Think Light – Laiko Apskaita bei Lengvas Užduočių Valdymas
Teamhood klientai mums yra didžiausia paskata ir įkvėpimas judėti į priekį. Komandoje tvirtai tikime, jog skirtingų procesų analizė bei apžvalga gali atnešti puikių įžvalgų ir idėjų mūsų pačių procesams.
Džiaugiamės galėdami pristatyti jums dar vieną mūsų klientų istoriją. Šįkart kalbiname įmonės Think Light vadovą Andrių Kleizą. Kuris sutiko pasidalinti jų komandos patirtimi naudojantis Teamhood.
Apie Įmonę
Think Light tai apšvietimo ir išmanių sistemų diegimo įmonė skaičiuojanti 20-ties metų patirtį rinkoje. Įmonė konsultuoja architektus, NT vystytojus ir butų savininkus, kuria ir atlieka pastatų valdymo, išmanių namų, apšvietimo, apsaugos sistemas. Taip pat tiekia susijusius produktus, bei šių sistemų palaikymą.
Įmonės vidaus procesus galima suskaidyti į kelias pagrindines veiklos sritis – pardavimus, projektavimą, montavimą, bei sistemų diegimą. Bendradarbiaudami tarpusavyje, šių padalinių profesionalai rengia, įgyvendina ir palaiko klientų projektus.
Kodėl Teamhood?
Kadangi įmonė ne tik parduoda, bet ir montuoja, bei palaiko apšvietimo bei kitus išmanius sprendimus, vidiniai procesai yra kompleksiški. Lengvesniam jų valdymui buvo nuspręsta pasitelkti papildomą sistemą. Iš pradžių Think Light naudojosi kitais rinkoje esančiais sprendimais, vėliau pačių kurta vidine sistema.
Įmonei augant ir keičiantis, ilgainiui vidinė sistema jau nebetenkino pagrindinių poreikių. Pasak A. Kleizos, tuomet įmonė susidūrė su sprendimu, kuris galiausiai atvedė iki Teamhood.
‘Turėjome galimybę naujinti turimą vidinę sistemą, tačiau įvertinus aplinkybes nusprendėme ieškoti išorinio sprendimo. Teamhood mums rekomendavo konsultantai. Ir būtent tai, kad tai yra lietuvių kurta sistema, paskatino ja pasidomėti giliau.’
Andrius Kleiza
Teamhood įmonei suteikė galimybę planuoti darbus skirtinguose padaliniuose, vesti laiko apskaitą, bei lengvai deleguoti užduotis.
Įdiegus Teamhood
Pradėjus naudoti sistemą, Think Light pasirinko kiekvienai funkcinei komandai sukurti atskirus darbalaukius. Tai leido lengvai sekti jų individualius procesus, ir tuo pačiu metu matyti bendrą progresą. Kadangi komandų procesai ganėtinai skirtingi, toks jų išskyrimas padėjo geriau atskirti ir apskaityti darbus.
‘Pardavimuose buvo svarbu matyti visas užklausas, projektus, sumas. Projektuotojams – iš kokių užduočių susidės projektas, kokios bus darbų apimtys. Programuotojams – užduotis ir laiko apskaitą. Elektrikams – kokius kabelius kloti ir juos apskaityti.’
Andrius Kleiza
Anksčiau įmonės turėta sistema nebuvo pasiekiama nuotoliu, tad palengvėjo ir informacijos sklaida. Visi įmonės duomenys dabar pasiekiami vienoje vietoje, o pasinaudojus ataskaitomis, galima patogiai analizuoti duomenis.
Think Light vadovas taip pat išskiria, kad Teamhood įnešė paprastumo, lengvumo naudojantis, naudingų ataskaitų, bei darbo greitį.
‘Kadangi Teamhood naudojamės jau senai, labai patinka matyti, kad sistema vis pilnėja ir auga kartu su mumis. Didėja mūsų poreikiai ir tuo pačiu didėja Teamhood galimybės.’
Andrius Kleiza
Komandų paskirstymas
Think Light savo procesus valdo keliuose skirtinguose darbalaukiuose. Pagal funkcines sritis išskirti – Pardavimų, Projektų ir Elektros darbų procesai.
Pardavimų darbalaukyje sekamos visos pardavimų užklausos, bei jų progresas. Tam naudojama Kanban lenta, kur kortelės žymi užklausas, o statusai ir tag’ai leidžia sekti jų progresą. Lentoje galima išskirti tris dalis – pirmoje žymimos gautos užklausos, antroje einamieji darbai, trečioje jau išsiusti ir patvirtinti arba atmesti užsakymai.
Šiame darbalaukyje įmonė taip pat yra sukūrusi Dashboard, kur sekama apibendrinta informaciją apie užsakymus, jų vertę, ir kitus pardavimams svarbius rodiklius.
Projektų darbalaukyje sekami visi projektiniai darbai, bei helpdesk užduotys, kurias atlieka programuotojai bei projektuotojai. Užduotims sekti naudojamas sąrašo vaizdas. Čia taip pat sekama planuojama užduoties trukmė, bei iš tiesų jai skirtas laikas. Šių skaičių pagalba, įmonė veda savo apskaitą.
‘Atliekant užduotis sekame joms praleistą laiką, o vėliau pasinaudoję time sheet ataskaita, galime matyti tikslią informaciją apie kiekvieną projektą ar laikotarpį.’
Andrius Kleiza
Elektros darbų darbalaukyje taip pat sekami darbai, kuriuos komanda turi atlikti pagal projekto reikalavimus. Šis darbalaukis dažniausiai naudojamas dirbant nuotoliu. Komanda žymi ar darbas buvo atliktas, kokių sąnaudų tam reikėjo, bei kartais papildo užduočių sąrašą, jei atsiranda papildomų nenumatytų darbų.
Toks žymėjimas leidžia įmonei sekti pilnas darbų apimtis, bei jas lengvai apskaityti.
Teamhood Išskirtinumas
Kaip svarbiausia Teamhood funkcijas jų įmonei, Think Light vadovas išskyrė laiko sekimą, ataskaitas, bei tai, jog sistema yra lengvai pasiekiama naršyklėje.
‘Ataskaitos leidžia neturint sudėtingu sistemų analizuoti duomenis įvairiais ir skirtingais pjūviais. Nereikia naudoti, bei generuoti Excel lentelių, nes visi duomenys yra pasiekiami vienoje vietoje.’
Andrius Kleiza
Kodėl Verta Išmėginti Teamhood?
Paklaustas, ką galėtų patarti kitiems vartotojams ar dar tik svarstantiems išmėginti Teamhood, Andrius Kleiza siūlo pradėti naudotis sistema mažesne sudėtimi ir pamažu į įrankį įtraukti likusius komandos narius.
‘Diegiant bet kokią naują sistemą, pagrindinė problema dažniausiai būna tame, jog sunku suprasti, ko įmonei iš tikrųjų reikia, bei ką sistema iš tikrųjų gali pasiūlyti.
Su Teamhood, jūs galite laisvai pradėti bandytis įrankį be didelės investicijos. Pradžioje pasirinkti mokėti už nedidelį vartotojų kiekį ir išmėginti ar sistema jums tinkama. Taip būsite tikri, jog pasirinktas įrankis pilnai atitiks komandos lūkesčius.’
Andrius Kleiza