimina el desperdicio y entrega los resultados más rápido.

La historia del tablero Kanban

Los tableros de Kanban se presentaron por primera vez como parte del marco Kanban y rápidamente se convirtieron en la herramienta esencial usada por practicantes Kanban. A lo largo de los años, estos tableros se han vuelvo tan populares que incluso algunos empezaron a llamarlos tableros Agile. Sin embargo, este término no es correcto ya que diferentes marcos Agile usan diferentes variaciones del tablero de tareas. 

Un aviso muy importante a hacer es que existe una diferencia entre el tablero Kanban y el sistema Kanban. Y cuando nos referimos al tablero Kanban, nos referimos a un sistema Kanban completamente funcional.

Aunque los tableros Kanban se crean usualmente para practicantes de marcos, han probado ser tan útiles que algunos equipos los implementaron como una solución independiente. Con la habilidad de traer claridad y flexibilidad a la mesa, existe poca duda de por qué se han vuelto una esencial herramienta Agile.

Componentes del tablero Kanban

A medida que los equipos puedan adaptarse y modificar los tableros visuales para adaptarlos a sus necesidades, el tablero de tareas tiene numerosas variaciones. Y aunque estos tableros no están definidos por un aspecto específico, existen 5 funciones claves que cada uno debería tener:

  • Columnas/estados del progreso
  • Tarjetas Kanban
  • Límites WIP
  • Swimlanes
  • Puntos de compromiso

1. Columnas/estados del progreso

Usualmente, existen tres secciones básicas – Por hacer, Haciendo y Listo o Entrada, Progreso y Salida. Esta es la configuración con la que la mayoría de equipos Kanban empiezan y luego expanden el flujo de trabajo con varias columnas a medida que continúan trabajando en los proyectos. La meta final es usar dicha estructura como documentación, qué tipo de estados un elemento de trabajo necesita para pasar con el fin de terminarse con éxito.

Visual kanban board

Las adiciones más comunes a las secciones estándar del tablero son las columnas de prioridad y los pasos del progreso. 

Las columnas de prioridad visualizar las tareas de alta prioridad en la sección de Por hacer. Ya que depende de los miembros del equipo en Kanban escoger en cuál tarea trabajarán luego, esto ayuda a asegurar que las tareas más importantes se completen primero.

Los pasos o las columnas del progreso ayudan a monitorear el progreso de la tarea en la sección de Haciendo. Los equipos definen qué procesos del proceso cada tarea debe pasar para completarse y visualizarlos con columnas. Estos pasos difieren en cada equipo, por ejemplo, podrían ser – Diseño, Fabricación, Prueba y Control de calidad. 

Con los tableros Kanban como Teamhood, no tiene que preocuparse por descifrar inmediatamente todos los pasos del proceso. Esto puede ser especialmente complicado si es su primera vez usando un tablero de tareas basado en Kanban. En vez de eso, empieza simple y desarrolla y mejora su tablero a medida que el trabajo continue. Si desea empezar el trabajo de inmediato, elija de los modelos de tableros Kanban para su proceso.

kanban board template

2. Tarjetas Kanban

La segunda parte integral de cualquier tablero Kanban es las tarjetas de tareas. Usado para marcar todo el trabajo que sucede dentro del equipo, se añaden al tablero de tareas y se mueven a través de las columnas para celebrar que se haga el progreso. Para asegurarse que el tablero permanezca pulcro y usable, las tarjetas de tareas mantienen solo la información necesaria como el nombre de la tarea, el asignatario y la fecha de vencimiento.

Esto es genial para la visualización del proceso, pero se podrían preferir más detalles en lo que se refiere al equipo usando el tablero. Es aquí donde los tableros digitales Kanban tienen la ventaja. Puede añadir una descripción completa, archivo, comentarios e incluso estimar y monitorear aquí el tiempo. Las tareas se pueden dividir en subtareas para aquellos que trabajan con elementos de gran tamaño y monitorearse por separado, creando una imagen completa del progreso del proyecto.

Teamhood kanban task
Detalles del elemento en Teamhood

Para monitorear y controlar los proyectos complejos, Teamhood ofrece una variación del tablero de tareas llamado Advanced Kanban. Aquí cada columna tiene subcolumnas, lo que quiere decir que cada paso de su proceso puede tener un flujo separado de trabajo por sí solo. A medida que las tareas grandes se mueven a través de pasos regulares de procesos, sus subtareas se monitorean en el flujo secundario de trabajo Kanban creado para cada paso del proceso. Esto puede ser tan fácil como Haciendo o Listo, o más avanzado y compuesto de varias etapas.

Advanced Kanban es genial para equipos que monitorean proyectos complejos dentro de un tablero Kanban ya que permite monitorear el progreso de incluso las tareas más mínimas.

online kanban board

3. Límites WIP

Las columnas y tarjetas son geniales para la visualización, pero ¿qué hay de la limitación del trabajo? Es aquí donde los límites del trabajo en progreso (WIP) viene a la mano. Para asegurarse que el equipo Kanban funciona de manera efectiva, el número de tareas que se puede atraer a la sección de Haciendo es limitada. Por lo tanto, tenemos un número que se llama un límite WIP. 

Los límites WIP difieren de equipo a equipo, pero la idea principal es que cada miembro del equipo deba trabaja en no más de una tarea al mismo tiempo. Por lo tanto, es común que el límite WIP iguale el número de personas en el equipo Kanban. Se pueden establecer diferentes límites WIP para cada columna de progreso para controlar procesos más complejos. Esto es usualmente el caso donde las tareas deben esperar aprobación de partes interesadas externas y, por lo tanto, un miembro del equipo puede tomar una nueva asignación.

Limitar el trabajo a tan solo una tarea por miembro de equipo es genial para finalizar las tareas más rápido y asegurarse que cualquier problema se note y se resuelva rápidamente en vez de que se entierren debajo de otros esquemas.

4. Swimlanes  

La cuarta capa de información en el tablero viene en la forma de swimlanes. O como usted podría conocerlos – filas. Podría sonar simple, pero esta capa adicional es genial para proyectos grandes donde existe una necesidad de dividir tareas. Los swimlanes se pueden usar para varios fines – priorizar tareas y agruparlos según diferentes proyectos, metas o equipos.

Si trabaja en un área con una tendencia a que aparezcan tareas urgentes no planeadas, un swimlane adicional puede priorizar dichas funciones por encima de otras. Un carril para acelerar se añade a la cima de su tablero Kanban. Luego, si cualquier trabajo urgente surge, se pone aquí. En este caso, incluso si se alcanza el límite WIP, el equipo puede tomar la tarea y completarla antes que las otras tareas comprometidas. Puede encontrar más sobre swimlanes Kanban aquí.

kanban board tool
Swimlanes en Teamhood

¿Busca una solución? Aquí están las mejores herramientas de tablero Kanban de las que escoger.

¿Cómo usar un tablero Kanban?

El sistema deberá ser lo suficientemente fácil para permitir actualizaciones diarias de la información necesaria. Esto es de importancia crucial porque todo su equipo dependerá de estados y asignaciones. En algunos periodos de tiempo, se convertirá en la fuente por defecto de la verdad y su equipo empezará a ahorra tiempo en interrupciones, cuestiones organizacionales y asignaciones de trabajo.

  1. Junto con un equipo intente mapear su flujo actual de trabajo en una pizarra. Decida sobre estados de trabajo y tipos/grupos de trabajo. Estos se convertirán en columnas y swimlanes Kanban. Alternativamente, puede usar una solución digital como Teamhood para crear su primer tablero para ahorrar tiempo.
  2. Añada los primeros elementos de trabajo o tareas que usted haya planeado o en las que usted haya trabajado. Esto rápidamente hará su trabajo transparente en su situación actual y dará claridad sobre lo que se debe hacer a continuación.
  3. Empiece a actualizar los estados de trabajo diariamente y discuta más mejoras a su flujo de trabajo. Recomendamos implementar reuniones diariamente para analizar el progreso. Adicionalmente, implemente sesiones de planificación para añadir nuevas tareas al tablero Kanban y confíe en su equipo para tomar y completar las tareas. Aprenda más sobre la planificación Kanban.

Recuerde que un tablero Kanban debe adaptarse y visualizar su proceso. Si ese proceso cambia, el tablero debería cambiar con ello. El resto es sobre implementar un sistema Kanban y pensamiento dentro de su equipo, no sobre el tablero de tarea.

Eche un vistazo a nuestro corto video introductorio en la parte inferior para ver cómo se desarrolla el tablero Kanban y se usa en la vida real:

Métricas Kanban

Kanban usa dos métricas principales para monitorear la efectividad del equipo – el plazo y el tiempo del ciclo. Ambos de estos números se calculan como el promedio del equipo y ayudan a determinar cuán rápido cualquier tarea en los atrasos del equipo se completarán.

Aprenda cómo calcular estas métricas en esta publicación – Plazo y tiempo del ciclo.

Portafolio Kanban

Con algo de esfuerzo, las prácticas Kanban se pueden aplicar para gestionar un portafolio de proyectos. Ya que no es un método completo de gestión de proyectos, dicho enfoque requerirá implementar algún tipo de solución híbrida de gestión de proyectos.

Aprenda más sobre el portafolio Kanban.

Cuáles son los beneficios de Kanban

Algunos podrían aún pensar – esto es todo diversión, pero ¿cómo esto ayudará a mi equipo a rendir mejor? Al implementar el sistema Kanban y monitorear sus tareas con un tablero Kanban, obtendrá 4 mejorar claras de su proceso y resultados.

1. Visualización del flujo de trabajo

Teniendo todos sus procesos visualizados en un tablero Kanban brinda excelentes beneficios. Se vuelve fácil mirar y entender donde su equipo está en cualquier momento. Además, teniendo el proceso visible hace mucho más fácil analizar y mejorar el flujo de trabajo. Quizá algunos pasos se han vuelto innecesarios, o algo más se debe añadir para asegurar que todas las tareas pases por el mismo proceso. Todo esto se vuelve claro al usar un tablero visual de tareas, haciendo que el monitoreo y la mejora de sus operaciones sea fácil.

¿Desea ver más ejemplos de cómo Kanban se puede usar en práctica?

2. Identificación, optimización y resolución de problemas

Limitar el WIP ayuda a su equipo Kanban a mantenerse enfocado en lo que hacen en vez de expandirse entre numerosas tareas. Esto asegurará que las tareas se completen más rápido y con más enfoque. Trabajar en una tarea a la vez hará que cualquier problema y obstáculo aparezca más rápido. Por lo tanto, puede saber de inmediato sobre cualquier problema y solventarlo inmediatamente en vez de arrastrarlo hasta el final del proyecto.

Vea las mejores herramientas de gestión de atrasos gratuitas.

3. Cambie el curso de la acción de manera rápida y fácil

Limitar el WIP tiene un beneficio más: cambiar el curso de acción de manera más rápida. A medida que aparezcan más circunstancias, las prioridades de las tareas se pueden reorganizar. Tan pronto como un miembro del equipo finalice una tarea, ellos tomarán el elemento nuevo más importante de la sección de Por hacer. Al no trabajar en varias tareas simultáneamente, los miembros del equipo Kanban pueden cambiar el curso y empezar a trabajar en nuevas prioridades casi de inmediato. Esto no se puede decir de otros enfoques de gestión de proyectos.

Para aquellos nuevos a Agile, podría no estar seguro(a) de cómo difieren los dos tableros más populares de tableros de gestión de tareas del marco Agile. Existen dos cosas claves a tomar en cuenta – la forma y la función.

4. Analice la productividad del equipo Kanban y estime mejor

Por último, trabajar en un tablero Kanban, empezará a notar y podrá estimar el resultado de su equipo. Dado que los miembros del equipo trabajan en una tarea a la vez, puede ver fácilmente cuántas tareas completan en una semana o en un mes, de esta forma, calculan las métricas Kanban – plazo y tiempo del ciclo.

engineering productivity

Conociendo el tiempo promedio que le lleva a su equipo completar una tarea le dejará entender mejor cuándo estará listo un proyecto. Esto se puede lograr asegurando que todas las tareas Kanban sean de tamaño similar o usted estime su duración.

Kanban versus Scrum

1. Form 

Como lo hablamos anteriormente, el tablero básico Kanban mantiene tres secciones – Por hacer, Haciendo y Listo. Estas secciones se pueden mejorar con varias columnas y depende del equipo Kanban en decidir.

El tablero Scrum, por otro lado, debe mantener un poco más de información. Contiene 4 secciones claramente definidas:

  1.  – Atrasos de productos para tareas que dan una amplia idea de dónde el proyecto debe dirigirse.
  2.  – Atrasos sprint para tareas que el equipo se compromete en completar en la siguiente iteración. 
  3.  – Haciendo para las tareas en progreso.
  4. – Listo para las tareas completadas.

El tablero Scrum lo maneja el dueño del producto y el equipo por separado. El equipo se compromete a tareas 1-4 semanas por adelantado.

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Tablero Scrum en Teamhood

2. Función

La función de un Kanban es visualizar el trabajo y limitar el WIP. Esta forma ayuda al equipo a dar los mejores resultados. Aquí el equipo establece el ritmo de trabajo y completa las tareas basadas en las prioridades cambiantes. Al mismo tiempo, la función del tablero Scrum es mantener las tareas que se deben completar en la próxima iteración. El tablero Scrum también visualiza el progreso, pero sirve más como un plan de proyectos para las próximas 1-4 semanas que una guía. Asegurando que el equipo cumpla con el compromiso durante el tiempo asignado. 

Las diferencias entre los tableros Scrum y Kanban se basan únicamente en las diferencias de los marcos. La definición de Kanban se mucho más flexible que la de Scrum. He aquí la comparación completa de Kanban vs Scrum vs Scrumban.

Recursos adicionales

¿Aún no está seguro(a) de cómo debería lucir su tablero? Hemos recogido ejemplos de tablero Kanban para provocar su creatividad. Eche un vistazo y de seguro encontrará algo que se adapte a su industria y a las necesidades de su equipo. Existen tableros Kanban que se adaptan a ingeniería, marketing, ventas y muchos otros.

¿Busca algo para mantener sobre su escritorio para una rápida actualización de los términos? Hemos creado esta ficha de ayuda Kanban. Describe todos los términos del método de manera concisa, para que así pueda buscar cualquier término y continuar trabajando en sus tableros Kanban.

Conclusión

Kanban es un marco visual e informativo para gestionar su equipo y optimizar los procesos de trabajo. Al visualizar sus tareas, podrá optimizar el flujo de trabajo, identificar los obstáculos, adaptarse a las circunstancias cambiantes y estimar mejor el resultado.

Leer no es nunca suficiente para aprender, por lo tanto, ya es hora de probar Kanban por sí mismo(a). Tan solo haga clic en la parte inferior para probar Teamhood – un tablero fácil y visual Kanban para equipos profesionales.

Preguntas más frecuentes

  • ¿Cómo probar el tablero digital Kanban?

    La forma más fácil de registrar una cuenta gratuita Teamhood y experimentar el poder del método Kanban es muy superior en términos de mantenimiento y rapidez para empezar. Por último, la solución digital trae funciones modernas de colaboración como comentarios, notificaciones, gestión de archivos, automatizaciones y más.

  • ¿Cuáles es la diferencia entre Kanban y Scrum?

    Tenemos un gran artículo sobre nuestra propia elección de pasarnos de Kanban a Scrum, el cual habla de ambos métodos en profundidad, así como explica que ninguno se necesita usar cuando el equipo entiende claramente cuáles será los valores del enfoque. Por último, no es sobre cuál es mejor, sino combinarlos. Las diapositivas de la presentación completa se pueden encontrar aquí.

  • ¿Cuáles son los ejemplos de tablero Kanban?

    Recomendados buscar en nuestra biblioteca de tantos ejemplos de tableros físicos y digitales aquí. Existen muchas formas en las que la creatividad puede presentar grandiosos resultados al visualizar el trabajo. Desde notas autoadhesivas en la pared de su oficina a la solución digital que abarca toda la organización. Los tableros Lego o las mallas de notas autoadhesivas ya no sorprenden a los profesionales astutos.

  • ¿Cuándo usar el tablero Kanban?

    La Regla general aquí es cuando necesita trabajar en la productividad de los equipos y mejorar el flujo actual de trabajo. Ya tiene evidencia que algo de trabajo se ignora y se olvida. Las personas tienden a volverse inactivos en el medio de una semana de trabajo. La calidad de trabajo no es satisfactoria. Todos estos problemas se pueden curar aplicando correctamente el método Kanban, pero requerirá liderazgo y conocimiento, así como la participación de todos en el equipo.

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