Klientų istorijos

Pigu Perku Group – Patogesnis Darbų Planavimas

Dovile Miseviciute ·

Passionate content marketer looking to bring better solutions to the project management space. 2020 - Present Marketing specialist at Teamhood. 2014 - 2020 Marketing manager for Eylean.

pigu perku group

Tęsiame Teamhood klientų istorijas su Pigu Perku Group. Šįkart turėjome progą pakalbinti įmonės personalo vadovę Egidiją Rebždytę, bei marketingo vadovę Kamilę Gisakaitę, kurios vienos pirmųjų savo įmonėje pradėjo naudoti Teamhood.

Toliau straipsnyje jų patirtys, bei proceso valdymo ypatumai.

Apie Pigu Perku Group

Pigu Perku Group – tai krovinių transportavimo ir prekių pristatymo sprendimus teikianti įmonė. Pagrindinė įmonės veikla – siuntų gabenimo paslauga į Lietuvą iš kitų Europos valstybių, bei Japonijos elektroninių parduotuvių. Pasinaudoję šia paslauga, įmonės klientai gali lengvai užsisakyti norimų prekių užsienyje net jei pasirinktos prekybos vietos neteikia siuntimo į Lietuvą paslaugos.

Pigu Perku Group klientai gali pasirinkti prekes užsisakyti patys arba pasinaudoti įmonės teikiama nupirkimo paslauga. Tuomet prekės yra vežamos į įmonės logistikos padalinius užsienio šalyje ir vėliau pervežamos į Lietuvą klientui. Taip suteikiama pilna pristatymo paslauga nuo užsakymo iki prekės atsiėmimo.

Įmonės vidiniai procesai įvairūs, tai – marketinginiai veiksmai, sandėlių valdymas, verslo klientų santykių vystymas, pardavimai, apskaita, žmogiškųjų išteklių valdymas ir kiti. Visiems jiems suvaldyti naudojamos skirtingos sistemos ir įrankiai.

Kodėl Teamhood?

Į Teamhood Pigu Perku Group kreipėsi norėdami pradėti efektyviau planuoti savo darbus. Tuo metu visos įmonės komandos šiam darbui naudojo skirtingas sistemas, o dalis darbų nuguldavo tiesiog sąsiuviniuose ar lipniuose lapeliuose. Tokį darbų planavimo procesą buvo sunku sekti ne tik tarp skirtingų komandų, bet ir jų pačių viduje.

kamile

Anksčiau kiekviena komanda darbų planavimui naudojo skirtingus įrankius. Norėjome supaprastinti šį procesą, turėti visus duomenis vienoje vietoje ir taip padidinti savo efektyvumą.


Kamilė Gisakaitė
Marketingo vadovė, Pigu Perku Group

Įmonės viduje apdorojamų duomenų kiekis yra didelis ir nuolatos auga, tad pradėta ieškoti lengvesnio būdo valdyti šiuos procesus. Pokyčių iniciatorius buvo įmonės direktorius Tomas Bacys, kuris ir inicijavo naujos sistemos paieškas. Palyginus įvairius rinkoje naudojamus produktus, pasirinktas Teamhood.

Esame tarptautinė įmonė, greitu metu planuojame plėstis į naujas rinkas, komandose dirba darbuotojai kalbantys įvairiomis kalbomis. Tad skirtingų kalbų pasirinkimas įrankyje buvo didelis privalumas.


Kamilė Gisakaitė
Marketingo vadovė, Pigu Perku Group

Kas pasikeitė jūsų procesuose?

Pasirinkus naudoti Teamhood, buvo nuspręsta įrankį pradėti naudoti palaipsniui tam, kad perėjimas būtų sklandesnis. Pirmieji naują darbų planavimo sistemą įsidiegė komandų vadovai bei marketingo ir žmogiškųjų resursų komandos. Dabar palaipsniui yra įtraukiamos vis naujos komandos, joms suteikiant reikiamus apmokymus bei žinias apie įrankį.

Kamilė pabrėžia, jog pradėjus naudoti Teamhood tapo daug lengviau suprasti bei valdyti komandos narių užimtumą. Anksčiau buvo neaišku, kiek užsiėmę yra kiti komandos nariai bei kas galėtų atlikti atsiradusius papildomus darbus. Dabar visa ši informacija yra matoma vienoje vietoje, tad darbų planavimas tapo užtikrintas ir aiškus.

kamile

Pradėjus naudoti Teamhood, visos marketingo komandos darbai yra matomi vienoje vietoje. Dabar lengva patikrinti koks yra komandos narių krūvis ir paskirstyti darbus pagal tai.


Kamilė Gisakaitė
Marketingo vadovė, Pigu Perku Group

Egidija prisimena, kad prieš atsirandant Teamhood, dauguma įmonės darbuotojų užduotis sekdavo užrašų knygelėse ar lipnių lapelių pagalba. Visos komandos turėjo susikūrę savo sistemą, kas dažnai baigdavosi tuo, jog darbai pasimesdavo užrašuose. Dabar, kai visa informacija laikoma Teamhood, pasidarė lengva surasti, bei sekti informaciją.

Taip pat, pasak Egidijos, žmogiškųjų resursų užduočių valdymas tapo daug paprastesnis. Vykdant naujų darbuotojų paiešką ar vedant motyvacinius pokalbius, susijusi informacija skyrių vadovams yra perduodama Teamhood pagalba. Nebeliko poreikio derinti gyvo susitikimo tam, jog supažindinti su progresu, viskas yra matoma sistemoje.

egidija

Teamhood man padeda sekti darbuotojų atrankos bei įdarbinimo procesą. Ten talpinu duomenis apie kandidatus, prisegu informaciją apie susitikimus, jei reikia, šiais duomenimis pasidalinu su kitais kolegomis.


Egidija Rebždytė
Personalo vadovė, Pigu Perku Group

Marketingo Komandos Darbalaukis

Marketingo komanda savo užduotis Teamhood darbalaukyje grupuoja į dvi grupes – savaitinės komandos užduotys ir asmeninės užduotys.

Savaitinės komandos užduotys yra atliekamos kiekvieną savaitę visų komandos narių, tuo tarpu asmenines užduotis visi komandos nariai seka savo asmeninėse lentose. Savaitinė užduočių lenta yra suskirstyta eilutėmis, kurių kiekviena žymi skirtingo tipo komandos darbus – reklama socialiniuose tinkluose, reklama Google, naujas turinys ir pan.

Marketing kanban board

Asmeniniams darbams sekti, komandos nariai naudoja asmenines lentas. Svarbių užduočių stebėjimui, komandos vadovė Kamilė išnaudoja stebėtojo funkciją. Taip ji gauna pranešimus apie sekamų užduočių progresą, bei kitus pokyčius.

kamile

Darbų svarbai pažymėti naudojame skirtingas kortelių spalvas. Taip galiu lengvai atskirti, kurias užduotis atlikti reikia greičiau, kurios gali palaukti.


Kamilė Gisakaitė
Marketingo vadovė, Pigu Perku Group

HR Darbalaukis

Egidija Teamhood naudoja darbų planavimui, bei informacijos sklaidai įmonės viduje. Tam, kad geriau atskirti procesus skirtinguose padaliniuose, jos darbalaukyje kiekvienas skyrius turi jam dedikuotą darbų lentą.

Norėdama peržiūrėti skirtingų lentų informaciją vienoje vietoje, ji išnaudoja kalendoriaus vaizdą. Taip peržiūri visus suplanuotus darbus skirtingoms komandoms vienoje vietoje, bei lengvai identifikuoja, kurie iš jų turi būti padaryti pirmi. Egidija taip pat naudojasi laiko ataskaitomis, kur gali palyginti kiek laiko buvo suplanuota skirti užduotims ir kiek jos užtruko iš tikrųjų.

teamhood timeline view

Pasak Egidijos, dabar daug lengviau dalintis informacija bei priskirti užduotis kolegoms. Taip pat, visų komandų vadovai gali lengvai sekti žmogiškųjų resursų procesus.

egidija

Atsiradus naujam darbui ar papildomai informacijai, man nebereikia eiti iki sandėlio ar kito skyriaus. Informaciją suvedu į Teamhood ir prisegu reikiamus žmones (watcher funkcija) tam, kad jie galėtų sekti procesą.


Egidija Rebždytė
Personalo vadovė, Pigu Perku Group

Mėgstamiausi Teamhood Funkcionalumai

Paklaustos apie mėgstamiausias Teamhood funkcijas, pašnekovės vienbalsiai sutarė, kad tai galimybė pakeisti užduočių kortelių spalvas. Abiejose komandose, ši funkcija naudojama darbų svarbai nustatyti. Darbų prioretizavimui komandos taip pat naudoja galimybę užduotis stulpelyje išdėlioti norima tvarka. Aukščiau sudedamos svarbesnės užduotys, žemiau tos, kurios gali palaukti.

Dar vienas svarbus funkcionalumas – užduočių stebėtojai. Pasinaudojus tokia galimybe pavyko sumažinti pasikartojančios komunikacijos poreikį, bei lengviau sekti svarbias užduotis.

Paklausus, kokį patarimą duotų kitiems Teamhood vartotojams, Egidija paskatino iškilus klausimams kreiptis į klientų aptarnavimą.

egidija

Patarimas kitiems Teamhood vartotojams – nebijokite kreiptis į klientų aptarnavimą. Turėjome kelias situacijas, kai galvojome, jog kažko padaryti yra neįmanoma, bet susisiekus su klientų aptarnavimu viskas buvo išspręsta. Kiek besikreipėme, visada sulaukiame greito ir malonaus atsakymo, bei problemos sprendimo.


Egidija Rebždytė
Personalo vadovė, Pigu Perku Group

Teamhood uses cookies, to personalize content, ads and analyze traffic. By continuing to browse or pressing "Accept" you agree to our Cookie Policy.