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Swimlanes de Kanban – ¿Cómo usarlos?
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Los swimlanes de Kanban son filas usadas para clasificar los elementos de trabajo en un tablero de Kanban. Al principio de Kanban, la mayoría de equipos usaban solo un swimlane tradicional de Kanban para acelerar los elementos de trabajo. Ahora es común que los equipos usen swimlanes para organizar los elementos de trabajo y separar las iniciativas, proyectos o productos.
Existe una variedad de aplicación de tablero de Kanban en el mercado. Los equipos de contaduría a ingeniería han adoptado el tablero de Kanban para sus procesos, lo cual muestra su versatilidad.
Uno de los atributos que permite dichas aplicaciones son los swimlanes de Kanban. Esta simple adición deja a las empresas crear tableros que son fácilmente leíbles y más organizadas. Siga leyendo para ver cómo hacerlo también.
Vea este corto video para aprender más sobre la diferencia entre el tablero de Kanban y el sistema de Kanban.
¿Qué son los swimlanes de Kanban?
Los swimlanes del tablero de Kanban son como filas en un tablero de Kanban. Dichas filas nos permiten definir las clases de servicio por separación visual. Esto aumenta el poder de documentación para un tablero de Kanban y agrupas las tareas organizadamente según los criterios específicos de clasificación.
Esta idea se usó por primera vez como forma para que los equipos rodeen el reglamento de WIP. Les permitió apresurar una tarea urgente sin completar el trabajo actual. Para ayudar a identificar dichas tareas, los equipos añadieron un swimlane acelerado a la parte superior de sus tableros de Kanban.
Luego, si apareciese una tarea urgente no planeada, iría al carril acelerado. El equipo podría empezar a trabajar en ello inmediatamente, ignorando el límite WIP. Esto permitió a los equipos de Kanban tener un tiempo de reacción más rápido y gestionar tareas basadas en el costo potencial del retraso (CoD).
Hoy en día, los swimlanes de Kanban se usan más ampliamente ya que son geniales para ayudar al equipo a clasificar sus tareas. Algunos ejemplos de dichas aplicaciones pueden ser identificando diferentes departamentos, proyectos, tipos de tareas o nivele de urgencia del trabajo (especialmente comunes para los equipos de respaldo).
¿Cuáles herramientas de Kanban respaldan swimlanes?
Hemos preseleccionado las 3 principales herramientas que respaldan al menos un nivel de swimlanes/estructuración de filas en el tablero de Kanban. Publicación completa sobre las mejores herramientas de tablero de Kanban aquí.
- Teamhood – el sistema de Kanban con las estructura más flexible y poderosa.
- Leankit – más apto para grandes empresas como un sistema de Kanban.
- Jira – la solución Agile más popular, la cual también puede ser un sistema de Kanban
¿Cuál es la relación entre el tablero de Kanban y los swimlanes?
Un tablero de Kanban es una representación visual de trabajo que usa tarjetas y notas adhesivas en un tablero, típicamente dividido en columnas que representas diferentes etapas de flujo de trabajo. Cada tarjeta representa un tarea o elemento de trabajo y su movimiento a lo largo de las columnas indica su progreso.
Por otro lado, los swimlanes son divisiones horizontales dentro del tablero de Kanban.
Estos proporcionan categorización o segmentación adicional de tareas basadas en criterios específicos, como departamentos, prioridades, funciones o flujos de trabajo.
Los swimlanes funcionan a lo largo de las columnas del tablero de Kanban, dividiéndolo en secciones distintas.
La relación entre el tablero de Kanban y los swimlanes es que los swimlanes se usan para organizar y estructurar más las tareas dentro del tablero. Estos brindan una separación visual y agrupación de tareas basada en dimensiones específicas, permitiendo a los equipos entender mejor la distribución y el progreso del trabajo.
Los swimlanes mejoran el tablero de Kanban ofreciendo una forma de segmentar y priorizar tareas, identificar obstáculos de áreas de enfoque y proveer contexto al trabajo que se hace.
Tipos de swimlanes de Kanban
A medida que más equipos empezaron a usar este marco de Agile, el uso de los swimlanes expandieron. Los practicantes de Kanban separaron las tareas por urgencia, equipos, tiempo y otros criterios, así creando los tableros de Kanban con swimlanes que fueron aptos a sus procesos.
Hoy en día, el uso más popular de los swimlanes de Kanban son los siguientes:
- Tipo de tarea o urgencia
- Productos, proyectos o clientes.
- Equipos o niveles de la empresa.
- Iteraciones y fases del proyecto.
Veamos cada uno en acción.
1. Los swimlanes de tableros de Kanban por el tipo de tarea/urgencia de tarea
Tipo de tarea
Una de las formas más populares de usar los swimlanes de Kanban es ayudar a las tareas separadas por sus tipos. En la mayoría de equipos, existen varios tipos de tareas a completarse y ayuda a ver el tablero de Kanban dividido por ellos.
En este ejemplo, puede ver un tablero de Kanban usado por un departamento de contaduría. La división de tareas se basa en su tipo – proveedores, clientes y empleados.
Esto hace el tablero de tareas más fácil de navegar y de enfocarse en el trabajo que el equipo realiza. También da conocimiento inmediato en qué tipo de trabajo el equipo se concentra.
Dependiendo de sus procesos, dicha división podría significar de 2 a 20 swimlanes. Para mantener el tablero de tareas leíble, podría probar quedarse con 10 swimlanes (como máximo).
Urgencia de la tarea
Los equipos que trabajan con clientes a menudo les gustan tomar un enfoque distinto. Estos dividen los swimlanes del tablero de Kanban a través del plan de servicio o urgencia. Esto es parecido al concepto de swimlane acelerado, pero con más opciones. En vez de un solo swimlane acelerado de Kanban, las filas muestras varios niveles de urgencia o planes de servicio.
En este ejemplo, un equipo de servicio de asistencia encuentra más útil dividir el tablero de tareas en tareas críticas, de alta prioridad, de prioridad moderada y de baja prioridad. Esto les permite identificar y solventar los problemas más críticos moviéndose a las otras solicitudes.
Para minimizar la distracción y enfocarse en el trabajo más crítico, siempre puede escoger minimizar los swimlanes vacíos. Esto nos permite centrarnos en los elementos importante en todo momento.
Otra opción sería clasificar tareas basadas en los planes de servicio. En este caso, los swimlanes de Kanban muestras el tiempo esperado de respuesta para el grupo de tareas. Por ejemplo, responder en 24 horas, responder en 48 horas y responder en 5 días hábiles. O puede combinar ambos enfoques como se ha hecho en el ejemplo anterior.
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2. Swimlanes del tablero de Kanban por productos, proyectos o clientes
Productos
Otro camino común que muchos equipos toman es usando los swimlanes de Kanban para separar los productos, proyectos o clientes. Al trabajar hacia varias metas, se hace muy importante ver los elementos de trabajo separados uno del otro en esta forma.
Por ejemplo, un fabricador de muebles podría configurar su tablero de tareas con swimlanes separados de Kanban para cada línea de productos. Estos nos permiten entender todos los periodos de espera de la operación y cada línea específica de productos. Como puede ver en el tablero inferior, dicha operación también es grandiosa para almacenar información sobre cada línea de productos.
Podrá encontrar todos los diseños actuales y pasados de una línea específica en un lugar.
Proyectos o clientes
Similarmente, puede usar los swimlanes de Kanban para separar proyectos diferentes. Para los servicios más orientados a clientes, cada swimlane puede representar un cliente en particular.
Dicha división se vuelve más útil cuando el equipo desea monitorear y entender el esfuerzo requerido por cada cliente y designar en consonancia los recursos.
En este tablero de Kanban, puede ver que el equipo ha usado los swimlanes de Kanban para representar a los clientes y las etiquetas añadidas de productos a las tareas para monitorear qué tipo de producto hacen para cada cliente, así creando un doble sistema de monitoreo en este tablero en línea de Kanban con swimlanes.
Además, el swimlane con el cliente más importante de la empresa se destaca en verde, asegurando que el equipo ponga más enfoque en esa parte del tablero.
3. Swimlanes del tablero de Kanban por equipos o departamentos
Esto podría ser bastante confuso si tiene varios equipos o departamentos trabajando de un solo tablero de tareas. Para eliminar el desastre, puede usar los swimlanes de Kanban para separar sus tareas y crear más claridad en cada operación del equipo.
Al dividir el tablero por equipos, puede incluir a los equipos de varias ubicaciones y facilitar su colaboración mientras mantiene las tareas separadas y gestionables de manera más eficiente.
En el ejemplo anterior, puede ver los swimlanes de Kanban siendo usdos para separar dos equipos de ventas. Puede colapsar y expandir en cada equipo como lo necesite, al mismo tiempo que también hace un seguimiento de toda la situación.
Departamentos
Por otro lado, si su empresa está más basada en departamentos, podría preferir ver los diferentes departamentos representados por los swimlanes de Kanban.
Por ejemplo, una empresa de ingeniería podría tener tareas de diseño, ingeniería y fabricación representadas por diferentes swimlanes de Kanban en un tablero. Esta forma crea una manera más fácil de colaborar y monitorear el progreso. Al ver el progreso de diseño, ingeniería podría planificar sus tareas, y al ver lo que está listo, el equipo de fabricación podría estar listo para producir lo más rápido posible.
4. Swimlanes del tablero de Kanban por iteraciones o fases de proyectos
Por último, para algunos equipos, monitorear las iteraciones o fases en sus tableros de tareas es esencial. En Teamhood, similarmente a los swimlanes de Jira, puede establecer fechas de inicio y de culminación para cada swimlane para asegurar que el equipo sigue a los plazos establecidos y planea solo durante un periodo específico. Aprenda más sobre otras técnicas de planificación de Kanban.
También puede renombrar los swimlanes de Kanban de cualquier forma que desee creando un plan claro para que su equipa siga.
Configurar los swimlanes de Kanban con fechas de inicio y de culminación también activará una función adicional en el cronograma de Teamhood. En esta vista, puede añadir solamente las tareas entre las fechas establecidas, permitiéndole así planificar con más seguridad.
¿Cuál es el proceso de añadir swimlanes?
Hora, aclaremos el proceso de crear swimlanes dentro de un tablero de Kanban:
- Define las categorías de swimlane: identifique las categorías o divisiones que desea crear con sus swimlanes. Estas categorías se podrían basar en departamentos, equipos, proyectos, etapas de un flujo de trabajo o cualquier otro factor relevante que ayude a organizar sus tareas de manera efectiva.
- Visualizar los swimlanes: Crear secciones horizontales en su tablero de Kanban representando los swimlanes. Estas secciones deberán funcionar a lo largo de las columnas de su tablero. Puede usar líneas, bordes o fondos de diferentes colores para separar los swimlanes de manera visual.
- Asigne las tareas a los swimlanes: Asigne o ponga las tareas individuales o elementos de trabajo dentro de los swimlanes apropiados basados en la categoría o criterios correspondientes. Esto asegurar que las tareas se agrupen juntos en una forma lógica y organizada.
- Personalice los encabezados de swimlane: Opcionalmente, puede añadir encabezados o etiquetas a cada swimlane para indicar la categoría que representa de manera clara. Estos encabezados proporcionan contexto y hacen fácil para los miembros del equipo entender cuáles tareas pertenecen a cuál swimlane.
- Monitoree y gestione tareas: Como procesos laborales, los miembros del equipo mueven tareas dentro de los swimlanes respectivos a lo largo de las columnas del tablero de Kanban para reflejar sus estados actuales. Este monitoreo visual ayudar a monitorear el progreso, identificar los obstáculos y mantener un flujo de trabajo sin problemas.
6. Adapte como sea necesario: A lo largo del tiempo, podría necesitar ajustar o modificar sus swimlanes basados en los cambiantes requisitos o necesidades del proyecto. Manténgase flexible y adapte la estructura del swimlane para acomodar las categorías nuevas o reorganizar las existentes como sea necesario
Las mejores prácticas swimlane de Teamhood
En lo que se refiere a la creación de swimlanes y la gestión de procesos de manera efectiva, Teamhood ofrece ventajas distintas sobre las herramientas como Microsoft Planner o Trello. Ambas no tienen funcionalidades nativas de swimlane integradas a su plataforma.
Teamhood, por otro lado, brinda una solución integral de gestión de proyectos con funcionalidad integrada de swimlane.
He aquí cómo puede usar Teamhood para crear swimlanes_
- Aclare su meta: Determine el objetivo usando los diagramas de swimlane en el proceso de gestión de su proyecto. Identifique los procesos específicos que desee explorar y el nivel de detalles requerido para la visualización efectiva.
- Corte el trabajo en piezas manejables: Divida su proyecto o proceso en tareas o pasos manejables. Defina claramente las fronteras del proceso que desea estudiar y optimizar.
- Utilice los swimlanes de proyectos de Kanban: En Teamhood, cree swimlanes basados en las necesidades de su proyecto. Los swimlanes pueden representar empleados, grupos de trabajo, departamentos u otras divisiones relevantes que ayudan a organizar y estructurar sus tareas efectivamente.
- Investigue los pasos del proceso: Para los procesos existentes, documente los pasos del proceso dentro de cada swimlane, incluyendo las interconexiones, comunicaciones y transferencias entre las vías. Identifique los vacíos, redundancias, obstáculos y otras ineficiencias para mejorar el proceso.
- Optimice los nuevos procesos: Si está modelando un nuevo proceso en Teamhood, destaque los pasos requeridos para aumentar la eficiencia, reducir los retrasos y minimizar los costos. Al visualizar el proceso en los swimlanes, puede identificar fácilmente las áreas de mejorar y los flujos de trabajo de racionalización.
La funcionalidad de los swimlanes de Teamhood le deja mapear y optimizar fácilmente sus procesos y categorizar sus elementos de Kanban en el tablero. Con su interfaz intuitiva y funciones colaborativas, Teamhood brinda una plataforma robusta para gestionar proyectos y visualizar el trabajo a través de los swimlanes.
Sistema de Kanban para equipos de alto desempeño
Visualice su trabajo con swimlanes de Kanban en Teamhood
Resumen
Al visualizar su proceso en un tablero de Kanban, usar todas las herramientas disponibles para obtener los mejores resultados es esencial. Los swimlanes del tablero de Kanban son una gran forma de añadir una nueva capa de estructura y claridad a sus operaciones, haciendo el proceso mucho más disfrutable.
Como se hace claro de los ejemplos anteriores, los swimlanes del tablero de Kanban se pueden usar para varias cosas y usted seguramente puede pensar en unas más para añadir a la lista.
Obtenga más inspiración del proceso de su equipo con estos ejemplos de tablero de Kanban, empiece a trabajar inmediatamente con modelos de tableros de Kanban de Teamhood, o aprenda más sobre la gestión de proyectos de Kanban.
Los swimlanes son importantes, pero solo un elemento de la metodología e Kanban. Teamhood ha publicado una guía última de Kanban, un libro electrónico compacto pero completo para los principios, terminología y prácticas de Kanban. ¡Descargue nuestra guía última de Kanban y vuélvase en un experto de Kanban!
Sigue aprendiendo:
- Diagrama Gantt de Kanban – ¿Mezclando lo imposible?
- Kanban, Scrum y Scrumban – Cómo se diferencian
- Los 13 Mejores Tableros de Kanban con Monitoreo de Tiempo
- 10 Mejores Herramientas de Gestión de Tareas Pendientes
Preguntas más frecuentes de los swimlanes de Kanban
¿Para qué puedo usar los swimlanes de Kanban?
Todo lo que desee. Los swimlanes de Kanban es una herramienta adicional para su tablero de Kanban que le permite separar y clasificar los elementos para una más fácil negación. Por lo tanto, no existen límites sobre cómo puede usar los swimlanes de Kanban.
¿Cuántos swimlanes puedo añadir a un tablero de Kanban?
Todas las que desee. Dependiendo de cómo decida clasificar sus elementos de trabajo, puede haber 2 o 20 swimlanes en su tablero de tareas. No existe límite. Simplemente debe asegurarse que la clasificación sea efectiva para su equipo y que el tablero sea aún visual en vez de difícil de leer.
¿Cuáles son los ejemplos de swimlanes de Kanban?
Los equipos pueden usar swimlanes para separar los elementos de trabajo por tipo (urgente, regular, no urgente), por departamento (ventas, marketing, diseño), por proyectos (proyecto A, proyecto B).
El propósito primordial de los swimlanes es proporcionar claridad y estructurar agrupando juntas las tareas relacionadas, permitiendo a los equipos identificar los obstáculos, monitorear el progreso y priorizar el trabajo de manera efectiva. Varios ejemplos de swimlanes en tableros de Kanban incluyen:
Swimlanes basados en departamentos: Un equipo de desarrollo de software puede crear swimlanes para diferentes departamentos como diseño o desarrolladores, esto permite a los miembros del equipo de cada departamento tener su propia sección donde pueda monitorear y gestionar sus tareas.
Swimlanes basados en prioridad: Los swimlanes se pueden dividir basados en los niveles de prioridad de las tareas, como alta, media y baja. Esto les permite a los equipos enfocarse primero en tareas de alta prioridad y asegurar que el trabajo importante no se ignore
Swimlanes basados en funciones: Si trabaja en un producto con mútiples funciones o componente, puede crear swimlanes para representar cada función. Por ejemplo, en una plataforma de comercio electrónico, los swimlanes se pueden dedicar al catálogo de productos, el carrito de compra, el proceso de pago y las cuentas de usuario.
Swimlanes basados en el flujo de trabajo: Los swimlanes se pueden organizar para reflejar las diferentes etapas de un flujo de trabajo. Por ejemplo, los swimlanes se pueden crear para tareas en las tareas pendientes, las tareas en las que se trabajan, las tareas que esperan reseña y las tareas completadas.
Estos ejemplos de swimlanes se alinean con sus necesidades únicas y objetivos.