Dizaja gerina efektyvumą. Rodikliai, įrankiai, žmonės.

Dizaja – nuo 1999 metų veikianti viena didžiausių Lietuvos projektavimo įmonių. Čia dirba daugiau nei 140 specialistų, įgyvendinančių inžinerinių sistemų sprendimus įvairiausios paskirties statiniams nuo daugiabučių iki logistikos centrų ir pramonės objektų.

Net ir būdama rinkos lydere bei senbuve, Dizaja nepasiduoda inercijai ir nuolat ieško būdų kokybei bei efektyvumui gerinti. Vienas iš kritinių veiklos rodiklių įmonėje – korekcijų skaičiaus mažinimas. Projektinėse įmonėse korekcijų rodiklis yra vienas svarbiausių vertinant efektyvumą. Kodėl? Korekcija – jau atliktos užduoties grąžinimas į ankstesnę būseną – pavyzdžiui brėžinio perdarymas, sąmatų perskaičiavimas ar papildomi instaliacijos darbai, o tai reiškia papildomas specialistų darbo valandas. Inžinerinių paslaugų įmonėse darbo užmokesčiai sudaro reikšmingą visų sąnaudų dalį, tad korekcijų pasekmė – ne tik pradelsti terminai bei nepatenkintas klientas, bet ir mažėjantis pelningumas.  

Kitas matuojamas kritinis veiklos rodiklis – laiku atliekamų užduočių dalis. Tai ypač svarbu projektinėje veikloje, kur užduotys siejamos priklausomybėmis, t.y. nuo vienos užduoties atlikimo pabaigos priklauso kitos užduoties pradžia. Tokioje užduočių grandinėje net nežymus vienos užduoties vėlavimas gali virsti į resursų griūtį, dėl kurios projekto pabaiga nusikeltų savaitėms.

Dizaja nusprendė sistemiškai gerinti šiuos rodiklius, pakeisdama savo veiklos procesus ir pasitelkdama Teamhood veiklos duomenų surinkimui, sekimui ir analizei.

Efektyvesnis bendradarbiavimas tarp komandų

Dizajos projektavimo skyriui vadovauja Oksana Petrošienė. Čia kuriami inžinerijos sprendiniai bei techniniai brėžiniai, kurie derinami su užsakovais, sąmatininkais, paruošiami gamybai, vėliau taisomi atsižvelgiant į reikalavimų pakeitimus.

Projektavimo skyrius gauna užduotis iš projektų vadovų, kurie yra atsakingi už viso inžinerinio projekto valdymą ir įgyvendinimą laiku. Oksana paskirsto užduotis vienuolikos projektavimo specialistų komandai. Priklausomai nuo užduoties apimties ir sudėtingumo įtraukiamas vienas ar keli specialistai. Suprantama, projektų vadovai nori, kad projektavimo užduotys būtų atliktos kuo greičiau. Neturint tinkamo įrankio užduočių srauto valdymas reikalaudavo daug pastangų. Taip pat jų reikalaudavo ir nuolatinis užduočių atlikimo terminų derinimas su projektų vadovais, šie spausdavo projektuotojus skirti dėmesį pirmiausia jiems, trūko aiškumo nustatant prioritetus.

Įdiegusi Teamhood, projektuotojų komanda perėjo prie savaitinio planavimo režimo. Pirmadienį peržiūrimos atliktos užduotys, pagal sutartus prioritetus paskirstomos naujos, sutariami įvykdymo terminai. Taip pat planas pristatomas ir projektų vadovams. Planai vizualizuoti Kanban lentose užtikrina aiškumą ir skaidrumą – projektų vadovai aiškiai mato, kada jų paskirtos užduotys bus atliktos, koks prioritetas joms yra suteiktas. „Dabar plano derinimas su projektų vadovais trunka gerokai trumpiau nei anksčiau. Be to, prireikus kiekvienos užduoties būseną galima matyti bet kada, nes kolegos duomenis atnaujina, kai tik atliekamas reikšmingas veiksmas“, pasakoja Oksana.

Tikslesnės duomenimis grįstos prognozės.

Turbūt mažiausiai ką mėgsta kuriantys žmonės, tai pildyti ataskaitas. Ne išimtis ir inžinerinių sprendimų projektuotojai. Tačiau be istorinių duomenų apie laiko sąnaudas, tenkančias užduotims atlikti, sunku daryti tikslias prognozes ateičiai bei efektyviai paskirstyti užduotis laisviems darbuotojams. Kartą į mėnesį iš akies pildomos laiko sąnaudų ataskaitos buvo pakeistos Teamhood laiko skaičiavimo įrankiu.

Darbuotojui sėdus prie naujos užduoties tereikia paleisti laiko matuoklį ir jį sustabdyti atlikus užduotį. Laikas priskiriamas konkrečiai užduočiai. „Dabar mėnesio pabaigoje niekam nereikia skirti laiko ataskaitoms ruošti, o aš bet kada galiu pažiūrėti laiko duomenų ataskaitą, kurioje taip pat matosi ir realiai panaudoto laiko palyginimas su planuotu. Skirtumai tarp planuoto ir realiai panaudoto laiko padeda tiksliau įvertinti, kiek laiko skirti panašioms užduotims ateityje“, pasakoja Oksana.

„Svarbiausias dalykas efektyviam užduočių planavimui – užduočių konkretumas. Jos turi būti ne per stambios, kad būtų galima tiksliai įvertinti apimtį valandomis, bet ir ne per smulkios, kad sistemos pildymo darbas nenusvertų teikiamos naudos“, pagrindinį iššūkį įvardina Oksana.

Suprantama, darbuotojai paprastai neskuba su džiaugsmu priimti naujų įrankių. Oksana šiai rizikai rado sprendimą, kuris pasiteisino – geimifikacija. Lenktynės su prizais už laiku atliktas užduotis, už tvarkingai sužymėtus vykdymo laikus įtraukė kolegas, ir poros mėnesių bėgyje nauja praktika tapo kasdieniu įpročiu.

Korekcijų analizė – ne kritikuoti, o tobulėti

Nors visi išsilavinę žmonės supranta, kad „iš klaidų mokomasi“ realioje kasdienybėje dažnai klaidas lydi neigiamos emocijos bei vertinimai ieškant ne priežasties ir sprendimo, o atsakomybės. Todėl darbuotojai linksta apie klaidas daug nekalbėti, jas nutylėti ar pamiršti. Tačiau norint iš klaidų mokytis, atvirkščiai – reikia jas analizuoti ir ieškoti sprendimų veiklai gerinti.

Korekcijos Dizajoje yra klasifikuojamos į projektavimo klaidas, grąžinimus iš objektų ir išorinius vėlavimus. To pasekoje pasikeitė ir jų vertinimo forma – į klaidas nereaguojama ieškant atsakomybės, o korekcijų duomenys analizuojami reguliariai ir bendrai aptariami galimi sprendimai kaip gerinti darbo procesus, kad sumažinti klaidų įtaką. Taigi, klaidos nebėra tema, kurios vengiama, bet atvirkščiai – informacija, kurios reikia kuo daugiau.

Be to, tam, kad barjerą įveikti  greičiau Oksana ir čia pritaikė komandos įtraukimą – geimifikaciją. Darbuotojai skatinami registruoti ir detalizuoti korekcijas nebesibaiminant neigiamų emocijų.

Efektyvumo gerinimas inžinerijos projektavimo įmonėse yra ilgas ir kalnuotas kelias, tačiau aiškiai apsibrėžusi rodiklius ir valdydama veiklos duomenis, Dizaja gali racionaliai įvertinti, kiek konkrečiai kiekvieną mėnesį tuo keliu nuėjo.